こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
毎月、お客様からの入金額を確認し管理していくのは大変な作業です。
一般的な事業会社での入金の消込業務は、以下のような流れで行われます。
- 担当者が銀行の入出金明細を確認
- 入出金データに記載のある振込人名と自社内の売掛金管理システムで記載のあるお客様名と入金金額を突合し、潰し込みを行う
- 振込人名とお客様名が相違する場合や金額が相違する場合は、担当者から営業担当者へ連絡をする
このように入金消込業務は人により管理されています。その理由としては、単発の取引のお客様の場合、振込人名を予測することが困難であったり、お金に関わることであるからといった理由が挙げられます。
しかし、クラウドシステムでの管理を活用して自動化をすることで、時間や手間を削減できるようになります。
目次
売掛金の入金消込は経営にかかわる大事な仕事
会社が売上を上げるのはとても重要であり喜ばしいことですが、ただ売上を上げるだけでは会社は存続できません。売上を資金として回収するまでが大切です。
サブスクリプションビジネスの場合、先に商品やサービスを届けた後に代金を回収する掛け取引の割合が多くなりますので、漏れのないように回収していけるシステム手順を社内でつくっていくことが必要になります。
入金消込業務を自動化すべき理由
下記のような特徴がある場合、入金消込業務を自動化することがおすすめです。
- 売上が毎月固定であること
- 入金日や入金方法が確定していること
- 振込名義が毎月一定であること
誰が・いくら・どの頻度で支払するのかが決まっていれば、自動化することに適しています。このような条件を満たしていれば、銀行のデータを活用して人手を介さずに消込業務を完結することが可能です。
売上が毎月固定
サブスクリプションや保守契約など、売上が毎月一定となるケースが多くなります。即ち売掛金として毎月発生する金額も一定です。このため、お客様から入金された金額が正しいのかどうかは容易に判断することができます。
入金日や入金方法が確定している
月毎や年毎など、売上の回収サイクルが決まっているということは、売掛金の期日管理が実施しやすいということです。お客様毎に回収条件が異なると管理が煩雑になりがちです。
振込名義が毎月一定
最後は振込名義の問題です。消込の自動化を行う上で最も壁となるのが、この振込名義です。銀行の入出金データでは一般的に半角カナでお客様名が表示されます。この半角カナデータと社内にて管理しているお客様名を紐づけする作業が必要になります。最初に一度紐づけを行っておけば毎月の入金データを容易に特定することが可能です。
入金消込業務を自動化する方法
入金消込業務を自動化する方法としては、以下の方法になります。
- 使用するシステムにてお客様名＝振込名義半角カナを紐づけする
- 銀行の入出金明細からCSVデータを出力する
- CSVデータを使用システムに取り込みを行う
一般的には 1. にて登録されていないデータのみがエラーとして保留になりますので、取り込みできなかった明細のみ目視で人が判断し、そのパターンを使用システムに登録していくことになります。
入金消込はクラウドで行う時代に
会社の経理業務は、以前は紙ベースで行われていましたが、現在ではほとんどのものが電子化され、またクラウド上で処理できるようになってきました。
銀行からの振込もWEBから、明細もWEB上で確認しているという会社が多いのではないでしょうか？
会計ソフトもオンラインで使えるクラウド会計ソフトが主流になってきています。いつでもどこでも会計処理ができ、会計事務所との連携も容易になっています。
クラウド化のメリット
このように、クラウド化が進んでいるのはなぜか？そのメリットを考えてみましょう。
いつでもどこでも管理が可能
クラウド上にデータがあることで、どこでも処理ができる。このメリットは在宅ワークが進む現代において、注目すべき機能です。クラウド上で保存されていることで、担当者が複数いる場合も最新データを間違うことなく引き継ぐことができます。エクセルなどファイルでの管理の場合は、引き継ぐファイルの間違いにより、大きなミスにつながったり時間のロスになってしまったりというリスクがあります。
また、「いつでも」というのは、特に経営者の方にう嬉しい機能といえるでしょう。大きな入金があるときや締め日など、気になるタイミングでリアルタイムの情報を確認することができます。出社や担当者に問い合わせる必要がなく、直接確認できるのは大きなメリットになります。
データの取り込みで業務を効率化
エクセルなどのファイルで管理していく場合、データ内容の入力やコピペが必要となり、時間がかかるとともにミスの発生リスクもはらんでいます。
これに対し、クラウド上のシステムの場合は、CSVデータの取り込みが可能なものが多く、入力の省略やミスの削減につながり業務の効率化を図ることが可能です。
進化する入金管理システムの機能とは
自社内で入金管理システムを構築できる部署があればよいですが、システム作成は専門家に委ねるほうがメリットが大きいものです。
では、現在開発されている入金消込ができるシステムにはどのような機能があるのでしょうか？人では勝てない機械の正確さが活かされている主要な機能をご紹介します。
自動消込機能
入金自動消込機能では、銀行からダウンロードした入出金明細のCSVを使い、システムに登録されている顧客情報と合致するものを判断し自動で消し込んでくれます。
過入金・入金不足にも対応
入金金額が登録情報と異なっていたり、複数の請求書が一括で入金されているような場合には手動での調整が可能。また入金額の設定を変更することもできるので、オプションや割引などで契約内容が変更になった場合も対応可能です。
未入金アラート機能
入金があったものの消込は事実に基づいて行われるため管理が漏れることは少ないですが、支払期日の過ぎた未入金の管理は見過ごしてしまうことが多いため要注意です。入金管理システムでは、未入金がある場合はアラートで知らせてくれ、また未入金先に督促の連絡がすぐに行えるような機能を備えているものもあります。
まとめ
入金消込は毎回確認しなければならず、ミスも許されない業務のため、業務負担が高くなりがちです。また、どうしても人的ミスは完全には防ぎようがなく、仮にミスが発生した場合は誤請求をしてしまうなど、会社の信用問題にも関わる可能性もあります。
そこで、今回紹介したような入金消込業務の自動化を行うと、入金の都度ミスなく消込作業をしてくれますので、業務負担が減少します。
クラウドサービスの入金管理システムでは、自動消込だけではなく未入金アラート機能など債権回収にも役立つ機能が搭載されているものもありますので、毎月の入金消込業務にお困りでしたら、クラウドの入金管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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