こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
企業が安定して利益を確保するには、ヒト・モノ・カネという経営資源を効率よく活用し、より多くの利益を生み出し、同時に業務の生産性を高めて、付加価値の高い経営につなげる必要があります。
従来は、上記経営資源のうち、主にモノ（商品、設備など）、カネ（現預金）といった、物理的な経営資源をいかに効率的に活用し多くの利益を稼ぐかという点を中心に議論されることが多かった一方で、昨今はヒト（雇用・人材）という人的資源の活用について注目されるケースが多く見受けられます。最近では、優秀な人材を多く抱える企業ほど、新たなイノベーションを起こし、新聞記事でもその活躍が取り上げられる機会も珍しくありません。
会社の利益に直結するような生産性の高い業務の遂行は、結局のところヒトによる判断・意思決定に左右されます。今回は、「ヒト（雇用・人材）」という経営資源に着目し、特に「労働生産性」の向上につなげていくための考え方、施策について解説していきます。
目次
労働生産性とは？
生産性とは、一人の労働者がどれほどの成果を生み出したかを示す指標です。労働生産性を高めるには、労働者一人一人が、より高い成果を上げていくことが重要です。
この点に関して、「労働生産性分析」という分析手法があります。
労働生産性分析とは、会社のヒト（雇用・人材）という経営資源が、どの程度効率的に活用され成果を生み出しているかを分析することを意味します。
労働生産性の分析は、同業他社との比較により、現在の自社の生産性を把握でき、また、現状ヒトという経営資源の活用を効率化できていない部分の発見など、自社の課題認識と改善策の検討にもつながるといったメリットがあります。
労働生産性分析が注目される理由
近年、上述の労働生産性分析が注目されている背景としては、昨今の深刻な少子化に伴い、労働人口の減少が加速していることが要因として挙げられます。労働人口が減少する中でも、企業は長期的に存続していくために、継続的に利益を確保していくことが求められます。
そのためには、減少傾向にあるヒトという経営資源を効率よく活用し労働生産性を高めることで、さらなる付加価値の高い経営につなげる必要があります。
労働生産性が低くなる要因
労働生産性が低い企業の主な要因として、「長時間労働」という点が挙げられます。特に長時間労働が常態化している企業の多くは、全体として労働生産性は低い傾向にあると考えられます。
生産性の低い業務が非効率に行われ、その結果想定以上の労働時間が発生し、また同時に人件費も増大し生産性が低下するといった状況が改善されていないケースが生じていると考えられます。
コア業務・ノンコア業務とは
企業において発生する業務は、労働生産性の観点で、「コア業務」と「ノンコア業務」の2つに分類することができます。
「コア業務」とは文字通り「企業活動の根幹を成す業務」を指します。 営業・マーケティング活動、経営戦略の立案など、会社が生み出す利益に直結するような、生産性の高い業務です。コア業務の業務内容は定型化されておらず、高度かつ専門的な判断を必要とされる場合が多いため、一般的に難易度の高い業務と言えます。そのため、コア業務には、時間やリソースを十分に費やして対応する必要があります。
これに対し「ノンコア業務」とは、その業務自体は、会社の利益に直結しないものの、企業のコア業務をサポートするために必要な業務全般を指します。コア業務に比べて、業務内容が定型化されているものが多く、比較的単純な作業がメインとなり、生産性の低い業務と言えます。
ノンコア業務の一例として、見積書・請求書等の文書作成・発送、立替経費の精算、電話対応、備品の管理などが該当します。
労働生産性を高める方法
労働生産性の高める主な方法として、上述のノンコア業務のうち、本来必要無いにも関わらず、頻繁に発生している無駄な業務や、生産性の低いにも関わらず、時間が大幅に発生している業務を極力効率化し、労働者が利益に直結する生産性の高い仕事に集中して取り組めるような労働環境の改善を図ることが重要です。このような取り組みにより、労働時間の長期化を防ぐことで、一人当たりの生産性は向上します。労働環境の改善は、労働者にとってメリハリのある働きができるといった、モチベーションの向上にもつながります。
上記の労働生産性向上のための施策として、「システムの導入」が有効です。
例えば、従来はエクセル等のスプレッドシートで管理していたような情報は、量が増え複雑化すればするほど煩雑になり、スプレッドシート上で管理できる許容量を超え、不具合や破損などの問題が生じやすくなります。
一方で、高度な業務システムを導入することにより、複雑な情報の管理が格段に高度化し、従来のマニュアル的な作業に比べ、業務の効率化につなげることが可能となります。
当該システムの導入により業務の自動化を図ることは、以下のような点で、生産性の向上につながると考えられ、結果的に人件費や外注費等のコスト削減にもつながります。
情報共有の円滑化
例えば、緊急性の高い連絡事項を、これまでは人の手でメールにより各従業員へ周知していたものを、あらかじめシステム上特定の条件で自動のアラートメールが送信されるような設定を行っておくことで、これまでの人の手によるメール送信の準備作業等にかかっていた時間は削減可能です。
また、緊急性の高い連絡事項の周知は、迅速な対応が最優先に求められますが、システム上で処理が自動化できる場合は、伝達ミスやメールの再送といった非効率な時間の削減にもつながります。
情報の検索性向上
情報の検索性に関しては、「必要な情報を正確かつスピーディーに入手できる」状態にあることが重要です。普段頻繁に使う資料はすぐに見つけられても、数年前など過去の資料を急遽使いたいとき、資料を適切に管理できていない場合は、探すのに想定外の時間がかかってしまうこととなります。
このように、「探す」という単純な作業に時間がかかってしまう場合、業務の生産性の観点では望ましくないため、紙の書類、電子データのどちらにおいても、情報は常に探しやすく整理されていることが労働生産性向上のポイントです。
外注費の削減
最近は会社の状況に合わせて、システム上取り入れたい機能を自らが容易にカスタマイズすることも可能になってきているため、このような自製化により、システムベンダーへの発注コストの削減も図ることが可能となります。
ノンコア業務を効率化する方法
上述のノンコア業務は、会社の経営活動を行う上で不可欠な業務ではあるものの、基本的に利益には直結しない生産性の低い業務のため、多くの時間をかけることは望ましくないと考えられます。ノンコア業務は極力効率化により時間を短縮化し、その分コア業務に時間を費やすことが、生産性の高い働き方と言えます。
では、どのようにノンコア業務を効率化するのが望ましいでしょうか。コア業務と比べ重要性が低いとは言え、全てのノンコア業務を削減することはできません。よって、まずは各ノンコア業務それぞれの業務負荷量の洗い出しにより、負荷の大きい領域を特定し、その部分についてシステムで自動化を図るといった効率化のための施策を講じる必要があります。
例えば、上述の「見積書・請求書等の文書作成・発送」の場合、紙ベースの請求書等の発送において、封入作業に時間がかかっている場合は、電子請求書発行システムを活用することで、封入作業自体をゼロにすることができます。また電子請求書発行システムに、金額・日付等のデータをシステムにアップロードすることで、自動的な電子請求書発行、及び得意先への発送が可能となり、紙ベースの請求書・見積書の印刷、封入、発送の作業時間の削減につなげることができます。
次の章では、見積書・請求書の入力を自動化するツールの導入、及びそのメリットについて解説します。
請求書・見積書の入力を自動化するツール導入及びそのメリット
企業活動において、日常的に頻繁に発生する主な業務として、取引先などに送付する見積書・請求書の作成業務があります。特に、請求内容等の入力作業をすべて人の手で行う場合は、請求書・見積書発行のための作業が煩雑になるだけでなく、確認や修正作業といった業務負荷がかかり、またヒューマンエラーが生じやすい性質があることから、非効率による労働時間の増加につながってしまいます。
特に大企業など、数十年も前から存続している企業では、上述のような請求書・見積書発行などの文書作成は、マニュアルを中心とした手法で進められるケースが多く見られます。紙で発行された資料に基づき、請求・見積内容を目視しながらシステムに入力していく作業は、通常煩雑になりがちです。取引規模が大きくなるほど取引件数も増え、また内容も多岐に渡ることから、一元的な管理がますます難しくなっていきます。
また、これらの取引を1件1件手入力していくのは、非常に多くの時間を要します。加え、人の手で入力する以上、ヒューマンエラーをゼロにすることは困難であり、労働生産性の低下を招く原因と言えます。
ここで、 請求書・見積書作成を自動化するツールを導入すれば、上述のマニュアル的な作業負担を大幅に軽減できます。詳細な入力手順を当該ツールに覚えさせることで、請求処理等における定型的な業務の自動化が可能となり、作業効率の改善につなげることができます。
また、昨今注目されているAI（人工知能）技術を請求書・見積書作成ツールに取り込むことで、紙の基礎資料のスキャンにより文字や数値の読み取りが可能となり、ある程度の正確性を担保した請求書等の作成を自動的に行うことが可能です。仮に、取引先ごとに異なる様式を用いている場合でも、上述のAI技術を取り入れ、一度ツールに学習させることで、次回以降の取引時における入力業務をより高度に自動化することが可能となり、効率的にオペレーションを進めることができます。特に最近は、AIの読み取り精度が高まってきており、加えてAIの読み取り結果をツール側で補正処理して請求・見積データを自動生成するといった高度な対応も可能になってきています。
また、上記請求書作成の自動化ツールの中には、クラウド型のサービスなど、オンライン上で作業可能なタイプのツールがあります。インターネットが接続可能な環境で、クラウド型の当該ツールを導入することで、自宅や出張先など場所を問わず作業が可能になるので、必ずしもオフィスに出社する必要性がなくなり、昨今のコロナ禍において推進されているテレワークなど、多様なワークスタイルにも対応しやすくなります。また、テレワークが可能な状況であれば、オフィスへの移動時間の削減が可能となるので、より生産性の高い業務に時間を費やすことも可能となります。
このように請求書・見積書の作成における入力業務の自動化は、作業効率の向上や、人の手による業務負荷の大幅な軽減、さらにテレワークの推進にもつなげることができるので、多くのメリットを享受することが期待できます。
まとめ
上述の通り、企業が労働生産性を高めていくには、生産性の低いノンコア業務を、システムやツールの導入により、自動的かつ効率的に処理できる仕組みを構築し、極力ヒトからノンコア業務を切り離していくことが理想と言えます。
その分、生産性の高いコア業務には、ヒトすなわち労働者が注力することで、労働生産性の向上につながります。その結果、会社の業績向上にもつながり、労働者へのボーナスといった形で還元することができ、また労働者は生産性の高い業務に注力できることから、モチベーションアップにも繋がります。
その結果、企業は雇用の確保や労働者の流出防止を図ることができ、長期的かつ安定的な経営活動の実現にもつながっていきます。
現在、請求書や見積書の作成といった、生産性の低いノンコア業務に多くの時間を費やしてしまっている場合、これを機に、是非システムの導入による業務の効率化や、労働生産性の向上の実現について検討してみてはいかがでしょうか。
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