こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
企業が提供する商品やサービスは、ユーザーとの契約に基づき、月次締めでの請求書発行が一般的です。
請求額も、固定額の場合や毎月変動する場合など様々です。毎月の請求額が固定額の主な契約形態の場合や、毎月の請求額が固定額から変動する理由も見てみましょう。
請求額が固定の場合、請求書を定型化して利用すると作業効率が良くなりますが、請求金額が変更となった時に修正が必要になります。「請求書管理システム」を利用することで、効率的に、かつミスなく行うことができますので導入のメリットもご紹介します。
また2023年10月よりインボイス制度が開始されます。課税事業者は事前準備しなければならないので、導入の意味を理解して準備していきましょう。
目次
毎月の請求額が固定額である理由は？
次のような契約形態では、毎月の請求額が固定化しており、請求額が変わらないことがあります。
1.契約条件と金額が固定の場合
一部のサービス提供やサブスクリプション（＊）において、契約期間内は固定の価格で提供します。契約の締結時の価格が、契約期間中は変更されないことが一般的です。この場合、毎月の請求額は固定額の場合が多いです。
（＊）ユーザーが月1回、年1回などの料金を支払い、当該サービスを受けられる形態を指します。動画配信サービス「Netflix」などがあります。
2.複数のサービスのパッケージ契約の場合
電話、ケーブルテレビ、インターネット、Wi-Fiなどの通信サービスの場合は、複数のサービスを1つのパッケージにまとめて提供することがあります。この場合、パッケージ全体の価格が固定化され、毎月の請求額も固定額の場合が多いです。
3.リース契約やレンタル契約の場合
車のリースや家具のレンタルなど、一定期間のリース契約やレンタル契約では、毎月の提供料金を固定額で設定します。契約期間中は価格が変動せず固定であることが多いです。
4.固定料金のサービス提供の場合
一部の商品やサービスは、価格が変動せず固定料金で提供することがあります。これは、特定の商品やサービスに対して調達コストが安定している場合に当てはまります。
上記のようなビジネス契約の場合に、毎月の請求額が固定額である場合があります。ただし、契約期間が終了したり、追加サービスを提供したりすると請求額が変動することがあるので、契約内容の更新状況を請求管理業務に漏れなく反映することが重要です。
毎月の請求額が固定額から変動する場合
毎月の請求額が固定額から変動する理由は色々ありますが、よく見られる理由をいくつか挙げてみましょう。
1.利用量の変化があった場合
サーバーや通信サービスの提供会社は、利用量に応じて提供先に請求します。これらの利用量は毎月変動するためが請求額も変動します。
2.契約条件の変更があった場合
契約内容に変更がある場合、請求額も変わることがあります。変更例として、契約期間の変更をした場合などです。当初の条件から請求金額を増加して請求することがあります。
3.料金提供プランの変更があった場合
インターネットやWi-Fiなどの料金プランをユーザーが変更した場合、新しい利用プランに沿って請求します。
毎月の請求額が固定額から変動する理由は、ユーザーの契約条件の変更が主な場合が多いですが、電気、水道、ガス、通信サービスなどのサービス提供については、景気変動や発電のための原油輸入コストの上昇などの外的要因による場合もあります。
月額定額制のサブスクリプション（継続課金）の請求書
月額定額制のサブスクリプション（継続課金）では、ユーザーは毎月同じ金額を支払うため、会社からの請求書の内容は毎回同じとなります。そのため、一度作成した請求書をコピーして次回以降の請求書を作成するだけで、請求書発行業務の時間を削減することができます。
コピーした請求書は、請求日や支払期限などの日付を変更すれば、次回以降の請求書として使用できます。
請求書をコピーして作成することで、以下のようなメリットがあります。
- 請求書作成の手間が大幅に削減される
- 請求書作成のミスを防ぐことができる
- 請求書作成にかかる時間を短縮できる
ただし、請求書をコピーして作成する際には、以下の点に注意が必要です。
- 請求日や支払期限などの日付を必ず変更する
- 請求金額に変更があった場合は、金額を修正する
- 請求書に記載する内容に変更があった場合は、内容を修正する
これらの点に注意して、請求書をコピーして作成するようにしましょう。
追加契約やプラン変更の請求金額の修正
追加契約やプラン変更の請求金額の修正は、以下の場合が考えられます。
- 追加契約や利用プラン変更によって、請求金額が変更となる場合
- 追加契約や利用プラン変更によって、請求金額が誤って記載されている場合
請求金額が変更となる場合は、請求書を修正して、正しい金額を請求する必要があります。また、追加契約やプラン変更によって、請求金額が誤って記載されている場合は、請求書を修正して、正しい金額を請求する必要があります。
請求金額の修正の例は次のような場合があります。
- 追加契約によって、商品やサービスの数量が増える場合
- 追加契約によって、商品やサービスの単価が上がる場合
- 契約プラン変更によって、商品やサービスの種類が変わる場合
- 契約プラン変更によって、料金体系が変わる場合
追加契約や契約プラン変更の請求金額の修正は、ユーザとのトラブルを防ぐため最重要な処理です。追加契約の変更後に、請求金額に変更があった場合は、必ず請求書を修正するようにしましょう。
なお、追加契約や契約プラン変更での請求金額の修正は、「請求書管理システム」を利用することで、効率的に行うことができます。請求書管理システムの多くは、追加契約や契約プラン変更での請求金額を自動で修正する機能を備えています。
「請求管理システム」へ導入について
「請求管理システム」を導入すると、定額請求から変動したときの変更請求書の発行や差額分の把握が容易になります。
請求書の発行を簡単に変更できる
月額の定額請求から変動する場合は、請求書の変更が必要です。請求金額が変動する場合は、請求金額を修正する必要があります。また、請求書の記載内容に変更がある場合は、記載内容を修正する必要があります。
請求金額を修正する場合は、請求書のテンプレートを修正するか、請求書作成システムの機能を活用しましょう。請求書の記載内容を修正する場合は、請求書のテンプレートを修正することが可能です。
なお、請求書の変更を行う際には、以下の点に注意が必要です。
- 請求金額の修正漏れがないように注意する
- 請求書の記載内容の修正漏れがないように注意する
- ユーザーに変更内容を明確に伝える
ユーザーに変更内容を事前に伝えることで、問い合わせやクレームを未然に防ぐことができます。
経理の仕訳の自動連携が可能
請求金額を修正した場合に、元の請求書と変更後の請求書が混在すると経理の決算計上で二重計上するリスクがあります。「請求管理システム」に切り替え、会計システムへ自動連携機能を利用すると変更前の請求がエントリーされず（または、エントリーされた後で取消しされ）、二重計上は起こりません。
「請求管理システム」の導入を支援する法的背景
請求書保存の法律改正（電子帳簿保存法の施行）
2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行され、国税に関係する帳簿類を電磁的記録（電子データ）で保存するルールが導入されています。
改正電子帳簿保存法は請求書も電磁的記録の対象となりますので、全ての事業者は請求書類をクラウドなどオンライン上に、受領したデータを電子データとしてそのまま保存しなければなりません。
請求書保存の法律改正（電子帳簿保存法）
2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係（法人税法、消費税法など）の帳簿類を電磁的記録（電子データ）で保存するルールが変わりました。改正電子帳簿保存法では請求書も電磁的記録の対象となります。全ての請求書などの書類を電子メールやクラウドサービスなどを利用してやりとりする電子取引で受領した請求書はデータのまま保存しなければなりません。
請求書を電子メールで送付するときは、請求書をPDF形式に変換して送信します。請求書発行システムを使用する場合は、請求書発行システムに必要な情報を入力して、請求書を発行します。
請求書とインボイス制度について
請求書については、2023年10月よりインボイス制度（適格請求書等保存方式）が始まります。
インボイス制度とは、事業者が消費税の仕入税額控除を受けるための制度となります。
消費税法では、税務書類を「適格請求書等保存方式」を利用することで、電子データとしてデータ保存することが可能になります。
事業者が負担する消費税は、多段階の流通経路を経て、生産する商品やサービスに上乗せされ、最終的には一般消費者に請求され、最終消費者が消費税等を負担することになっています。
事業者が消費税の「仕入税額控除」の適用を受けるためにはインボイス（適格請求書）の保存が必要となります。また、2023年10月以降は、適格請求書がないと消費税の仕入税額控除ができなくなります。
インボイス発行事業者の登録申請書の受付は2021年10月1日から始まっていますが、本格的にインボイス制度が始まる2023年10月1日から登録を受けるためには、2023年9月30日までに納税地を所轄する税務署長に登録申請書を提出しなければなりません。
インボイス導入の経過措置
インボイス制度は2023年10月1日以降に導入されますが、社会的な混乱を避けるため、経過措置が設けられました。消費税の免税事業者がインボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）」に登録しない場合に、課税事業者は消費税の仕入税額控除を原則的には受けることができません。その負担を軽減するため、6年間の仕入税額控除の経過措置が設けられています。経過措置期間の詳細は以下の通りです。
仕入税額控除の経過措置が設けられており、課税事業者は適格請求書発行事業者以外からの請求書でも一定割合（80％～50％）の仕入税額控除を受けることができます。
まとめ
毎月の請求額が固定額の請求書の発行業務は、定型化した請求書を再利用することで、手間もなく管理できるのですが、契約条件の変更により請求額が変更になると、元の請求書と変更後の請求書の差分の管理など手間が増します。
請求管理システムを導入し、効率的に管理していきましょう。また、この2023年10月より導入されるインボイス制度へもしっかり対応していきましょう。
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