こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
塾や予備校は年単位での契約が取りやすく、安定的な収益やキャッシュフローの確保が見込めるサブスクリプション型の業界といえるでしょう。
その一方で複数の契約パターンがあったり、入金方法も多岐にわたったりと、入金消込業務を担当する経理部門にとっては負担が大きくなりがちです。
今回は塾・受験予備校を経営している企業へのインタビューから見えてきた入金消込業務の課題とその解決策をお届けします。
目次
決済パターン別に入金消込方法を分けるのは非効率かつ混乱が起きやすい
今回インタビューした企業では、期間・授業コマ数に応じた従量課金の請求契約形態を採っています。途中のコース変更の他、クーリングオフや中途解約による返金も発生します。
入金方法は、現金、口座振替、コンビニ振替、銀行振込、ローンなど複数のメニューを用意しており、顧客にとっては便利な一方、入金消込業務は非常に煩雑になっています。
どのようなお悩みを抱えているか、具体的に見ていきましょう。
- 複数ある入金パターンごとに消込の確認方法が異なっており、煩雑な上、作業に膨大な時間がかかる。
- 複数の入金方法を一括して管理できる入金管理ソフトを導入していないため、口座振替やコンビニ振替はCSVデータをインポートして入金消込をできるシステムのみしか対応できていない。そのためクレジットカード決済は目視で照合しなければならないなど、非効率的な方法になっている。
- 現金収入の場合、どの生徒からの入金か把握しづらい場合がある。
- コース変更に伴い入金額が変わったり、中途解約への返金があったりするため、正しい消込額を把握するのが困難な場合も多く発生する。
現行の入金消込の流れ
現在は、口座振替とコンビニ振替による入金のみ独自の入金消込システムを利用しており、CSVデータをインポートすることで入金消込をしています。
その一方でその他の入金パターンの場合は手作業に頼らざるを得ないのが現状です。特に最近利用の多いクレジットカード決済は目視で照合を行わなければならず、非常に負担が重くなっています。
また、クーリングオフや途中解約を理由とした返金が起きた際の確認作業にも非常に手間がかかっています。
複数の金種設定に対応しているクラウド型の入金消込システムを導入して、消込処理を効率化しよう
複数の入金パターンがあるにも関わらず、入金消込システムを利用できるものと手作業に頼らなければならないものが混在しているのは効率も悪く、消込ミスが起きやすくなってしまいます。
そこで、複数の金種設定に対応したクラウド型の入金消込システムの導入をオススメします。銀行振込やクレジットカードなどの入金もCSVでデータを出力できるものが多いため、あらかじめ支払人の名義と金額を登録しておけば、そのCSVデータをインポートすることでほとんどの入金が自動でマッチングできます。例外的なものやエラー分だけを手動で修正すれば、作業負担やミスも格段に減らすことが期待できます。
顧客ごとに入金パターンやスケジュールを登録しておき、システム内で照合できればエラーの発生も少なくなると考えられます。
ローンの一部返済や、授業料以外の手数料などの入金も管理できるシステムであれば、さらに効率的に入金消込を行えるでしょう。
返金や金額変更にも対応した入金消込システムで管理をより簡単に
コース変更に伴う金額変更や、中途解約に伴う返金が頻繁に発生する塾・予備校業界の場合、入金消込システムに返金事由の発生から実際に返金までを追える機能も非常に重要です。
契約を管理している部署が金額変更や返金事由の発生を登録し、実際に返金があった際に経理部門がチェックすることで、返金忘れや金額変更の把握漏れといったミスを防止することが可能になります。
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