こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
会社の売上が発生した場合、相手先にその金額を請求し、正しい金額の入金がなされるよう管理しなければなりません。しかし、請求書管理には煩雑さを伴い、請求書の作成および発行、入金処理などの各処理において労力を要します。
請求管理を効率化するには、まず課題を整理し自社に合った請求管理体制を敷くことが大切です。請求管理体制を効率化するには自動化することをおすすめします。この記事では、自動化の進め方や注意点、さらにおすすめの請求管理サービスについて解説します。
請求管理における課題とは？
請求書は、販売先との売買基本契約書に記載された条件通りに作成しなければなりません。会社の取引は、売上代金の入金があって完了となりますが、そのためには正確に記載された請求書を作成する必要があります。
しかし、請求管理は煩雑であることが多く、間違いのない請求書を作成するには、いくつかの課題があります。ここでは、請求管理における課題を解説します。
請求書作成時にヒューマンエラーが起きやすい
請求書を手入力によりその都度作成すると、誤字脱字や数字の入力間違いなどのヒューマンエラーが起きやすくなります。請求書作成時に起きるヒューマンエラーの代表的なものに、数字の確認不足や見落としなどがあります。
また、請求書を連続して作成すると、単調作業が続くことにより担当者の注意力が低下し、単純なミスを犯すこともあり得ます。ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいため、人手による作業にはミスがつきものなのが課題です。
請求書作成に時間がかかる
請求書管理は、経理事務の中でも時間を要する業務の一つです。まず、入力する数字の確認に始まり、請求期間に漏れなく金額が計上されているか、特に締め日前後の売上には注意が必要で、営業担当による取引先との確認が必要な場面もあります。
また、請求書に押印が必要な場合や、取引先によっては電子署名による請求書を送付することもあるでしょう。それらの処理には手間と時間を要するのが一般的です。さらに、紙の請求書を発行する必要がある場合、印刷と封入、切手や発送費の後払い処理まで生じます。
取引先によっては書式が異なる
請求書は自社オリジナル書式で発行できる場合と、取引先の指定する様式で発行する場合があります。取引先に指定された様式があれば、その様式で発行する必要があり、指定されていない様式で請求書を発行すると、入金してもらえないことになります。
特に、新規取引先や取引先のシステム変更などがあった場合は注意が必要です。新規取引先では、営業担当者による請求書の書式を確認を終えてから請求書を作成します。また、取引先のシステム変更時には、変更箇所などの通知が届くため、十分な確認が必要です。
請求書のダブルチェックや承認が必要
請求書は取引先からの入金目的で作成するため、請求額に間違いは許されません。請求額に間違いがあると、取引自体が無くなる可能性もあります。また、請求書管理はお金のやりとりを伴うため、不正請求にも十分注意することが大切です。
請求金金額はもとより、日付や請求先などの間違いを防ぐため、上長によるダブルチェックや発行の承認が必要です。もし、上長が不在の場合は、承認が先延ばしとなり請求書の到着期限に間に合わないことも考えられます。
請求書の保存に手間がかかる
電子帳簿保存法の施行により、電子データ取引において、紙による請求書の保存が原則として認められなくなりました。国主導で電子化を進める傾向にあり、紙で保存した請求書と電子データが一致していることを証明するのが難しいためです。
また、紙による請求書を保存する際は、保管庫など物理的なスペースが必要になります。税務上の保存期間（7年）を満たすためには、請求書を年度毎に分け、紛失や損傷からも防ぎ保存するには手間がかかります。
インボイス制度への対応
インボイスとは、取引に応じて、売り手から買い手に正確な消費税率や消費税額を伝える請求書をいいます。インボイスを作成するには、事前の登録が必要で、売り手が自身で申請しなければなりません。
買い手は、消費税の仕入控除を受けるには売り手からインボイスを入手する必要があります。インボイス制度への対応により、請求額の入金管理に加え、消費税の確定申告の業務も加わり請求書管理業務は煩雑です。
請求管理を自動化・効率化する方法
請求管理は経理業務の中でもボリュームが大きく、担当者への負担も大きいのが特徴です。請求管理を自動化し効率化ができると、担当者の負担を軽減できる上、間接費の削減にも繋がります。
ここでは、請求管理を自動化・効率化する方法を解説します。
請求管理の業務フローを改善する
まず、現状の請求管理業務のフローを改善することで、効率化を図ることができます。請求書のデータ作成から入金管理までの処理を洗い出し、処理項目を1つずつチェックしていきます。
処理項目に無駄な処理があれば、業務フロー自体を見直す事が大切です。例えば、メールで請求書を送信する際は、テンプレートを作成する、などでも良く、その際は、言語化したマニュアルを作成し共有すると良いでしょう。
請求書をペーパーレス化する
2022年に電子帳簿保存法が改正された後、紙で発行した請求書は、一定の要件を満たせば電子データとして保存できるようになりました。その際、スキャナ保存方法には電子スタンプのほか、細かい規定があるため注意が必要です。
また、電子データで作成した請求書のやり取りを取引先が承認すれば、電子データのまま保存できます。その結果、ペーパーレス化に繋がり、請求書の保管場所を使わず済むため、請求管理を効率化できます。
請求管理の代行サービスを利用
インターネットの普及により、請求管理をクラウド上で実施できるようになりました。このような状況の中、請求管理の代行サービスは普及し続けており、目的や予算に応じて選定すると効率化も進みます。
そもそも請求代行サービスとは、請求管理の一連の流れを代行するサービスで、請求書発行から入金処理や与信管理にも対応しているのが特徴です。このサービスを利用すれば、請求担当者の業務負担も少なくなり、ミスの防止に役立ちます。
請求管理システムを導入する
自社にシステムを導入し、サーバー設置やネットワーク設定を行うことを、オンプレミスといいます。オンプレミスでは、会社でデータ保守などを行う必要がありますが、自社の目的に合わせて独自のシステムを運用できることが可能です。
また、強固なセキュリティを設定でき、社内の閉じた環境でアクセス制限などの設定も可能です。しかし、この方法はコストがかかり、導入に時間がかかること、専門の担当者を設置する必要があるなどの特徴があります。
請求管理を自動化するメリット
請求管理は間接部門である経理部門で行います。間接部門は直接利益を得ることが出来ないため、コストの削減に取り組まなければなりません。
請求管理には、時間と労力を要し、人件費や発行に伴う費用が必要です。請求管理を自動化すればコスト削減に繋がり会社に大きなメリットをもたらします。
ここでは、請求管理を自動化した場合に得られるメリットをご紹介します。
作業効率の改善
請求管理を自動化すると、毎回入力していた繰り返し作業を減らすことが出来るため、作業効率の改善に繋がります。特に、電子データにより自動送信が可能となり、請求書の封入や発送に伴う作業をなくせます。
また、発送先の間違いもなく、請求書の到着遅延もありません。さらに、入金消込にも対応できるものがあり、発送後の業務も効率化できます。
経理担当者の負担を軽減
請求書を発行する業務は、月末・月初に集中しやすく、経理担当者は過重労働となりがちです。特に、月初が休日となった場合、経理担当者は休日出勤をして請求書を作成し発送しなければなりません。
請求書発行業務は、前回請求分の入金確認と売上が確定した後に開始するという特徴があるため、短期間に集中して行う必要があります。請求管理を自動化すれば、短期間の業務を効率良く行えるため、経理担当者の負担を軽減できます。
請求漏れや請求ミスなどを防止
請求管理を自動化すると、請求書の作成度合や発行した請求書などをパソコンやスマホなどの画面で確認できるため、請求漏れを防止できます。また、請求書作成に必要な項目も少なくて済み、計算式に間違いがないか確認する必要もありません。
請求漏れや請求ミスがあると、その修復にも時間と労力がかかります。請求書に間違いは許されないため、請求書のミスにより会社の信用をなくすことは避けたいものです。請求管理の自動化は、会社の信用失墜防止にも役立ちます。
リモートワークの促進
インターネットを利用したサービスにより請求管理を行うと、通信環境さえ整っていれば、場所を選ばずパソコンによる作業が可能です。請求管理が自動化できていれば、作成が進んでいるか、送信できたかをインターネット上で確認すれば良いのが大きなメリットです。
そのため、経理担当者は会社に出社する必要がなくなり、リモートワークを促進できます。経理担当者は、自分のライフスタイルに合わせた勤務形態を取ることが出来るため、働き方の改革にも繋がるでしょう。
請求管理を自動化・効率化するサービスの選び方
インターネットを利用した請求管理サービスは種類が多く、どのサービスを選ぶと良いか迷うこともあるでしょう。ここでは、自社にあった請求管理サービスを選ぶ際に確認することや検討すべきことを解説します。
利用目的を明確にし必要な機能に絞る
まず、請求管理サービスによって、何をしたいかを明確にします。請求管理システムは、提供するサービスが充実するほど利用料金も高額になるため、不要なサービスは利用せずコストを抑えることが大切です。
例えば、請求書の作成と送付を自動化したいのであれば、送付後の入金個別消込の機能は不要ですし、逆に、入金個別消込まで自動化したいのであれば、請求書の作成と送付までのサービスでは機能不足になります。
費用対効果を比較検討する
請求管理サービスは利用料が明確であるため、予定にない上乗せの請求が来ることもありません。現段階で請求管理にかかっている人件費や他の経費などを試算し、請求管理サービスと比較検討することは大切です。
自社システムを開発する際は、費用の計算にあたり、固定資産や税制の知識も必要になります。請求管理サービスは、それに要する金額の計算も容易であるため、費用対効果の計算もスムーズです。
運用形態を検討する
会社が大規模化し、さらに請求管理が複雑になると、インターネットを利用した請求管理サービスでは、必要な機能を満たすことができなくなります。その際は、自社システムにより運用することになるでしょう。
もし、インターネットを利用した請求管理サービスを、カスタマイズせずにそのまま運用できるようであれば、自社システムを開発するより費用は少なくて済みます。そのため、請求管理サービスの運用形態を検討することは大切です。
ポート体制が万全か確認する
請求管理サービスは利用中に、使用方法において不明な点が生じがちです。その際、サポート窓口より解決策のやり取りを行うことになります。サポート体制については、各サービスにより違いがあることが一般的です。
例えば、平日の日中のみチャットでのサポートとなるのか、また、メールでの問い合わせになるのか、回答までの時間がどれ位必要か、万全な体制かなどは事前に確認しましょう。サービスの利用料金が安くで済む場合、サポート体制が十分でないことも考えれられます。
請求書の処理業務を効率化するサービス
請求書を自動化し効率化するには、クラウドサービスを利用すると便利です。さまざまなクラウドサービスがリリースされており、各サービスには特徴があり料金設定もサービス毎に異なります。ここでは、その中でもおすすめのサービスを3つご紹介します。
freee請求書
統合型会計ソフト「freee会計」の請求書サービス「freee請求書」は請求書サービスの、あったらいいな、を実現した無料のサービスです。
請求や入金状況を一元管理でき、請求ミスや入金漏れを防ぎます。
また、「freee会計」とデータ連携することで、仕訳登録も可能です。
マネーフォワードクラウド請求書
見積書 → 納品書 → 請求書 → 領収書の流れで請求管理に必要な書類を簡単に作成します。
1ヶ月無料で利用でき、マネーフォワードクラウド会計に自動でデータ連動するのが特徴です。
Misoca
「Misoca（ミソカ）」は、請求書・見積書・納品書をかんたん作成、まとめて管理できます。
無料プランと有料プランがあり、利用するには弥生IDを登録する必要があります。
まとめ
この記事では、請求管理における課題や請求管理を自動化し効率化する際の方法などを解説し、自動化するメリットとおすすめの請求書管理サービスなどを紹介しました。
請求管理業務は間違いが許されず、経理担当者の業務負担も大きくなります。請求管理を自動化することで業務を効率化し、煩雑で煩わしい業務からも解放されることでしょう。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
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