こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
あなたの会社では、前受金管理にエクセルを利用していませんか？
エクセルは企業活動になくてはならない、不可欠なソフトです。簡単な表作成から、マクロ機能を組み込んで大量のデータを処理することもできるので、エクセルを使えば前受金管理の業務を助けてくれるでしょう。
そのため、前受金管理をエクセルで行っている場合、今は問題もなく業務が行えているかもしれません。
しかし、あなたの会社の前受金管理、本当にそのままで大丈夫ですか？
この記事では、前受金管理をエクセルで行っている場合の課題や、将来的なリスクを考えていきます。前受金管理の時間と手間を削減し、長期的な業務改善・効率化を目指していきましょう。
目次
エクセルで前受金管理をしている企業は多い
経理担当者のみならず、ビジネスマンにとってはなくてならない必須ツールであるエクセル。
エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトは、計算式やマクロ機能を組み込むことで、いとも簡単にいろいろな機能を持たせた管理表を作成することができます。
担当者自身に計算式の知識がなくても、インターネット上で「前受金管理・ひな形」などと検索すればいろいろなフォーマットを見つけることもできるでしょう。
使い勝手も良い上に一般的に広く利用されていることから、企業間でも自社内でもさまざまな情報をエクセルで記録し、手元管理や情報共有で日々役に立っていることでしょう。
こういった理由から、エクセルには次のような大きなメリットがあります。
- もともと利用している汎用ツールである⇒導入に費用がかからない、また運用コストも別途かからない
- 使い勝手が良い⇒担当者に操作方法などを特別に教える必要がない
- 一般的に広く利用されている⇒エクセルで記録した情報を、扱う人や端末などを選ばずに共有することができる、担当者自身に知識がなくても大勢の人が使っているので、使い方などの情報やひな形が豊富に気軽に入手できる
特に導入に関するメリットが大きいことから、前受金管理を“とりあえず”エクセルで始めたという企業も多いのではないでしょうか。
エクセルで前受金管理をする、これは間違いではありません。上述したようなメリットも大きく、“とりあえず”始めてみる場合、エクセルはとても有用な手段です。
しかし、これからもそのままの管理で本当に大丈夫でしょうか。
エクセルで前受金管理をする不便さや限界、課題を感じながらも、コストをかけて新しいシステムを導入することへの不安からそのままにしている企業も多いのではないでしょうか。
エクセルで前受金管理をしている場合、これからエクセルで前受金管理を始めようとしている場合は、「エクセル管理にはいつか限界がある、大きなリスクがある」ことを知っておきましょう。
その上で、自社の取引量や業務フロー・事業計画などに照らし合わせ「どのタイミングで前受金管理の脱エクセルをするか」を検討していくことがおすすめです。
エクセルでの前受金管理のリスク
では、エクセルで前受金管理するリスクをみていきましょう。
ミスが起きる原因になる
エクセルの計算式はミスをしませんが、人間はどうしてもどこかで必ずミスをしてしまう生き物です。
正しく瞬時に集計した数字をわかりやすくまとめた管理表を、エクセルでは作ることができます。これらの機能や作成した表を使って、複雑な前受金管理を効率的に行っていくことができるでしょう。
しかし、組み込んだ計算式を誤って消してしまうケースもあります。
コピーした計算式が参照しているセルがずれてしまい、誤った計算をしてしまっているケースもあります。そのことに気付かず、誤った計算結果が正しい数字として使われてしまうリスクもあるのです。
そもそも、正しい計算式を最初に設定できていなかったかもしれません。
エクセルはそのカスタマイズ性の高さも大きなメリットなのですが、それが却って間違った計算結果を置きやすくしてしまうリスクにもなりえるのです。
業務が重なる原因になる
会計ソフトは導入済、請求書発行・入金管理と前受金管理はエクセルで、販売管理はまた別のツールを使って管理している、このようにいろいろな業務ごとにシステムを導入したり使い分けたりしている企業が多いでしょう。
複数のシステムとエクセルを併用している場合、エクセルでまずはデータを作成し、さらにその情報を他のシステムに転記していく作業が生まれます。
同じ取引をエクセルと会計ソフトなどの他のシステムにそれぞれに登録していることになり、業務が重なって非効率になってしまうのです。「同じ取引を登録したはずなのに、エクセルと会計ソフトの数字が合わない」場合、その原因を探さなければなりません。
また、転記の作業でミスが生じるリスクも増えてしまいます。
業務が属人化する原因になる
エクセルは、同じファイルを同時に複数人が編集することができません。また、上述したようにヒューマンエラーが起きやすい性質上、重要な情報ほど「担当者以外は読み取り専用で開く」というルールを設けるなどして、エクセルファイルをヒューマンエラーから保護しているケースが一般的です。
これらのことは、業務が固定の担当者に属人化させてしまう原因になります。
さらにエクセルは一般的に広く利用されているツールとはいえ、その使い方や習熟度には大きな個人差があります。作った担当者にしか読みとけない、更新できない表になっているケースも多く見受けられます。
カスタマイズ性に優れていることから、前受金管理という同じ目的の表でも作り方に偏りがでてしまい、担当者が変わるたびに管理表が変わってしまうこともあるでしょう。
業務が属人化することでミスや問題が発生しても気付きにくくなる上に、担当者の人事異動や退職などによる引継ぎを困難にしてしまいます。
事業規模が大きくなると限界がくる
“とりあえず”エクセルで前受金管理を始めた時と比べて、自社の今の取引量がどのように変化しているか見直してみましょう。
当初は取引数が少なかった、もしくは契約の種類が少なかったのではないでしょうか。また、最初は「エクセルで充分」と思える管理内容だったのではないでしょうか。
「今も変わらず、取引量も契約の種類も当初と同じまま。今後もこの予定」であれば、このままエクセル管理を続けても問題ないでしょう。
しかし、多くの企業は取引量が増えたり、増えなければ契約の種類を増やしたり、今後は取引量を増やしていくための戦略を重ねているはずです。
すると、当初はエクセルで十分だったシンプルな管理内容が複雑化して、段々と限界を感じるようになってくるのです。
契約の種類が増える、イレギュラーな契約が発生する、取引量が増えるなど、その都度エクセルを修正していくことでなんとか対応してきたかもしれません。
しかし、先ほど触れたように、それは業務の属人化を強めてしまいます。
現状の管理に対応できていても、将来の管理業務に大きなリスクを生んでしまっているのです。
情報漏洩のリスクがある
自社内で利用しているソフトで作成したデータをそのまま取引先に送ってしまい、「すみません、開けないのですが・・・」と言われた経験がある方も多いのではないでしょうか。
エクセルが非常に優秀なツールである上に、非常に互換性が高いこともビジネスシーンにおいて大きなメリットのひとつです。
ワード・エクセル・パワーポイント・PDFの4ツールは、自社内に限らず外部の誰に送っても先方で開けないリスクはほぼありません。
また、前受金管理をエクセルで管理している担当者のPCには、それ以外にもたくさんのエクセルシートがあるでしょう。取引先の住所録や、業務用車両の運転日報のフォーマットなど、重要度の高いものから低いものまで数えきれないほど大量のファイルが存在しているはずです。
先ほども触れましたが、人間はどうしてもミスをしてしまいます。他の業務でも多用するエクセルで作っている場合、そのファイルを自社内や他社へ誤って送ってしまう可能性が高くなるのです。
誤って送ってしまった場合、そのファイルはほぼ100％先方で開くことができてしまいます。
誤送信の可能性を高め、送ってしまった場合は受け取り側で100％開くことができる、この2点のリスクがあることを認識しておきましょう。
法改正に自力で対応する必要がある
前受金とは会計における勘定科目のひとつです。前受金管理をエクセルで適切に行うためには、売上計上のタイミングや取り崩しの仕訳などを正しく知っておくことが重要です。
エクセルは会計専用のツールではないので、作成者に専門的な知識が求められるのです。
法改正があって、計上のタイミングなどの認識基準が変わった場合も自力で修正をかけなくてはなりません。
脱エクセルで前受金管理の時間と手間を削減しよう
エクセルはとても便利なツールですが、上述したように前受金管理を恒常的に行っていくことはおすすめできません。
思い切って、脱エクセルをしてみませんか？
エクセル管理を抜け出し、前受金管理業務を行うことができるシステムを導入することで、請求書や入金消込など一連の業務を含めた管理業務を大幅に改善することができるはずです。
ここでは、前受金管理ができるシステムを導入することのメリットを解説します。
ミスが起きにくくなる
システムを導入しても、それを扱うのが人間である以上はもちろんミスはゼロにはできません。しかし、エクセルと違って入力可能な場所が限定されているため、正しい数字を入力したのに正しい結果が得られない、というミスはなくすことができます。
チェックも容易になり、業務の効率化に繋がります。
業務の属人化を防げる
エクセルと違い、システムは同時に複数人の担当者で利用し情報を一元管理できるようになっています。
ひとつの情報を複数の担当者で共有することで、ミスや問題の早期発見に繋がる上に業務の属人化を防ぐことができます。
担当者の異動や退職などで業務の引継ぎが必要になった場合でも、常にシステムを複数人で使用していることで業務が途切れることなくスムーズにまわしていくことができるでしょう。
事業規模や取扱い内容が複雑でも大丈夫
専門のシステムはエクセルと違い、手間のかかる売上の按分計上を自動で振り分けてくれます。
契約の登録と一括で支払われた入金を登録することで、実際の利用月に応じた売上計上の計算をして取り崩してくれるのです。
この按分計上が前受金管理を煩雑にしている主な原因になっているので、年額一括払いの契約が取引内容に多い企業は、システムを導入することで大きな業務効率化が期待できるでしょう。
情報漏洩のリスクが少ない
専門システムで作成しているデータのバックアップは、通常業務ではあまり開くことのない場所に格納されます。このため、誤って客先にデータを送ってしまうなどのリスクはほぼなくなります。また万が一にも誤って送ってしまった場合でも、エクセルと違って汎用性のないデータですから、相手先では閲覧することが出来ない可能性が高いでしょう。
法改正はシステムにおまかせ
年に一度の税制改正に加え、昨今の電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始など、経理担当者が対応するべき法改正は大きく、そして多くなってきたと感じている方が多いのではないでしょうか。
DX化という言葉も聞いて久しく、今後は経理業務の質自体が大きく変わっていくでしょう。
エクセルや買い切りのソフトウェアは、そういった法改正や情報が入ってきません。多くの前受金管理を含んだシステムやサービスは、法改正には自動で対応してくれた上で、新制度の情報や実務への落とし込み方の案内など様々な情報を流してくれます。
まとめ
今回は脱エクセルをおすすめすることで、前受金管理の時間と手間を削減するお話をしてきました。エクセルは企業活動にとってなくてはならない、とても優秀で使い勝手のいいツールです。
しかし前受金管理といった経理周りに重要な管理業務に永続的に利用していくことは、将来的なリスクを含んでいることがおわかりいただけたと思います。
エクセルの使えるところは残しつつ、専門的な管理は思い切ってシステムに移行していくことで、大幅な改善を図っていきましょう。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
請求書発行業務を80%削減する方法とは？
無料ではじめる請求管理
クロジカガイドブック
- 請求業務の課題と解決方法
- 理想的な請求業務フロー
- クロジカ請求管理の主な機能
- 請求業務を80%削減した導入事例
- 導入までの流れ
