経理担当者の業務効率アップの鍵！「電子帳簿保存法」改定のポイント

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

経理担当者にとって書面保存は、保存スペースの確保をしたり膨大な書類の中から必要なものを探す時間、手間がかかったりするなど、業務にかかる負担が大きいです。しかし現在は、書類のデータ保存を認め、ペーパーレス化や業務の簡略化をすすめる「電子帳簿保存法」が定められています。本記事では2020年10月に改定になった「電子帳簿保存法」の改定ポイントや継続課金サービス業における業務の効率化について紹介します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法が施行される前までは、帳簿書類は全て書面で保存することが義務付けられていました。しかし、1998年に当法律が施行され、書面保存が義務付けられていた国税関係の帳簿書類のデータ保存が認められました。施行以降は、「スキャンによる電子保存の可能」→「電子署名の条件緩和」→「スマートフォンの画像の認定」と、時代に合わせて改定を繰り返しています。2020年10月の今回は、主に電子取引に関する内容が改定されました。

2020年10月の改定ポイント

今回の改定は、主に改ざん不可能なデータが証憑として認められる「電子取引」に関する改定です。電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と定義されています。言い換えればクラウド等を介する取引やEDI取引など、インターネットを介する様々な手段が該当する取引です。この電子取引において、以下の2つの緩和改定が行われました。

(1)データ受領側のタイムスタンプ(※)の付与が不要になります

以前は1つの電子データのやりとりに対して発行側、受領側のどちらもタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。今後は発行側でタイムスタンプが付与されている場合や、データが改ざんできないクラウド上のデータは、受領側のタイムスタンプの付与は不要になります。

(※)タイムスタンプとは：ファイルなどの電子データに時刻と情報を付与するもの。タイムスタンプによってデータ改ざんを防止し、正規データであることを証明できる。

(2)一部領収書が不要に！？利用明細データが証憑になります

交通系ICカードやクレジットカード、電子マネー決済を利用した場合、それぞれの利用明細データが領収書の代わりとして認められます。これらの電子取引も改ざん不可能なデータのため、証憑として認められます。この改定により、領収書等が添付された書類を提出せずに経費処理が行えるようになりました。コロナ禍でリモートワークが進んだ企業は自宅でも経費処理ができるので、さらに業務の効率化が見込めるのではないでしょうか。

継続課金サービスにおける業務の効率化

継続課金サービスは顧客によって課金方式が異なるので、請求内容が複雑になりがちです。また、安価で使いやすいサービスは利用者も多くなります。今回の改定でクラウド等の電子取引を介した請求ができるようになりました。これにより、請求書の発行側、受領側どちらも業務負担が軽減されるでしょう。さらにキャッシュレス決済の場合は、利用明細データがそのまま証憑として認められるので、業務効率がアップします。

電子帳簿保存法を導入する際の注意点

メリットの多い電子帳簿保存法ですが、導入するには税務署へ申請手続きが必要です。電子帳簿保存法の導入を開始する日の3ヶ月前までに申請をします。ただしここで注意点があります。導入開始日は会計期間の期首日のみです。好きなタイミングで導入開始はできません。年1回のチャンスになるので、期首日に合わせて余裕をもって申請を行いましょう。

まとめ

今回の電子帳簿保存法の改定では、領収書の管理や経理処理の簡素化やリモートワークでも申請や処理が行えること、インターネットを介して取引した書類がそのまま証憑として利用できるなどの多くのメリットがあげられます。また、経理担当者の業務の工数削減ができるので、業務効率アップにつながるでしょう。電子帳簿保存法を導入する場合は申請手続きが必要です。会計期間期首日の3ヶ月前までに忘れずに申請を行いましょう。

請求書発行業務を80%削減する方法とは？

無料ではじめる請求管理
クロジカガイドブック

「クロジカ請求管理」の詳しい内容がわかる資料をご用意しました。

• 請求業務の課題と解決方法
• 理想的な請求業務フロー
• クロジカ請求管理の主な機能
• 請求業務を80%削減した導入事例
• 導入までの流れ

資料を無料ダウンロード