こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書の発行や入金管理の業務は、債権を取引先から回収するための重要な業務です。しかし、細かい作業が多いため、時間と負担がかかっている経理担当者が多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、請求書の発行から入金管理までの流れや問題点を解説し、請求業務を効率的に行える「請求管理システム」についても解説します。
さらに、おすすめの請求管理システムも解説しますので、請求業務に悩む方はぜひ最後までお読みください。
目次
請求書に関する基礎知識
請求書とは、商品やサービスの対価を、取引先に期日までに支払ってもらうために発行する書類です。さらに、商品やサービスを提供したことを表す役割もあるため、請求書は重要な書類といえるでしょう。
そこでここでは、請求書に関する基礎知識として、下記2点を解説していきます。
- 請求書の発行方法
- 請求書の保存期間
一つずつ解説していきますので、請求書の理解を深めていきましょう。
請求書の発行方法
請求書の発行方法には、下記の2つがあります。
- 掛売方式
- 都度方式
掛売方式は、一定期間で締め日を決め、納品した売上をまとめて請求する方式です。
一定期間内に何度も取引を行ったり、継続して取引を行ったりする相手の場合に採用され、日本の企業間取引で多く用いられる方式です。
掛売方式は納品と同時の決済ではないことから、相手先との信頼関係が大切な方式といえるでしょう。
また都度方式は、商品やサービスを販売した都度、請求書を発行する方式で、販売する相手が新規の取引先のケースなどで採用されます。
都度支払いを済ませるスーパーの支払方式は、都度方式といえます。
請求書の保存期間
発行した請求書の保存期間は、法人と個人事業主で異なり、原則下記の通りとなっています。
| 区分 | 請求書の保存期間 | 注意事項 |
| 法人 | 7年 | 欠損金の繰越控除がある場合は10年 |
| 個人事業主 | 5年 | 消費税納税事業者は7年 |
なお上記の保存期間は、法人税法、消費税法、所得税法の3つの法律で定められています。
ただし、法人で欠損金の繰越控除がある場合は、10年間の保存が必要です。
さらに、個人事業主の消費税納税事業者は7年間の保存が必要になります。
入金管理の主な業務
請求書を送付後、入金管理を行う必要があります。
そこで、ここでは入金管理の主な業務を解説していきます。
- 入金の確認
- 未入金や過不足入金の確認
- 入金の消込
入金管理の業務を行う順番で解説していきますので、参考にしてみてください。
入金の確認
請求書を出した企業から、入金があったかを確認します。
入金確認の際は、請求した内容と合っているかを確認していきます。
一般的に、下記の項目の確認が必要になることを覚えておきましょう。
- 振り込まれた金額が帳簿の金額と合っているか
- 誰からの支払いか
- いつ支払われたか
- 何に対する支払いか
上記のように、入金の際に複数の項目を確認する必要があるため、取引先が多い企業にとっては入金管理を行うだけで時間がかかります。
未入金や過不足入金の確認
入金確認の際に、過払いや不足があったら、わかった時点で迅速に手続きを行います。
過払いの場合は、相手先に連絡をし、どのように返金を行うかを決めます。
また入金が不足している場合や未払いの場合は、時間が経つと回収できなくなる恐れがあるため、素早く相手先に連絡をして入金の催促をする必要があります。
ただし、自社の認識が間違っていないことを確認してから、相手先に連絡しましょう。
例えば、過払いと思っていても相手先は他の請求書と合わせて入金した可能性があります。
入金の確認の際は、二重チェックで確認をするなど、慎重に確認作業を進めていくとよいでしょう。
入金の消込
正しい金額が入金されたことがわかったら、入金の消込を行います。
入金の消込とは、入金された売掛金などの債権を、帳簿上から消し込んでいくことです。
例えば、売掛金で10万円が計上されている状況で10万円分の入金が確認されたら、売掛金の10万円を消し込んで、普通預金10万円を計上します。
入金の消込は、正しく入金されてから行う作業のため、まずは請求した金額が期日までに正しい金額で入金されたことを確認しましょう。
請求書の発行から入金管理までの流れ
ここまでは、請求書と入金管理についてそれぞれ解説をしてきました。
ここでは、請求書の発行から入金管理までの流れを解説していきます。
請求書の発行から入金管理までの流れは、下記の通りです。
- 指定の期日で締め切り請求書を発行する
- 請求書を相手先に送付する
- 入金を確認する
- 入金消込を行う
まず、指定した日で締め切った後に、請求作業に入ります。
例えば月末締めの場合は、月末までの活動が終了したら締め切り、1日から月末までの1ヶ月分の請求書を発行します。
請求書を発行する際は、指定の期間での取引を全て抽出し、請求する合計金額を算出します。
なお、請求金額の間違いがないように、別の担当者と二重チェックを行うなどの対策をしてから請求書を発行してください。
そして、請求金額の期日を迎えたら、入金の確認を行います。
入金の確認をし、過不足などがあった場合は素早く相手先に連絡しましょう。
正しい金額が入金されたことが確認できたら、入金消込を行って完了です。
請求書の発行から入金管理までの問題点
前の章で請求書の発行から入金管理までの流れを解説しましたが、問題点は何が挙げられるでしょうか？
考えられる主な問題点は、下記の3つです。
- 時間がかかる
- ミスが起こりやすい
- コストがかかる
1つずつ解説していきます。
時間がかかる
問題点の1つ目が、時間がかかることです。
請求書を発行する際は、間違った金額を請求しないように二重チェックなどの対策を行いながら、請求金額の確認を慎重に行う必要があります。
請求金額を確認する場合、金額を管理しているエクセルなどで確認することになりますが、人の目視での確認のため、どうしても時間がかかってしまいます。
請求金額が確定した後も、エクセルなどで作成した請求書を印刷して、承認者に回さなければなりません。
そして、承認された請求書を封筒に入れて、郵送する作業にも時間がかかることでしょう。
さらに入金があった際は、帳簿上の債権の金額と入金された金額が一致しているかを確認し、過不足があれば相手先に素早く連絡をしなければなりません。
上記の作業を全て人による手作業でこなすには、相当な時間がかかっていることが想定されるため、経理担当者に負担がかかっているといえるでしょう。
ミスが起こりやすい
問題点の2つ目が、ミスが起こりやすいことです。
請求業務を行う経理担当者が手動で請求金額を入力したり、入金された金額の確認をしたりするため、どうしても人為的ミスが起きやすくなってしまいます。
二重チェックによりミスを最小限に抑えることも可能ですが、確認は時間のかかる作業のため、経理担当者の負担がかかることに注意しなくてはいけません。
コストがかかる
問題点の3つ目が、請求業務に関連するコストがかかることです。
請求書を紙で印刷すると印刷代や紙代がかかり、郵送すると郵送代や封筒代がかかります。
特に取引先が多い企業では、かなりのコストがかかっていることでしょう。
さらに、請求書の控えを保管する際に、自社で保管しきれずに外部に倉庫を借りた場合、倉庫代もかかってしまいます。
毎月請求業務を行うだけでコストがかかるため、問題点の一つといえるでしょう。
問題解決には請求管理システムの導入がおすすめ
前の章で、請求書の発行から入金管理までの問題点を3つ解説しました。
これらを解決するには、どうしたらよいのでしょうか？
問題解決をするためには、請求管理システムの導入がおすすめです。
なぜなら、問題点を解消してくれること以外にも、メリットがあるからです。
しかし、請求管理システムの導入によるデメリットがあることにも、気を付けなければなりません。
そこでここでは、請求管理システムを導入するメリットとデメリットを解説していきます。
請求管理システム導入のメリット
請求管理システムを導入すると、主に下記4つのメリットがあります。
1つずつ解説していきます。
業務の効率化ができる
メリットの1つ目が、業務の効率化ができることです。
手作業で行うと時間がかかっていた請求業務でも、請求管理システムを導入すれば業務の効率化ができ、経理担当者の負担の軽減ができます。
例えば、請求管理システムを導入すると請求書を電子化でき、請求書を郵送ではなくメールで相手先に送付できるため、請求書の印刷と郵送の手間が省けます。
また、入金の消込を自動で行える請求管理システムもあるため、請求管理システムを導入すると、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。
ミスを防げる
メリットの2つ目が、ミスを防げることです。
請求管理システムを導入すれば、これまで手動で行っていた作業を自動化できるため、ミスを防げます。
例えば、これまで経理担当者が目視で行っていた入金消込を、請求管理システムで自動で行えば、人の手が入らないためミスを減らせることでしょう。
手動で行う作業を減らすことで、ミスを最小限に抑えて請求業務を進められることはメリットといえます。
コストの削減ができる
メリットの3つ目が、コストの削減ができることです。
請求管理システムは、請求書を電子化して相手先にメールで送信できるため、請求書を紙に印刷する必要がありません。
したがって、印刷と郵送にかかっていたコストの削減が可能です。
さらに、請求書を電子保存できるため、請求書の保管コストがかかる心配もありません。
請求業務の状況が見える化できる
メリットの4つ目が、請求業務の状況が見える化できることです。
もし、経理の請求業務をしている担当者が休んだ場合、請求業務の進捗を把握できません。
請求書の印刷や、入金消込がどこまで進んだのか把握できない状況になってしまい、急いでいる場合、現場は混乱してしまうことでしょう。
しかし、請求管理システムを導入すれば、請求業務の進捗がわかり、業務が滞ることがありません。
さらに請求業務を見える化することで、一人の担当者だけが業務を知っている状態、いわゆる専任業務になることを防げる点も、請求管理システムを導入するメリットといえるでしょう。
請求管理システム導入のデメリット
請求管理システムを導入するメリットがある一方で、主に下記の2つのデメリットがあります。
- 導入・運用コストがかかる
- 請求業務の手順が変わる
1つずつ解説していきます。
導入・運用コストがかかる
デメリットの1つ目が、導入・運用コストがかかることです。
請求管理システムは、業務効率化ができるなどの多くのメリットがありますが、導入コストがかかります。
また、導入した後も運用コストがかかるため、注意が必要です。
したがって、自社に適した機能を持っている請求管理システムを選ぶことや、既に導入している他のシステムと連携ができることなどの観点から、請求管理システムを選ぶことが大切といえます。
請求業務の手順が変わる
デメリットの2つ目が、請求業務の手順が変わることです。
請求管理システムを導入すれば、これまでの請求業務と手順が変わるため、社内だけでなく社外にも気を配る必要があります。
社内では、業務手順をどのようにするか、また請求管理システムの運用サポートが十分か、などを確認しなければなりません。
また、これまで紙で請求書を郵送していた取引先にも、今後電子の請求書の送付を行う連絡をする必要があります。
請求管理システムの導入をするためには、社内・社外へ確実に情報を共有する必要があることを覚えておきましょう。
業務改善が期待できる請求管理システム3選
請求業務を効率化するためには、請求管理システムの導入が必要です。
そこで、ここでは業務改善が期待できる請求管理システムを3つ紹介します。
- マネーフォワードクラウド請求書（株式会社マネーフォワード）
- Misoca（弥生株式会社）
- クロジカ請求管理（TOWN株式会社）
1つずつ解説しますので、あなたに合ったサービスがあるか確認してみてください。
マネーフォワードクラウド請求書（株式会社マネーフォワード）
1つ目は、株式会社マネーフォワードが展開する「マネーフォワードクラウド請求書」です。
マネーフォワードクラウド請求書は、多くの大手企業や個人事業主が利用している請求管理システムです。
見積書、納品書、請求書の流れで簡単に請求書を作成できる機能や、最新の法改正に対応する機能を持っています。
また、マネーフォワードの他システムと連携できるため、特にマネーフォワードクラウド会計などのシステムを既に導入している企業であれば、利用してみるとよいでしょう。
Misoca（弥生株式会社）
2つ目は、弥生株式会社が展開する「Misoca」です。
Misocaは、お客さま満足度が高い請求管理システムです。
請求書を簡単に作成できるだけでなく、電話やチャットなどのサポート態勢が整えられており、安心して利用できます。
会計連携もできるため、弥生会計を利用している企業は、Misocaを利用することで業務効率化ができることでしょう。
クロジカ請求管理（TOWN株式会社）
3つ目は、TOWN株式会社が展開する、「クロジカ請求管理」です。
クロジカ請求管理は、シリーズ合計で1,800社、3万5千人以上が利用している請求管理システムです。
請求書のメールを1クリックで送信できるなどの請求業務の効率化ができるだけでなく、毎月の売上が自動集計できる、事業運営の効率化ができる機能も備わっています。
また、対応するのが難しい電子帳簿保存法などの最新の法改正にも対応しています。
気になる方は、無料で利用できるプランから始めてみてもよいでしょう。
一括で管理して課題を解決しよう
請求書の発行から入金管理までの請求業務を手動で行うと、一括で管理できないため業務が非効率になり、経理担当者の負担がかかってしまいます。
したがって、請求管理システムを導入し、請求業務を一括管理して課題を解決することをおすすめします。
ただし、既にお伝えしたように請求管理システムを導入するとコストがかかるため、自社の課題を解決してくれる請求管理システムを選ぶことが大切です。
まとめ
この記事では、請求書の発行から入金までの流れや問題点、また問題を解決するために導入すべき請求管理システムについて解説しました。
請求業務を手動で行うと時間がかかったり、ミスが起こりやすくなったりする問題がありますが、請求管理システムを導入すれば問題を解決できることでしょう。
ただし、請求管理システムを導入すると、コストがかかることや、請求業務の手順が変わることなどに注意をする必要があります。
また、請求管理システムを導入する際には、自社の課題を解決してくれる機能を持っている請求管理システムを導入することが大切です。
業務改善が期待できる請求管理システムは、下記の3つです。
- マネーフォワードクラウド請求書（株式会社マネーフォワード）
- Misoca（弥生株式会社）
- クロジカ請求管理（TOWN株式会社）
自社に合った請求管理システムを見つけ、請求業務の効率化を進めていきましょう。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
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