こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
皆さまの会社では、請求書はどのようにして送付していますか？手作業で請求書を郵送していたり、メールで送付していたりする企業の経理担当者の方は、「手間がかかるな…」と思ったことがあるのではないでしょうか。
請求書の送付以外にも請求書自体の作成や、内容のチェックも手作業で行う必要があります。
これは経理担当者の負担となるほか、時間もかかるため、スタッフの残業が増えるという悩みもあります。
また請求書は2023年10月から開始されるインボイス制度にも関係しているため、手作業で作業をしていると、さらに経理担当者の負担が増えてしまう恐れがあります。
そこでこの記事では、このような「請求書の手作業」から卒業するための方法を紹介します。請求書の手作業から脱却し、業務の効率化を進めていきましょう。
目次
請求書とは？
請求書は、サービスや商品を提供した対価の支払いを顧客に求める書類です。
請求書がなければ、基本的には顧客から代金を受け取れないため、企業が収益を計上するために必ず発行する必要があります。顧客と契約を続けている限り、定期的に請求をしなければならない仕組みとなっています。
顧客によって料金形態が異なる場合は、請求管理が煩雑になるため注意が必要です。
請求に関わる業務
請求業務は請求書を発行するだけと思われることが多いですが、以下のように発行の準備や郵送後にしなければならない作業があります。
- 請求内容の確認
- 請求書の作成・送付
- 入金の確認と消込
1つずつ見ていきましょう。
請求内容の確認
請求書を作成する前に、顧客に対する請求内容や金額を確認します。
請求内容や金額を間違えて顧客からの信用を失わないように、必ず事前に内容及び金額の確認をしてください。
請求書の作成・送付
請求内容が確認できたら、請求書のフォーマットに入力をしていきます。
送付は、郵送やメールなどで行います。
入金の確認と消込
支払期日までに自社の銀行口座に入金されているかを確認し、入金の確認後に売掛金や未収入金などで計上されている債権を消込します。
なお期日を過ぎても入金がされない場合は、督促をしなければなりません。必ず入金されるかどうか、また入金された金額が帳簿と合っているかを確認しましょう。
請求書にかかわる業務の5つの悩み
エクセルなどの表計算ソフトや紙媒体で請求書を作成している企業では、以下のような5つの悩みを持っていることが多くあります。
1つずつ解説していきます。
請求書の作成自体に時間がかかる
1つ目は、請求書の作成自体に時間がかかることです。
請求書の作成は、エクセルなどの表計算ソフトで行っていることが多いことでしょう。
自社の請求書フォーマットに顧客情報や請求内容をコピー＆ペーストするほか、計算式を活用している企業が大半なのではないでしょうか。
表計算ソフトで取引先ごとに1枚ずつ請求書を作成する場合は、時間がかかります。
請求先が増えれば増えるほど、請求締め日後の限られた時間で作業をすることがだんだんと難しくなっていきます。
印刷・郵送などの手作業や内容のチェックに手間がかかる
2つ目は、印刷・郵送などの手作業や内容のチェックに手間がかかることです。
請求書の作成が完了した後は、印刷・封入・宛名書き・郵送を行います。印刷・封入・宛名書き・郵送の工程は、もちろん手作業で行わなければなりません。
テレワークの普及が進んできている現在でも、請求書を送るために出社している、という方も多いのではないでしょうか。
またメールで送付する場合も、顧客のアドレスと請求書の宛先が合っている確認をする必要があるため、郵送ほどではないにせよ時間がかかります。
さらに請求書の内容は、ダブルチェックしてミスを防ぐようにしている企業も多いと思われますが、ダブルチェック自体にも時間と手間がかかります。
多くの請求書をチェックするという同じ作業を長時間続けていると集中力も落ちてくるため、誤りを見落とす可能性が高まることにも注意が必要です。
ミスが起こりやすい
3つ目は、ミスが起こりやすいことです。
どれだけチェックをしていても、内容の間違いや請求書の封入ミス、誤郵送など、請求書を作成して送付するまでの工程には、ミスの要因となる要素が多く存在します。
請求書はお金にかかわることのため、間違いが起こると自社の信頼性が大きく揺らいでしまうことになってしまいます。
インターネット上などで「あの企業は請求ミスが多いから信用できない」という、噂が流れてしまうと、今後の経営計画にも影響を及ぼしかねません。
消込に手間がかかる
4つ目は、消込に手間がかかることです。
請求に関わる業務は、請求書の作成と送付だけではありません。
顧客の元へ無事に請求書が届き入金されたら、自社で計上している売掛金や未収入金などの債権を「消込」する必要があります。
銀行口座の入金データと請求内容を目視で照らし合わせて、自社で計上している債権と合致するものを消し込む必要がありますが、消し込む判断が難しい時があります。
例えば振込手数料分を差し引いて入金していたり、複数の契約を合算した金額を入金したりする顧客がいた場合です。請求した金額と同じ金額が入金されないと、請求した内容と金額が合わないため、不一致原因の調査が必要になります。
消込は二重消込や消込漏れが発生すると、自社の資金繰りに影響を与える可能性もあるため、慎重に行わなければなりません。
請求書業務が属人化している
5つ目は、請求書業務が属人化していることです。
表計算ソフトや紙媒体で請求書を作成している場合、決まったフォーマットがあり、何枚もの請求書を作成する必要があるため、属人化しやすくなってしまいます。
属人化してしまうと、担当者でないと業務を進めようと思ってもどこに請求書作成用の表計算ソフトや紙媒体があるかわからないでしょう。
さらに特定の人しか担当をしていないために改善点が分かりにくく、業務スキルの蓄積ができません。
誰がやっても同じ請求業務ができるように、仕組みを変える必要があります。
請求業務の悩みを解消するには？
請求に関わる業務には先に挙げたような悩みが存在し、主な原因は社員による「手作業」が介入していることです。
手作業を減らすためにはどうしたら良いのでしょうか？
結論は「自動化」を行うことです。
次の章では、手作業から卒業するための請求業務の自動化について解説します。
請求業務のお悩みは「自動化」で解決
手作業から卒業するための方法として、最もおすすめしたいのが「自動化」です。
エクセルなどの表計算ソフトでも、マクロなどを使えばある程度の自動化はできますが、データ量が増えるとソフトが重くなったり、業務が属人化したりする恐れがあります。
そこで次では、自動化ができる「請求管理ツール」について解説していきます。
請求業務を自動化できる「請求管理ツール」がおすすめ
最近では膨大な請求件数にも対応できるように「請求管理ツール」が普及してきています。
表計算ソフトの欠点を補っているため、より業務を効率化してくれるでしょう。
請求管理ツールには、顧客データの管理から請求書の発行・送付、入金消込までを一元化できる機能が備わっています。
請求に関わる業務の多くを自動化できるため、請求管理ツールの利用がおすすめです。
請求管理ツールができることは、主に以下の5つです。
- 請求書の自動作成により間違い防止ができる
- 請求書の送付がボタン一つでできる
- 消込が短時間で完了できる
- 支払督促ができる
- 売上レポートなどが作成できる
1つずつ解説していきます。
請求書の自動作成により間違い防止ができる
請求管理ツールには、定期的に発行する請求書を自動で作成する仕組みが備えられています。顧客によって請求のタイミングが異なる場合でも対応可能です。
請求の期日や請求書の発行フラグなども自動で生成されるため、表計算ソフトで別途管理する必要がありません。
したがって請求管理ツールを使うと、請求書の作成で間違いが発生しやすい工程を自動化できるため、発行ミスを防げます。
定期的な請求の件数が多い会社の場合は、請求書の自動作成機能による恩恵は大きいと言えるでしょう。
請求書の送付がボタン一つでできる
請求管理ツールの中には、印刷や封入、郵送をボタン一つで代行してくれる機能があります。
またメールでの請求にも対応しており、テンプレートを設定しておけば、クリックするだけで顧客に請求書を送付できます。
毎月増え続ける請求書を時間に追われながら郵送する作業から解放されるほか、テレワーク中に出社して、請求書の郵送準備をする手間も解消できます。
消込が短時間で完了できる
請求管理ツール内で顧客データと請求・振込情報が紐づけできている場合は、消込が短時間で完了できます。
過去のデータを参照して同じ振込名義や金額があれば、自動で消込をしてくれるためです。
顧客によっては、振込名義の表記ゆれで消込ができない場合がありますが、顧客データには表記ゆれも登録できるため、次回からは自動的に消込されます。
支払督促ができる
請求管理ツールは請求の自動化だけでなく、期日になっても入金のない取引先に対して、支払督促ができる機能が付いているものもあります。
支払督促の業務で時間を取られており、自社の課題として考えている場合は、支払督促機能が付いている請求管理ツールを使用した方がよいでしょう。
請求管理ツールによる支払督促は、事前にメールのテンプレートを準備しておき、入金期日を過ぎた取引先に対して、自動で支払督促をしてくれる仕組みになっています。
支払督促は、初動に素早く対応することが大切です。
自動支払督促機能を使えば督促漏れを防げるため、便利な機能です。
売上レポートなどが作成できる
請求書を発行することで、売上レポートが自動で作成できる請求管理ツールがあります。
日々の請求業務を進める中で、売上レポートがリアルタイムで反映していくと、足元の経営状況を確認できるため便利です。
また売上レポートだけでなく、資金繰りレポートが作成できる請求管理ツールもあります。
もし日々の売上を把握したい場合は、売上レポートの作成機能が付いている請求管理ツールの導入を検討すると良いでしょう。
請求業務を自動化するときの2つの注意点
請求業務のお悩みを解決するためには、自動化ができる請求管理ツールの導入がおすすめとお伝えしましたが、注意点もあります。
そこでここでは、請求業務を自動化するときの注意点を解説します。
注意点は以下の2つです。
- 費用がかかる
- 請求業務の手順が変わる
1つずつ解説していきます。
費用がかかる
自動化するために請求管理ツールを導入すると、導入費用や運用費用などがかかります。さらに、正しく操作するための研修費用などがかかる場合があることにも注意が必要です。
ただし請求管理ツールを導入すれば、人件費を中心に費用の削減ができ、将来的には多くの費用削減が見込めます。
また、請求業務が自動化されて捻出された時間で、他の業務を進めることもできます。
請求管理ツールを導入することで、将来どのくらいの費用や業務を減らせるかなどを考慮し、請求管理ツールに充てる費用を検討すると良いでしょう。
請求業務の手順が変わる
請求管理ツールを導入することで、請求業務の手順が変わることにも注意が必要です。
これまで行っていた請求業務の手順が大きく変わることになるかもしれないため、請求管理ツールに合わせる形で業務手順を見直す必要があります。
ルールを作り、混乱なく請求業務を行えるようにすることが大切です。
もし手順を決めずに業務を行うと、請求業務に混乱が生じ、取引先に迷惑がかかる恐れもあります。
請求管理ツールの操作を覚えるために研修を行うなど、業務手順が変わることを前提に請求管理ツールの導入を考えると良いでしょう。
インボイス制度への対応と同時に請求業務の手作業を卒業しよう
2023年10月1日から始まるインボイス制度への対応と同時に、請求業務の手作業を卒業しましょう。
インボイス制度が導入されると経理業務が増え複雑化することが懸念されるため、手作業による対応が難しくなってくるからです。
例えばインボイス制度に伴い、これまで使用していた請求書のフォーマットを「適格請求書」の要件に適応した変更する必要があります。
さらに、受け取った適格請求書の確認や電子保存などを行う必要が出てくるため、ただでさえ四半期決算などで忙しい経理業務がさらに増えることになります。
インボイス制度の対応を見据えながら、請求書の自動化をして経理業務の負荷軽減を進めることが大切です。
まとめ
請求書の送付をはじめ、内容の確認や消込など、請求に関わる業務の多くは手作業が必要になります。手作業は時間がかかるほか、ミスも発生しやすいため、可能な限り「自動化」することが手作業から卒業するポイントです。
自動化を実現するためには、エクセルなどの表計算ソフトを活用する手段がはじめに思い浮かぶことでしょう。しかし、データ量が膨大になるとソフトに不具合が発生する恐れがあるほか、業務の属人化も懸念されます。
したがって自動化には「請求管理ツール」を導入することをおすすめします。
請求書の作成や送付、入金後の消込までの多くの作業を自動化できるため、業務効率化に大きく貢献できることでしょう。
また自動化で作業時間が短縮できた際は、社員を他の業務に回せるため、企業全体の労働生産性向上も見込めます。
インボイス制度への対応と同時に請求業務の手作業を卒業するためにも、請求管理ツールの導入を検討してみてください。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
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