今回は、大阪・難波の一等地に事務所を構える社会保険労務士法人渡辺事務所の渡辺俊一代表と、ゼネラルマネージャーの川下様にお話を伺いました。
渡辺事務所様では、請求業務の電子化・自動化を行うことで、請求業務効率を高めていき、顧問先様に割く時間を増やしていくことを視野に入れておりました。そういった中でなぜクロジカをご採用いただいたのかについて、請求課題の認識から導入決断に至るまでについてお話を伺いました。
※渡辺代表について、インタビューでも取り上げております。ぜひご一読下さい。
目次
顧問先の増加に伴って、請求業務の負担が一気に増大
── これまでの請求業務について教えてください。
川下様：社労士向けの業務システムを利用していました。そのシステム内に請求機能があり、そこで就業規則の見直し、助成金の成功報酬等のスポット契約に伴い発生する請求内容を1社・1件ずつ手入力で登録して作成していました。
発送に関しては、そのシステムから請求書を印刷し、折り機で折って封入してから、郵送を行っておりました。
── クロジカ導入前に抱えていた請求業務に関する課題や悩みを教えてください。
川下様：顧問先様の増加に伴い、請求業務関連の負担が大きくなりました。
顧問先様が増えることでスポット報酬を1社・1件ずつ手入力する作業に、非常に時間がかかるようになりました。加えて、顧問先様への請求金額や請求書の郵送先など、手作業によるヒューマンエラーと常に隣り合わせの状況でした。その点が課題であり悩みでした。
さらに、当法人は社労士事務所の他にコンサルティング業務を行う別会社を経営しており、請求書が2社から発行されます。従って、請求システムコストが2社分発生する課題も抱えていました。
── 請求業務に関する課題が明確であるにもかかわらず、新しい請求管理システムの導入に踏み切れなかった要因はどこにあるのでしょうか？
川下様：作業時間やミスとの隣り合わせという課題はありましたが、社内体制や変化に対しての優先順位が低く、また、新システム導入によるコスト増は会社としても望んでいませんでした。これらが請求管理システムの導入に踏み切れなかった要因です。
── 「電子帳簿保存法」が契機となって、新しい請求管理ソフトの導入を本格的に検討開始されたと伺いました。
川下様：はい、そうです。きっかけは「改正電子帳簿保存法（*）」が発表されたことです。新しい法律の施行で今後は請求書の電子保存が一般的になることが分かり、請求書の印刷～郵送を前提とする自社の請求業務を改善する必要があると真剣に考えるようになりました。コロナ禍をきっかけに在宅勤務制度を導入したことも重なって、請求業務の改善への機運は一層高まりました。
（*）「電子帳簿保存法」：税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律。詳しくはこちらから。
そんなときに、クロジカさんから電話をいただき本格的に検討を始めました。その後面談等を通じて話を詳しく伺い、当法人が必要とする機能要件も備わっていることが分かり、一気に契約に向かいました。
「請求時間削減」と「ひと目で分かるUI」の観点でクロジカを選択
── クロジカ導入の決め手となったポイントについて教えてください。
川下様：決め手になったポイントは「UI（ユーザーインターフェース）」です。他の請求管理システムのトライアルも利用させていただいたのですが、その中でもクロジカは圧倒的に見やすいなと感じました。UIが非常にシンプルで、直感的に画面操作ができるので、システム移行後も直ぐに対応できる安心感がありました。
更に、トライアル時に質問があった際、営業担当の方に連絡すると、もの凄い情報量のアドバイスを下さるので、お客様目線に立ったいい会社だなと感じました。それらの観点からクロジカを最終的に選ばせていただきました。
── クロジカの導入後、得られた効果や感じられたベネフィットについて教えてください。
川下様：主に3点あります。1点目はCSVファイルでの取り込みができるので、顧客情報、請求情報の入力作業やチェックにかかる時間が大幅に減り、請求業務時間が短縮されたことです。2点目はヒューマンエラーが発生するリスクが最小限になり、心的負担が減少したことです。加えて3点目は、請求書作成にかかる時間が短縮されたことによる人件費の削減です。
特に1点目については、従来ですと、請求書作成だけで3日を要していましたが、導入後は、1日半で作成することができました。請求書作成に要する時間が半分以下になり、本当に楽になりました。
また、クロジカのCSVファイルによるインポートは柔軟性が高く、臨機応変な取り込みに対応しているので、個人的に非常に嬉しいです。
経営者のパートナーとして歩み続けるために、人事・労務のプロフェッショナルとして、これからも挑戦していく！
── クロジカ導入のベネフィットを詳細にお伝えいただき、誠にありがとうございます！その上で、今後の貴法人の請求業務をどのようにしていきたいですか。
川下様：そうですね。顧問先からメールアドレスを回収中ですので、2023年9月末以降に発行する請求書からメール対応に全て切り替えていこうと考えています。
今までの業務フローだと請求書の作成自体に3日ほどかかっていたので、ダブルチェック、封入、配達を含めると、毎月10日頃までに請求書を届けることができればと考えていました。今後、作業時間が短くなり、電子メール請求にもなりますので、遅くとも5日、最短で2～3日でお客様のお手元に請求書を届けることができればと考えています。こういう発想に至れるのも、クロジカを導入したおかげです。
── 最後に、川下様の方から請求管理システムの導入を悩まれている社労士の先生方に対して、メッセージをお願いいたします。
川下様：大したエクセルではありませんが、請求書の中で変動する項目を変数に置き換えて、自動で更新された請求書が作成できるエクセルシートを作成し、使用しています。このエクセルシートや当法人の運用方法は喜んで共有いたします。請求業務にかかる時間とコストを少しでも削減して請求業務の効率化を進めていけたらと思います。
── ありがとうございます！請求周辺で課題を持った社労士業界の方々が集まり、課題解決に向きあう仲間が増えることで、クロジカは今後より良い製品に進化していくと確信しています。本日はお忙しいところ、貴重なお時間をいただきましてありがとうございました！
| 社名 | 社会保険労務士法人 渡辺事務所 |
| 事業内容 | 総務代行・労務アウトソーシング労務相談・手続き・給与計算代行顧問 |
| Webサイト | 社会保険労務士法人渡辺事務所：https://www.office-nabe.com/ サービス内容：https://www.office-nabe.com/service/ |
| お問い合わせ | ご相談：https://www.office-nabe.com/process/ セミナー情報：https://twitter.com/officenabe |