こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
国税関係帳簿の電子化を定めた「電子帳簿保存法」が改正され、令和4年1月1日から施行されます。今回の改正では、電子化をするための要件が大幅に緩和されたことにより、多くの法人で導入が進み製造業の現場においても、ペーパーレス化の流れは避けられないと思われます。
この記事では、電子帳簿保存法の改正内容と押さえるべきポイントを説明していきます。
令和3年度電子帳簿保存法の改正内容
「令和3年度税制改正の大綱」により、電子帳簿保存法の改正が決まり、令和4年1月1日から施行されることとなりました。同法では、国税関係帳簿の電子化について定めていますが、保存要件が厳格であったことから導入を見送っていた法人も多く見られました。
今回の改正には、税務署長の事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和などが盛り込まれています。導入ハードルが低くなったことで、多くの法人で電子化を実現できると見込まれています。すでに帳簿類の電子化が完了している法人はもちろん、今後電子化していきたいと考えている法人にとってメリットの大きな改正内容となっています。
製造業の現場においても、多くの書類や帳簿類の管理が必要です。書類整理に追われ、本来の業務に滞りが生じてしまっては元も子もありません。加えて、保守契約によるサービスを提供している場合は、顧客ごとに契約書や請求書の管理も必要となってきます。
以下の項目では、改正内容の詳細を解説していきます。
税務署長の事前承認制度が廃止
電子帳簿等（会計ソフト等で作成した帳簿）の保存およびスキャナで電子的に書類を保存する際、改正前は事前に税務署長から承認を受ける必要がありました。改正後は承認不要で準備が整い次第適用できるようになったため、経営者やスタッフの事務負担などが軽減することとなります。
| 改正前 | 改正後 |
| 適用開始の3か月前までに税務署へ申請し、税務署長の承認を受けることが必要。 | 電子帳簿保存法に定められた要件を満たすシステムやツールなどを準備できれば、すぐに適用可能。 |
タイムスタンプ要件の緩和
書類をスキャナ保存する際、改正前は、3営業日以内に受領者が自署し、タイムスタンプを付与する必要がありました。改正後は署名が不要となり、最長2か月以内とおおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよいこととなります。また、データの訂正・削除記録が確認できる（もしくは訂正・削除が不可の）システムである場合、タイムスタンプ自体が不要となりました。
| 改正前 | 改正後 |
| 書類をスキャナ保存する場合、3営業日以内に受領者の自署とタイムスタンプの付与が必要。 | ・署名が不要となったほか、タイムスタンプの付与期限が最長約2か月とおおむね7営業日以内となった。 ・データの訂正や削除の事実 ・内容を確認できる（もしくは訂正・削除が不可の）システムの場合、タイムスタンプが不要。 |
検索要件の緩和
電子帳簿保存法では、日常業務はもちろん税務調査等でデータの提出を求められた際、すぐに提示できるように検索機能を導入していることが要件のひとつとなっています。改正前は下記表のような要件がありましたが、改正後は取引年月日、取引金額、取引先のみが検索項目となりました。
| 改正前 | 改正後 |
| ・取引年月日や勘定科目、取引金額など、帳簿の種類に応じた項目で検索できること。 ・日付または金額を範囲指定して検索できること。 ・2つ以上の条件を組み合わせて検索できること。 | ・検索条件の要件が取引年月日、取引金額、取引先のみとなる。 ・税務職員の要請に応じてデータをダウンロードできる場合は、範囲指定機能と組み合わせ検索機能が不要となる。 |
まとめ
この記事で説明したとおり、令和4年1月1日から施行される改正電子帳簿保存法では導入の要件が大幅に緩和されます。税務署長の事前承認が不要となったことや検索機能・タイムスタンプ機能の導入コストが比較的軽くなったことから、今後電子化に取り組む法人が増えると思われます。
製造業や保守契約に基づく事業を行っている法人においても、業務効率化のために帳簿・書類の電子化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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