こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書は送付して終わりではなく、入金確認を行い、代金回収までしっかり行う必要があります。入金確認は、その方法や商材によって業務完了にかかる時間もさまざまです。
この記事では請求業務から入金管理までを効率的に行う方法について解説します。
目次
商取引において入金管理は最も重要な仕事のひとつ
一般的に、企業では多くの収入を得ることが重視されますので、売上に直結する営業活動は最も重要な仕事であると言えます。これに対して、契約・販売した後の請求や入金に関する業務についてはどうでしょうか？多くの企業で、これらの業務は滞りなく行われるのが当たり前と考えられており、あまり注目されていないと言えるでしょう。
しかし、商取引というものは、単に販売して終わりなのではなく、請求・入金の段階を経て初めて完結するものです。例えば、販売によっていくら多くの売上を獲得できたとしても、代金を回収することができなければ結局のところ1円の利益にもならないと言えます。
したがって、実は請求業務や入金管理というのは、営業活動と並んで企業にとって大切な仕事であるといえるのです。
そうは言っても、現実的には請求業務や入金管理に充てられるマンパワーは限られており、少ない人員で業務を行っていかざるを得ない状況です。
請求業務と入金管理の主な業務内容
皆さんの会社では、どのように請求業務や入金管理の業務を行っているでしょうか？これらの業務は一見、単純なように見えて、実は複雑で手間を要する作業です。
しかも、毎月、反復・継続的に行われますので、かなりの時間がこれらの業務に割かれることとなります。
まずは、請求書を発行してから実際に入金されるまでの一通りの流れを確認することによって、業務の全体像を把握していきましょう。特に請求書については、近年、法改正等によって大きな影響を受けていますので、併せてわかりやすく解説していきます。
請求業務
請求業務というのは、端的に言えば、請求書を印刷して取引先に送付する業務です。
例えば、商品の販売を行っている企業であれば、営業担当が商品の受注を受けて納品した後、請求書を発行することとなります。請求書の発行は、商品の納品ごとに行われることもありますし、1ヶ月の納品分をまとめて請求する場合もあります。また、請求書を発行する部署は、営業部門が行う会社もありますし、本社で一括して行う会社もあるでしょう。
請求書を発行する際に最も大切なのは、請求漏れや請求遅れを出さないことです。ですから、営業担当は、商品を販売・納品したら忘れずに必要な事務処理を行って、請求書が滞りなく発行されるようにする必要があります。納品済であるにも関わらず請求書の発行を失念してしまえば、代金の回収が遅れてしまうことにつながる恐れがありますので、注意が必要です。
また、年度末に、このような処理漏れが発生してしまうと、販売済の商品について売上計上がされないこととなり、納付する税金の額にも影響する可能性もあります。
インボイス制度
請求書の発行に関して、知っておかなければならないポイントとして、インボイス制度と電子帳簿保存法があります。
インボイス制度は消費税の適格請求書等保存方式とも呼ばれており、請求書の様式に大きく影響する制度です。2023年10月から導入されることとなっています。
インボイス制度導入後はインボイスの要件を満たす請求書を保存していなければ、消費税の納税額を計算する際に、仕入税額控除を受けることができません。つまり、仕入先等に支払った消費税を差引することができないのです。
インボイスの要件には、登録番号の記載や消費税率の記載等がありますので、制度導入までに請求書の様式変更を完了させておく必要があると言えます。
また、インボイス制度の影響は請求書だけに留まりません。実は、売上にも大きな影響を及ぼす可能性があるのです。先にも述べたとおり、インボイスの保存がなければ消費税の仕入れ税額控除を受けることができません。したがって、商品の買い手の立場からすれば、インボイスを発行している事業者から商品を購入した方が良いということになります。このことは逆に言えば、インボイスを発行していない事業者から商品を購入すると不利であることを意味します。
したがって、インボイス制度への対応は請求業務に関わる事項であると同時に、取引の継続に関わる点で、経営的にも重要な事項であると言えます。制度導入までに、確実に対応準備を進めておきましょう。
電子帳簿保存法
さらに、請求書に大きな影響を及ぼす法律として、電子帳簿保存法についても知っておく必要があります。電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、国税関係帳簿書類について電子データによる保存を認める特例となっています。
電子帳簿保存法の対象は多岐に渡りますが、中でも特に重要なのが電子取引についての取扱いです。電子取引というのは具体的には、請求書を電子メールで受領した場合や、オンラインで請求書をダウンロードした場合が該当します。
電子帳簿保存法においては、電子取引を行った場合には紙として印刷した状態ではなく、電子データのまま保存しなければならない旨が定められています。そしてこの取扱いは、実は既に2022年1月から義務化されているのです。2年の猶予期間が設けらているものの、2024年1月以降は必ず電子データによる保存が必要となります。
請求書を発行する側の立場からすると、請求書を紙で発行するのか、電子データで送付するのかは任意に決められますが、今後は、取引先から電子データでの請求書の発行を要望される場合も出てくるものと考えられます。あらかじめ、対応についての検討を行っておくべきでしょう。
入金管理
前節まで、請求業務の流れと近年の法改正による影響について説明してきました。取引先へ請求書を発行した後は、日々の入金を確認しながら請求を消込みしていくこととなります。
入金の確認と聞くと、定型的で単純な作業と思われがちですが、実はパズルのように複雑な作業が必要とされる業務です。
入金管理を複雑にしている要因は大きく2つあります。
まず、1つ目の要因は、代金の支払方法に様々な種類があることです。
一般的には、銀行振込によって支払われることが多いですが、業種によっては現金による支払いのほか、小切手、約束手形によって支払いを受けることもあるでしょう。また、同じ取引先に対して、売上だけでなく仕入も発生している場合には、代金の一部を相殺によって消去するケースもあります。
また、入金管理が複雑となる2つ目の要因として、請求書の金額と入金額が一致しないケースが挙げられます。例えば、請求額よりも入金額が少ない例としては、入金時に振込手数料を差引して支払ってくる場合や、取引先の都合で請求の一部だけを支払ってくる場合が挙げられます。
また、逆に請求額よりも入金額が大きい場合もあります。例えば、複数の請求書の金額をまとめて支払いしてきた場合や、まだ請求していない未請求の分について支払いがあった場合等が考えられるでしょう。
その他にも、振込みと約束手形を組み合わせて支払いしてくる場合や、請求書の宛名とは別の名義で振込みしてくる場合などがあり、これらが組み合わさって入金管理を複雑にしていると言えます。
入金処理を速やかに行うには？
このように、複雑な入金管理を効率的に行っていく方法はないでしょうか？
入金管理に充てられる要員や時間は限られていることから、いかに効率化を図ることができるかという点については、多くの企業で頭を悩ませる問題であると考えられます。
そこで、以下では入金管理の流れに沿って、効率化の方法を解説していきます。
オンラインでの入金確認
まず、入金管理は入金状況を確認するところから始まります。多くの会社では、通帳に記帳することによって入金明細を確認していると思います。このような場合、インターネットで入金明細を照会することで、入金確認を効率化することができます。
また、インターネットによる照会は、入金処理を効率化するだけでなく未収管理の点でもメリットがあります。記帳の場合にはリアルタイムでの入金確認ができないため、支払いが遅延している取引先があっても入金確認に時間がかかってしまう問題がありました。しかし、インターネットによる照会であれば、いつでも最新の入金明細を取得することができるため、取引先から入金があった場合には速やかに把握することができます。タイムリーに未収情報を更新することができるため、代金の回収対応を速やかに開始することが可能となるのです。
また、オンラインで銀行とデータをやりとりすることによって、入金だけでなく会社から直接、振込みをすることも可能となりますので、支払業務の効率化にもつながるでしょう。
請求業務と入金管理を一元化
入金管理する際には請求書と入金額を突合せすることになることから、請求業務と入金管理は密接に関わり合っていると言えます。しかし、実際のところ、2つの業務は別々に行われていることが多いのが実情です。例えば、請求書の発行は営業部門で行い、入金処理は経理部門で行っている場合がその典型でしょう。
このように、部門を跨いで業務を行っている場合、例えば営業部門で作成した請求データをそのまま経理部門で入金消込に使用することができれば、効率的です。つまり、請求業務と入金管理を一元化してしまうのです。
このような管理をするためには、請求管理システムの導入が最も効果的であると言えるでしょう。近年では、請求管理ができるクラウドサービスが数多くありますので、自社に合うものを選んで使用することで大きな効率化を図ることができます。
クラウドサービスを使用することの大きなメリットは、初期費用がほとんどかからないことです。自社で請求業務と入金管理を一元化しようとすると、自社仕様のシステムを開発する必要があります。システム開発には多くの時間と費用が必要となりますし、法改正等によって環境に変化があった場合にも、都度、改修が必要となります。
これに対して、クラウドサービスの場合はインターネットにつなげる環境さえあれば、定額の利用料を支払うだけで、すぐに最新のシステムを使用することができます。前述のインボイス制度や電子帳簿保存法の法改正についても、自動的に対応してくれます。また、テレワーク等で社外からシステムを使用したい場合にも、使用可能であるというメリットもあります。
システムによる入金管理
以下では、請求管理システムを導入することによって、どのように入金管理が効率化されるのかについて、具体的に見ていきましょう。
まず、請求管理システムでは銀行からオンラインで取得した入金明細のデータをそのまま取り込んで入金消込に使用することができます。したがって、通帳をコピーする必要もありませんし、消込する際に金額を誤ることもありません。
また、請求業務と入金処理を一元管理することで、入金消込をシステム内で行うことができるようになります。例えば、請求書を手書きしていたり単独のシステムで管理していた場合には、請求書の控えや一覧表を紙で出力して、入金明細と突合せしながら消込みをしていく必要がありました。
これに対して、請求管理システムでは、請求データと入金処理が一元化されているため、システム内で請求データを検索して入金消込していくことができます。
さらに、入金と請求を突合せする際には、入金明細の振込元の情報から自動で請求データを検索してマッチングする機能もあります。つまり、請求額と入金額が一致していれば、人の手を介せずに自動で入金消込することも可能なのです。請求額と入金額に差額が発生している場合には、システムから差額の内容の確認を求められますので、適切に処理することが可能です。
未収管理への連携
さらに、支払予定日に入金がなかった場合に営業担当と未収情報を共有できるようになっているシステムもあります。
特に取引先の資金繰り悪化等によって回収が遅れている場合には、倒産による貸倒れ等が懸念されることから、入金確認や支払督促等の社内連携が必須となりますが、システムによる情報共有がそのような連携をサポートしてくれることになります。
まとめ
以上、請求書の発行から入金管理までの流れと効率化の方法について説明してきました。
請求管理システムを導入して、請求と入金を一元管理することによって、入金管理を大きく効率化することができます。
商取引は、代金の回収によって初めて完結し、利益が現実のものになります。営業活動による努力が無駄にならないよう、代金の回収まで確実・効率的に業務を行っていきましょう。
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