こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
「消込業務が終わらない…」「消込業務に多くの時間を取られるから、効率的に進める方法を知りたい」
経理担当者の業務である「入金消込」には多くの時間を取られるため、どのように行えば効率的に進められるのか、悩む方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、効率的に入金消込を行う方法を解説します。
さらに請求業務を行う際に理解しておくべき、電子帳簿保存法と電子請求書についても解説していきます。
記事を読むことで、入金消込作業や電子請求書の理解を深めて、効率的に経理業務を進められるようにしていきましょう。
目次
入金消込とは
入金消込（けしこみ）とは、入金に関わるチェック業務のことです。
企業は債権を確定した後で請求書を発行し、取引先から売掛金の入金をしてもらいます。
そして入金額や入金予定日を把握し、入金日に入金がなかったり、全額の入金がなかったりした場合には、入金の督促などの次のアクションを取らなければなりません。
入金消込は、請求した債権が確実に入金されたことを確認する重要な作業ですが、取引先が多いと入金される回数も多いため、チェックに多くの時間を取られることになります。
入金消込はミスをしやすい作業
入金消込作業は、人為的ミスが起こりやすい作業です。
入金消込作業を行う場合、経理担当者は、取引先の債権一覧表と銀行入金額を実際に目で見ながら照合し、一致するものを消し込んでいきます。
ただ債権一覧表に同じ金額があるときに起こりやすいのが、異なる取引先の債権を消し込んでしまうことです。
また1つの請求先に複数の債権があるときに、どれが消込対象かを確認しながら作業を行わないと、債権の消し込みを正しく行えません。
さらに債権の消込を正しく行っていない状況で取引先に入金督促を行うと、間違った内容で督促したことになるため、取引先に大きな迷惑をかけてしまいます。
以上のように入金消込はミスが起こりやすい作業のため、十分注意して行う必要があります。
エクセルでの消込作業
債権数が少ないうちは、エクセルで取引先ごとに個別の債権を記載し、記載された債権が入金日に入金されたかを個別に消し込むことで「入金消込」作業が完結できます。
しかし債権額をエクセルに書き出し、入金予定日や実際の入金日、入金額を記載していく作業は効率的でなく、記載ミスが起こる傾向も高いためおすすめできません。
入金消込はミスが起こりやすい作業なものの、当然間違ってはいけない作業のため、経理担当者の心理的な負担はとても大きいものと推測されます。
それでは一般的なエクセルでの管理方法は、どういったものがあるのでしょうか？
エクセルでの管理方法
もしエクセルで管理する場合、債権（入金予定日、債権額、取引先）の一覧表と銀行入金データをVLOOKUP関数などのエクセル関数を使って、自動で照合することが多いことでしょう。
しかしエクセル関数を使った管理方法の欠点は、ある取引先に複数の債権がある場合や、入金額と不一致がある場合に、消込に時間がかかることです。
エクセル以外の管理方法
前の章ではエクセルでの管理方法を解説しましたが、エクセル以外の管理方法には、どういったものがあるのでしょうか？
エクセル以外の管理方法としては、債権管理機能の仕組みがある会計システムや請求管理システムを利用して、効率的に入金消込を進める方法があります。
具体的には、債権管理機能で計上される債権一覧に銀行入金データを取り込むことで、エクセルでの転記作業の削減ができます。
またリアルタイムでの「未入金一覧」の作成ができることや、人為ミスの削減が可能など、良いことばかりです。
入金消込ツールの利用
会計システムに債権管理機能がない場合には、外付けでの入金消込ツールの利用が考えられます。
また外付けでの入金消込ツールは、請求書の発行システムも実装しています。
もし請求書の作成・発行・受取が一つのシステムで一貫して行える、SaaS会社が提供するもの（サブスクリプションサービス）を導入すると、コストも安価で再発行や修正依頼時にデータを探しやすいです。
サブスクリプションのサービスでは、請求書発行・入金消込・売上計上を自動化することができるなど、業務効率化が格段に向上します。
経営者視点での入金消込ツールの導入メリット
経営者からすれば、入金消込ツールを導入することは、取引先の貸倒れのリスク（債権の回収ができなくなること）を早期に把握して、督促対応できることが大きなメリットとなります。
貸し倒れが発生した場合には、話し合いや訴訟をして貸金を回収することが必要になります。
しかし仮に、債権者が夜逃げなどで貸金を回収できなくなったとしても、税務上の費用になるには要件が厳しいため、回収できなくなる前に債権回収することができるのが望ましい形です。
また消込作業をシステム化すると、経理担当者が誰でも行えるようになるため、消込作業が属人化作業になることを防げます。
したがって消込の経理担当者が辞めたあとに、経理作業が滞ることもなくなります。
経営者からすると、経理担当者の退職により業務の遂行が止まることは大きな損失でもあるため、属人化作業になることを防げるのもメリットの一つです。
請求代行サービスの利用も可能
請求代行サービスとは、外部の会社が自社の入金確認・消込作業を代行してくれるサービスのことです。
自社で入金消込ができるツールを利用しない場合は、請求代行サービスのような外部へアウトソース（外注化）することを検討しましょう。
請求代行サービスを利用すれば、請求金額と入金金額の突合や、消込作業が不要になるため経理担当者の業務負担を軽減できます。
また請求書の発行や郵送も不要になり、業務の効率化ができることもメリットです。
さらに今後は、電子帳簿保存法により紙の請求書を使う必要がなくなり、電子請求書を使うことが一般的になることも、請求業務の負担軽減を進められる一つの要因です。
そこで次の章からは、電子帳簿保存法と電子請求書について詳しく解説していきます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙で保存する義務がある帳簿書類について、一定の要件を満たした上で、電磁的記録（電子データ）の保存を可能とすることと、電子的に授受した取引情報の保存義務などを定めた法律です。
電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は下記の3種類に区分されています。
- 電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
- スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像データで保存
- 電子取引：電子的に授受した取引情報をデータで保存
また、2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されたことで、以下の通りに変更されたため、各企業で電子保存がしやすくなりました。
- 税務署長の事前承認制度が廃止された
- 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備された
- 最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能となった
- タイムスタンプ要件、検索要件等の要件が緩和された
- 適正事務処理要件（相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等）が廃止された
- スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備された
上記により中小企業等でも、電子請求書を導入しやすくなりました。
電子請求書の導入の背景としては、コロナ禍でのリモート勤務の奨励が後押ししているといえます。
したがって今後は、従来の紙保存による請求書を継続して適用する意味は、もうないものと考えて良いでしょう。
電子請求書のメリットとデメリット
前の章で解説した通り、電子帳簿保存法の改正により、現在は電子請求書が導入しやすい環境になりました。
そこでここでは、電子請求書のメリットとデメリットを解説していきます。
電子請求書のメリット
電子請求書のメリットは、下記の4つです。
1つずつ解説していきます。
請求書の確認や承認のための出社が不要になる
電子請求書であればWeb上で作業が可能なため、担当者や承認者が、会社印を押印したり承認したりするために、わざわざ出社する必要はありません。
しかし請求書を紙で運用していると、担当者が欠席や出張で不在の場合、確認が進まずに請求書発行業務が滞ってしまいます。
したがって電子請求書の作成・承認のために、わざわざ出社しなくて良いことは大きなメリットです。
出社だけでなく、テレワークなどのさまざまな働き方に対応するためにも、電子請求書の導入を進めるべきといえるでしょう。
印刷コストの削減ができる
紙の請求書を取引先に郵送する際は、紙代やインク代でなく、切手代や封筒代などがかかります。
しかし電子請求書であれば、取引先にメールで送信ができるため、印刷コストの削減が可能です。
1社ごとの印刷コストは小さいものの、何百件も郵送すると多額の印刷コストがかかってしまいます。
したがって電子請求書を導入すると、印刷コストを削減できることもメリットの一つといえるでしょう。
請求書業務の負担を軽減できる
請求書を紙で郵送する場合、請求書を印刷し、承認者までの押印後、取引先に郵送する必要があります。さらに請求書の控えを紙で取っておくなど、請求書が紙の場合は多くの手間がかかるため、作業人員も確保しなければなりません。
しかし電子請求書を導入すれば、印刷や押印、郵送などの手間がなくなり、作業者の負担が軽減できます。
請求書の控えも電子保存できるため、スペースを取っていた請求書の控えの保管場所も削減可能です。
請求書の修正をスムーズに行える
紙の請求書で間違いが発見された場合、修正した請求書を再度印刷して承認後、再度郵送する必要があるため、手間と時間がかかります。
さらに修正した請求書が、取引先へ届くまでに時間がかかってしまうことでしょう。
一方、電子請求書であればシステム内で間違えた箇所を修正し、承認者の確認後、取引先にメールで送信するだけで済みます。
また取引先が、修正された請求書をメールですぐに受け取れることもメリットといえます。
電子請求書のデメリット
電子請求書を導入することで多くのメリットがありますが、下記2つのデメリットもあります。
- 導入コストがかかる
- 取引先の承認が必要になる
それぞれ解説していきますので、これから電子請求書の導入を考えている方は参考にしてください。
導入コストがかかる
電子請求書を作成する場合は、請求書発行システム導入を行う必要があるため、導入コストがかかります。
実際に運用すると導入コストに加え、毎月の運用コストもかかるため注意が必要です。
ただし前の章で挙げたメリットの通り、印刷コストが削減でき、経理担当者の負担軽減をすることで人件費も削減できるため、長期的に見れば回収できるコストといえます。
電子請求書の導入による削減可能なコストと、システムの導入コストを比較し、納得できるシステムを導入すると良いでしょう。
取引先の承認が必要になる
取引先の中には電子請求書に抵抗があり、電子請求書でなく従来通りの紙の請求書を希望する企業もあることでしょう。電子請求書による運用を開始する際は、取引先の承認が必要になることに注意が必要です。
ただし、もし一部の取引先が紙の請求書を希望しても、その他の取引先が電子請求書でのやり取り可能な状況であれば、メリットの多い電子請求書の運用を行うと良いでしょう。
今後の入金管理の在り方
これまでの時代では請求書発行、債権管理、入金管理などのフローは、経理担当者の基本的なスキルのひとつであると考えられてきました。
しかし今後は、人口の減少による経理人材の減少も考慮しなければなりません。
これからは、時間がかかりミスも発生しやすい前時代の作業から脱却し、より人間的な価値を生みだす「仕事」を行うことが重要になります。
なぜなら請求書発行のような定常作業は、AIが代替することになるからです。
システムで代替できるものはシステム化しながら、人間は「より深く考える」仕事が重要視されていきます。
それでは経理担当者にとって「より深く考える」仕事とは何を指すのでしょうか？
例えば将棋の羽生名人が指す将棋は、AIも予測がつきにくいと言われています。
AIは過去の経験を学習し次の方向性を導くのですが、AIが考えることの中には斬新なアイディアが存在しないといえるかもしれません。
一方人間は、ユーモアを交えて新たな創造を生み出します。
そのような新たな創造こそが仕事の価値になるかもしれません。
今後の経理担当者も会計基準などに準拠しながら、創造力を付加して経営の羅針盤になるような働き方が求められる時代が来ているといえるでしょう。
まとめ
この記事では、作業の手間がかかる消込業務について、効率的な管理方法を解説しました。
効率的に入金消込業務を進めるためには、エクセルによる管理はミスをしやすいため、入金消込ツールの利用がおすすめです。
もしくは入金消込ツールの利用ができない方は、請求代行サービスを利用するのも一つの手です。
また現在は改正電子帳簿保存法により、電子請求書の導入がしやすい環境になりました。
電子請求書を導入できれば、請求業務の効率化ができ、コストや業務負担を軽減できます。
電子請求書を導入するためにコストはかかってしまいますが、長期的に見れば回収できるコストです。
入金消込などの請求書関連業務に手間と時間がかかっている企業は、電子請求書の運用ができる請求管理システムの導入を検討してみてください。
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