こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書発行作業は、取引先が増えるにつれて煩雑になってしまう傾向があり、人による作業はすぐに限界に達してしまいます。請求に伴うミスでヒヤリとしたことは、一度や二度ではない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、請求業務を自動化できるクラウド型の請求管理システムについて、メリットや選び方について解説します。
さらに請求業務において、請求管理システムとエクセルが使われている理由なども解説します。
請求業務で悩んでいる方は最後まで読んで請求管理システムについての理解を深めていただき、請求書処理の自動化を検討してみてください。
目次
請求管理システムとは？
請求管理システムとは、請求書の発行から入金管理までをシステム上で一元化する仕組みのことです。システム上で一元化することで、業務負担の軽減と迅速かつ確実な入金管理を実現できます。
請求管理システムを使用した場合の主な業務は、以下の通りです。
- 請求書の作成、配信
- 見積書作成
- 入金消込
- 自動仕訳
これまでは請求業務というと、紙やエクセルによる手作業が中心であったため、請求漏れのリスクが常にありました。さらに現場担当者以外が請求業務の入力を行うことで、ヒューマンエラーによる誤請求のリスクがつきまとう状況にもなっていました。
しかしシステム化をすると、現場担当者がその場で請求内容の入力を行い、請求担当者が確認することで、確実な請求管理が可能となります。
請求管理システムの導入メリット
請求管理システムを導入すると、以下の3つのメリットがあります。
1つずつ解説していきます。
請求業務の効率化ができる
エクセルによる管理に比べて、フォーマットの見栄えが良く、請求書の自動作成機能が充実していることから、見やすい請求書を少ない手間で作成可能です。しかも、システムに付随する郵送代行サービスを利用すれば、手作業から生じる送付ミスのリスクが減ります。
効率的に請求業務を進められるため、郵送代行分の料金を考えても割安といえます。また、クライアントが請求書の電子メール送付を受け入れた場合は、手間もコストも大幅に削減可能です。
誤請求や請求漏れを防ぐことができる
請求業務を手作業で行う場合、請求先の数が多く請求頻度が高いため、確認してもミスが起こりやすい状況になってしまいます。しかも、請求のミスは、大きな損失につながってしまう恐れもあります。
しかし請求管理システムを利用すれば、システムが作業を行うため、単純な宛先の間違いや郵送時のミスを防げます。また、請求管理機能があれば、請求済件数と未請求件数が表示されるため、請求漏れのリスクが大きく低下します。
これまでわざわざ目視で確認していたことが、システム化により自動で確認できるのは、大きなメリットですよね。
情報共有が簡単になる
クラウド上で作業をすることで、経理担当者の作成した請求書を現場担当者がチェックしたり、営業担当者同士が見積書を共有できたりします。そして過去の取引に関するデータも、システム上で検索して参照できるようになります。
請求管理システム上で情報を一元的化することで、徹底した情報共有が可能です。
請求管理システムの選び方のポイント
請求管理システムを選ぶ際は、あらかじめシステムの導入によって効率化したい業務の範囲を明確にしておくことが大切です。なぜなら請求管理システムは、単に請求書を発行する以外にも、以下のような様々な機能を搭載しているからです。
- 納品書や明細書の作成
- 送付物の発送代行
- 各種帳簿に対応した決算書作成
- 会計や販売管理などのシステム間の連携
上記の機能のうち、自社にとってどの機能が必要かを考えるためにも、効率化したい業務の範囲を明確にしておきましょう。
そして効率化したい業務の範囲を明確にできたら、自社の状況を考えながら、適切に対応できるシステムを導入するという手順を踏んでください。具体的には、取引しているクライアントがあまり多くなく、請求書作成のみで十分であれば、請求書作成と送付のみに特化した、安価なシステムを選べば十分です。
一方で、既に一定数のクライアントを抱えているのであれば、販売管理システムや会計ソフトと連携できる請求管理システムを検討すべきと言えます。さらに入金消込や、督促などの業務まで効率化したいニーズが高い可能性もあります。
したがって、請求後の業務も行う機能を持ったシステムが最適です。もちろん、機能の充実に伴って、システム導入コストも増加します。
請求管理システムにどのような機能が必要かを見極めることが、最小のコストで最大のパフォーマンスを生むことにつながります。
請求管理システムとエクセルはどちらが使われている？｜企業の規模ごとに確認
請求管理システムを大別すると、以下の通りに分けられます。
- ERPシステムの標準機能あるいは追加機能として実装する
- 外部のベンダー等からソフトウェアを購入する
- クラウドサービスを利用する
それぞれのシステムの使い勝手は、利用者のシステム習熟度や関連システムへの連携具合によるところがあります。システムが持つ本来の機能を十分に活用しきれていない、いわゆる「オーバースペック」の状況になることも考えられるので注意しましょう。
請求件数が多くない場合や、難しい請求内容が少ない事業では、管理のしやすいエクセルにより、請求管理を続けている状況が見られます。
そこでここからは下記の3通りの企業の規模ごとに、請求管理システムとエクセルのどちらが使われている状況かを解説していきます。
- 大企業
- 中堅企業
- 中小企業・個人事業者
1つずつ見ていきましょう。
大企業の場合
大企業の場合は、請求管理システムを利用している傾向にあります。
なぜなら会社全体での取引件数が数千件を超えるような規模になることが多く、作業負担が非常に重くなるため、効率化が大変重要と認識されているからです。
大企業の場合、利用する請求管理システムは、請求業務の負担が重い経理の要望を満たすシステムを自社で開発することも。
しかし自社開発のソフトウェアの場合、メンテナンスコストが増えることや、社内開発リソースの都合を課題と考える企業が増えています。
したがって最近では、請求管理の外部サービス（外部ソフトウェアベンダーのサービスやクラウドサービスの機能を拡充）を利用する傾向があります。
中堅企業の場合
中堅企業の場合、請求管理に普段から使い慣れたエクセルを使うケースが多く見られています。
なぜなら、上場をしていない（上場企業グループに属していない）企業、あるいは会社法上の一定の大会社に該当していない企業（※1）では、請求管理を担当する経理担当者の作業のしやすさを優先しているからです。
会社法第362条第5項では「大会社（※2）である取締役会設置会社においては、取締役会は、前項第六号に掲げる事項を決定しなければならない」と定めています。
前項第六号とは「取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備」を指します。
法令上の要請があるにもかかわらず、属人化しやすい業務を特定の人物に依存するのは、「業務の適正を確保するために必要な体制」とは言いがたい状況です。
したがって中堅企業でも、システム化を積極的に進めて、業務上のミスを事前に防ぐ仕組みを構築すべきと言えます。
※1.会社法第362条第5項に基づいた内部統制の整備が義務付けられていない企業
※2.最終事業年度の貸借対照表の資本金の額が5億円以上、あるいは負債の額が200億円以上の会社（会社法第2条6号より）
中小企業・個人事業者の場合
中小企業・個人事業者で、請求書の発行件数が概ね100件未満のような場合、エクセルを使って請求管理をするケースが極めて多い状況です。例えばエクセルに請求書のフォーマットを用意し、そこに日付、金額等を入力して印刷をすることで、請求書の原紙としているケースも多々見られています。
中小企業・個人事業者の場合、経理担当者が総務や法務、営業支援などの様々なタスクをこなしていることが多いです。いつでもどこでも作業できるエクセルが便利ということが、請求管理をエクセルで行っている理由の1つです。
またITの専門家や専属の担当者がいない場合もあり、経理担当者がシステム面まで対応するのが難しいという環境も、エクセルを使用する要因となっています。
企業の規模関係なく請求管理は重要な業務
ここまで企業の規模ごとに請求業務の状況を見ていきましたが、企業の規模に関係なく、請求管理は重要な業務です。
なぜなら、請求管理が適切に運用されることで、債権（売掛金）の発生および売上（あるいは繰延収益）の発生が、適切な時期に適切な額で処理されることになるからです。
請求管理は、債権管理と同様にとても重要な作業であると言えます。
しかし請求管理はあらゆる業種にとって必須の業務でありながら、あまり厳密に管理されていないこともあります。請求額が期日までにもれなく入金されたことをチェックし、取引先別に債権の滞留がないかどうかを日々管理することに、とても手間がかかっているためです。
企業の規模に関係なく、エクセルを用いて請求管理ができていない場合は、請求管理システムの導入を検討しても良いかもしれません。
請求管理にエクセルと請求管理システムが使われている理由
請求管理は、エクセルと請求管理システムのどちらかのツールで管理されていることが多い状況です。各企業はどのような理由があって、エクセルもしくは請求管理システムを使用しているのでしょうか？
ここでは、請求管理にエクセルと請求管理システムを使う理由を、それぞれ解説していきます。
エクセルを使って請求管理をする理由
エクセルを使って請求管理をする理由は、会計システムへのデータ入力と取引先への請求書発行システムが連携していないことが挙げられます。担当者の操作不慣れや、請求書発行機能の使いにくさも理由の1つです。
また会計システムから請求書を発行する機能があっても、CSV等により請求データをシステムからダウンロードし、エクセルで請求管理をしているケースもよく見られます。
上記の理由から、大企業であってもエクセルを用いて請求管理を実施していることは少なくありません。
また上述した以外のエクセルで請求管理をするメリットは、以下の通りです。
- 誰もが容易にデータを見ることができる便利さ
- 取引履歴を簡単に確認することができる検証の容易さ
- 他部署へのデータ提供のしやすさ
一方でエクセルは自分で手を加えられるため、担当者がエクセル中・上級者である場合、作業の効率性を求めてマクロ機能を組み込むことがあります。
マクロ機能を組み込むと、万一のときに誰もデータを修復できないリスクや、高度な関数を用いることで検証が困難になるデメリットがあることを、覚えておきましょう。
請求管理システムを使う理由
請求管理システムを使う理由は、短期的には経理面での業務の効率化と、請求書の発行に伴うコスト抑制が挙げられます。
多種多様な事業がある中で、請求額が常に一定という状況は多くありません。毎月変動する請求額を漏れなく管理することは、非常に手間がかかるため、業務の効率化が求められます。
取引先が数百社に及ぶようになると、請求発行業務に特化した組織を作る事業者もいます。しかし人の手で作業している以上は、細かなミスや勘違いを完全に防ぐことは難しいため、請求管理システムを導入することが検討されるようになります。
またコスト抑制の面では、人的リソースの合理化と郵送にかかるコスト削減を見込むことが期待できます。
請求書を紙で印刷し、取引先へ郵送で発送しているケースを考えてみましょう。
税法上の要件を満たすシステムを利用し、かつ電子帳簿保存法の適用を受けることで、請求内容を紙に変えて電子データ（EメールにPDF等の請求書を添付して、取引先に送信）で対応できます。わざわざ請求書を印刷して郵送しなくて良いため、人的リソースの合理化と郵送にかかるコスト削減が見込めます。
一方で中長期的には、システム運用による業務の安定化とデータ不正の防止などが、請求管理システムを使う理由です。さらに請求管理システムを導入することで、デジタルソリューションを見据えられます。
次の章で解説します。
デジタルソリューションを見据えた場合
デジタルソリューションは非効率的な業務を、ITテクノロジーの活用により、業務を効率的にしていこうという取り組みです。デジタルソリューションは、経理業務にとって非常に親和性が高いです。
付加価値を生まない作業をシステムに対応させることで、限られた人的リソースをより重要な業務へ集中させることが可能になります。例えば請求管理システムを用いることで、全ての請求取引を網羅し、所定の期日までの請求の締め作業、取引先への請求データ送付までを、ほぼ自動化させることもできます。
将来的にデジタルソリューションを見据えるためにも、請求管理システムを導入するのも良いでしょう。
請求管理システムの導入は経営上のリスク軽減のために必要な対策
請求管理システムを導入することは、経営上のリスクを軽減するためにも必要な対策です。請求件数が多い状況であるにもかかわらず、請求管理を使い慣れたエクセルで管理することには、大きなリスクが伴うと言えるからです。
売掛金の滞留が長引いていることに気付かず、引き続き取引を継続する場合を考えてみましょう。将来の貸倒損失のリスクを高めるだけでなく、自社の資金繰りにも悪影響を及ぼす可能性があります。
また商品の引渡し・サービス提供を終えているにもかかわらず、請求が漏れている場合では、売上収益と債権の未計上になり、業績に影響を及ぼす恐れもあります。
請求管理システムを使った場合、既に述べている点以外にも、以下のメリットがあります。
- システム上の手続きを担当者が簡単に変更できないため、確実に運用できる
- 誰でも同じ水準で成果を出すことができるため、安定した運用ができる
- 誰がどのような操作をしたか、履歴が残されているため分かりやすい
さらに、システムを操作する担当者の交代や引継ぎ時にも、サポートセンターのフォローがあるため安心です。経営上のリスクを抑えるためにも、請求管理システムの導入を検討するのも1つの手と言えます。
まとめ
この記事では、クラウド型請求管理システムについてのメリットや選び方について解説しました。
請求管理システムを導入すれば、以下の3つのメリットがあります。
- 請求業務の効率化ができる
- 誤請求や請求漏れを防げる
- 情報共有が簡単になる
なお請求管理システムはさまざまな機能を搭載しているため、効率化したい業務の範囲を明確化してから、請求管理システムを選ぶと良いでしょう。
また企業の規模別に見ると、請求業務についてはまだエクセル管理をしているところが多い状況です。しかし業務の効率化や請求にかかるコスト抑制など、請求管理システムの導入には、多くのメリットがあります。
現在、請求業務で困っていることはありませんか？もし困っていることがあれば、困っている内容を解消できるシステムの導入を検討してみてください。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
請求書発行業務を80%削減する方法とは？
無料ではじめる請求管理
クロジカガイドブック
- 請求業務の課題と解決方法
- 理想的な請求業務フロー
- クロジカ請求管理の主な機能
- 請求業務を80%削減した導入事例
- 導入までの流れ
