保守料を収益とする法人の入金消込における問題点と効率を上げる方法

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

「入金消込」は、請求業務の中でも重要性が高く、比較的時間を要する作業です。とりわけ、保守料を収益とする法人では、サービスの代金を後日受け取ることも多いことから入金消込を行う頻度が高く、比例して経理担当者の負担も増大します。表計算ソフトなどを使用して、手作業で消込をしている法人も多いかと思われますが、もっと効率的に行う方法はないのでしょうか。

この記事では、経理担当者や経営者の皆さまへ向けて、入金消込と保守料の関係性や入金消込業務の問題点、作業の効率を上げるための方法を解説していきます。

入金消込と保守料との関係性

会計上、売上計上時に代金が未入金の場合は、「売掛金」の勘定科目を計上します（仕訳例1）。後日代金が入金された際、売掛金を消去します（仕訳例2）。これらの処理を「入金消込」といいます。

仕訳例1：X1年4月1日、A社に対する6か月の保守サービスを提供開始する。なお、サービスの代金60,000円は期間満了時に受け取る。

仕訳例2：X1年10月1日、A社に対する保守サービスの提供が完了した。代金は当社預金口座に振り込まれた。

仕訳例1では未入金分を売掛金として借方に計上しました。仕訳例2では代金が入金されたため、同額の売掛金を貸方に計上し、消去しています。上記の仕訳は入金消込を簡略化した例示ですが、実務では契約件数が多く、売掛金の回収タイミングも異なるため複雑な作業になりがちです。

特に、保守料を収益とする法人では、売上の相手科目が売掛金になるケースが多いです。売掛金の回収期間が長期にわたるため、入金消込を誤ると毎月の請求業務や財務諸表に多大な影響を与えます。

入金消込作業の問題点

入金消込は、基本的には入金記録と請求書情報を突き合わせしながら作業をしていきます。入金額に誤りがないことをチェックし、請求書の金額とズレていないかを確認して、ようやく売掛金を消去できます。これらの作業が数件程度であれば、難なく処理できますが、数百件の請求がある場合は、相応の時間と人員が必要になります。

消込を誤ってしまうと、顧客へ二重に請求してしまう可能性や未回収の代金が回収したことになってしまうリスクもあります。したがって、入金消込は請求業務をする上でも重要性が特に高く、経理担当者の精神的な負担も大きい作業といえます。

また、入金消込の遅れは請求作業全体の遅れにもつながりますので、慎重に、かつ、スピード感を持って作業しなければなりません。そのため、経験の長い担当者に仕事が集中しがちになり、業務が属人化する可能性も高いです。

さらに、事業規模が小さいうちは表計算ソフトで管理できますが、行数が多くなるほどソフトも重くなり、効率的な作業が難しくなります。

以上のような問題点を解決するためには、どのような方法があるのでしょうか。次の項目では、入金消込を効率的に行う方法を紹介します。

システム導入で保守料の入金消込効率化を

入金消込の作業は時間がかかり、リスクも高いことは、これまでの項目で説明したとおりです。収益の柱を保守料とする法人では、売掛金の計上件数も多いため、入金消込を効率化できればおのずとミスの発生減少や担当者の負担軽減につながります。

入金消込を効率化するためには、専用のシステムを導入することをおすすめします。請求書の作成から消込まで、一元化できるシステムを使用した場合は、請求書や顧客情報と入金記録を紐づけ管理ができるため、自動で消込作業を行えます。表計算ソフトでは数日かかっていた消込作業がが数分で終わることも可能です。

また、入金額が請求書と異なる場合は、システムが異常値として自動消込をストップするため、請求の内容を確認しながら消込することができます。

まとめ

入金消込をはじめとした請求業務でミスをすると、顧客からの信頼を失うことにつながるため、慎重に行う必要があります。また、保守料を収益源としている法人では入金消込の重要性が高く、作業時間もかかるため、消込の効率化をすることは業務全体の効率化につながります。

現在、入金消込が業務のネックとなっている経理担当者や経営者の皆さまは、システム化を検討してみてはいかがでしょうか。

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