こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
学習塾の運営は、個別指導を中心とするか、集団指導を中心とするか、各社ごとにサービスは異なります。特に生徒個々人の学習意欲やペース、学力に合った学習指導ニーズの高まりから、集団指導をメインのサービスとしていた大手企業も積極的に個別指導を取り入れるようになりました。また学習サービスの指導方法もかつてのような講義室で授業を行う形態ではなく、講師の講義を事前に撮影しそれを生徒が視聴する映像授業の形態となりました。さらに昨今ではインターネット環境やスマートフォンの普及から、オンラインで自宅から授業を受けられるようにもなりました。
今回はそんなオンラインで英会話教室やアフタースクールのサービスを提供する学習塾の経理業務について取材させていただきましたので紹介していきます。
作業ボリュームの増加による請求業務のキャパオーバー
今回経理業務について取材をさせて頂いた会社様は、オンラインで英会話教室やアフタースクールのサービスを提供する学習塾の運営を行っています。日々の入出金業務や決算業務は問題なく終えることはできていますが、生徒への請求業務に難を抱えているとのことでした。
というもその請求業務がPDFで作成した請求書をメールに添付して送付しているとのこと。これまではこの方法で請求業務を行うことができていましたが、昨今のテレワークや巣ごもり需要の増加からか、オンライン受講を希望する生徒が増加し少しずつですが確実に請求業務が追いつかなくなってきました。
またこちらの会社で提供するサービスの料金形態として「月4回の授業を月額10,000円」といった前金月額制の他に、「合計4回の授業を10,000円」といったチケット制も採用しています。
前者の料金形態であれば、◯月分売上分の入金として経理処理は容易ですが、後者の料金形態では受講した回数分だけ売上として認識し経理処理を行う必要があります。そして各生徒が◯回分のチケットを購入し、△回分のチケットを消費したかを把握する管理方法としてエクセルを使っています。
この方法では前受金や売掛金の管理が煩雑になってしまい作業ボリュームが増えてしまうことの他に、入力処理ミスなどによりチケットの消費回数を誤って認識してしまい生徒へ迷惑をかけてしまうリスクもあります。こちらの会社でもこのように問題を認識しており、なんとか解決したいとのことで次のような解決案をご紹介しました。
市場動向や需要環境の変化に対応する請求システムを利用しよう
こちらの会社の課題は大きく分けると「作業ボリュームの増加による請求業務のキャパオーバー」と「チケット消費回数の誤認識リスク」の2つに分かれます。特に1つ目の「作業ボリュームの増加による請求業務のキャパオーバー」がこちらの会社の解決すべき問題だと感じました。昨今の市場動向や需要環境は大きく変わり、これまで想定されていなかった業績の変化が発生しています。こちらの会社では想定以上の需要が集まってしまっているようです。
こちらの企業の請求業務ではエクセルなどを活用した自社システムで行っているようでしたが、急な業務量の増加でも問題なく使用できるシステムを利用することが大切だと感じました。
まとめ
請求業務はお客様との信頼関係の構築と維持を行うための大前提です。作業ボリュームの増加によるキャパオーバーを理由に、お客様との信頼関係にキズをつけてはいけません。どれだけのサービスを提供し、どれだけの料金を受け取るのかを正確に把握し、日々の業務を効率的に行いミスや漏れを発生させず、予想外の出来事が起こってもキャパオーバーにならないようにすることが大切と言えるでしょう。
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