こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
経理実務で最も大切な業務に請求管理があります。
会社の利益を計上するには請求管理をしっかりと行わなければなりません。しかし、請求書発行にはミスがつきまとい、その中でも過請求をすると、社内外に大きな影響を及ぼします。
請求書の発行は締日に基づく定型的な業務となり、自動化も可能です。ここでは、請求管理における過請求を防止する方法や、定期請求を実施するメリット、定期請求サービスの選定方法などを詳しく解説します。
請求書発行における定期請求とは
請求書を発行する際、スポット請求と定期請求の2つのパターンがあります。スポット請求とは、1回の請求で完結する取引で、売上計上が一度で済むパターンや、複数回の計上で請求終了になる請求をいいます。
一方、定期請求とは、会社と取引先との継続取引が前提になる取引に対する請求をいいます。定期請求を理解するには、まず第一に請求書発行の流れや目的を把握することが大切です。
そもそも定期請求とは
定期請求とはスポット請求でなく、取引先との継続取引を前提にした請求業務をいいます。定期請求では、長期に及ぶ取引が見込まれるため、債権管理を目的とした売買基本契約書を締結し、その契約のもと請求処理を行うことが一般的です。
締日や支払いサイトについては、月末締めの翌月払いの請求処理を行くことが多く、取引の条件によって請求パターンが分かれます。取引先との取り決めにより、一定のスパンで請求処理をするのが定期請求の特徴です。
請求書発行の流れと取引先との相違
請求書を発行する際は、まず売上の計上が取引先との約束通りになされているか、確認することが基本です。請求書には、請求する期間の定めがあり、その期間に売上が適切に計上してあるかが大切です。
請求書を誰が作成するかは、会社の取り決めによりますが、取引の規模が大きくなるにつれ、経理担当が作成することが多くなります。経理担当は、取引先との売上に関するやりとりに直接かかわることは少なく、売上計上のぜひには関与できないケースを見ることもあります。
そのため、営業による売上データ計上をそのまま請求書に反映することが、実務上では多くあり、請求書発行後の入金処理において、売上計上の相違に気づくこともあります。
定期請求の目的
まず、煩雑となりうる請求業務をルーティン化し、経理担当者の業務負担を少なくしミスを防ぐことを目的にしています。また、同じパターンを繰り返すため、資金繰りの目処をつけやすく、資金が不足するタイミングを把握できることがメリットです。
取引先においても、同時期の支払を繰り返すため、資金繰りの予想が立てやすくなります。もし、同時期に支払処理がない場合、請求漏れに気づきやすく、その際、取引先から自社に請求に関する問い合わせが来ることもあるでしょう。
請求書発行における問題点
請求書発行は経理業務において、要となる重要な業務ですが、その性質上、問題を抱えてしまいます。どの企業においても、抱えている問題は同じといえ、ここでは起きがちな問題を3つ解説します。
取引先が増えると煩雑になる
請求書は取引先ごとに発行するため、1枚の請求書を複数の取引先に発行はできません。そのため、取引先の送付先の確認や、送付方法などを請求書発行の際は確認する必要があります。
請求書発行の確認を、請求書管理表などエクセルで作成する企業においては、請求書の発行がなされているか目視でダブルチェックを行います。営業や経理などの担当がその作業を行うと労力を要し、取引先が増えるとさらに煩雑になります。
取引先ごとに条件が異なる
商品を販売する場合、自社の条件を優先すべきですが、取引先の条件を柔軟に受け入れるケースもあります。そのため、取引先と折り合いのついた条件は、書面に残し双方で明確にしなければなりません。
取引先の条件は売買契約書に記載し、齟齬のないことを確認した後、取引を開始します。請求書を発行する際、売買契約書の条件が正しく記載されているか必ず確認することが大切です。
過請求などのミスが発生する
例えば、請求書発行業務を定期的に行っていても、取引先から契約終了の通知を受けた後に、請求書を発行することが起こり得ます。そもそも営業が契約終了を失念している、営業が経理に契約終了を伝えていない、経理が契約終了を失念しているなど、さまざまな原因が考えられます。
定期請求において、契約終了の処理ができていないと、過請求などのミスが発生します。スポット請求の場合、過請求のミスは起きにくいのですが、定期請求では過請求が起きがちなため注意が必要です。なお、過請求については、大きな問題につながるケースがあるため、次に解説します。
過請求のミスが与える影響
請求書にミスが生じると、自社と取引先双方に影響を与えます。請求書に関する業務は、お金に関するデリケートな部分でもあり、取引先に請求する際、特に慎重に行うことが大切です。ここでは、請求書のミスの中でも、過請求のミスが与える影響をお伝えします。
取引先の信用をなくす
請求書のミスは信用失墜につながりますが、特に過請求によるミスは、昨今の振り込め詐欺と同様、良くない印象を与えかねません。過請求に気付かなければ、支払いがあっても、そのまま入金処理してしまう場合もあるでしょう。
取引先との信頼関係がまだ構築されていない際、自社が取引に値する会社かどうか、調査することも考えられます。そのため、過請求によるミスは悪意があるなしに関わらず起こしてはなりません。
自社での確認業務が増える
会社の窓口か営業担当に過請求について問い合わせがあった場合、迅速に対応しなければなりません。まず、請求書の内容に誤りがないか自社で確認し、請求書のどの内容に相違があるのか連絡をします。
その際、営業担当から取引先の営業担当に連絡を取るのか、もしくは経理担当から取引先の経理担当に連絡を取るのかなど確認が必要です。さらに、入金されていれば返金方法などの確認業務も必要になります。
資金繰りに影響する
多くの過請求があり、その発覚が遅れてしまうと、多額の返金処理を行わなければなりません。買掛金や未払金の支払いと、過請求に対する返金処理が重なった場合、一時的に会社の資金が不足することもあるでしょう。
資金が不足すると、銀行からの借入が必要になり、金利の負担も考えなければなりません。このように、過請求により、会社の資金繰りにも影響を与えてしまうことに注意する必要があります。
税金の計算に影響する
過請求により入金があり、決算期を過ぎて翌年度に返金をした場合、税金の更正の請求が必要です。本来納めるべき税金より金額が多いため、還付請求を行います。
その際、顧問税理士と相談し更正の請求書を作成しますが、添付資料を作成しなければならず、社内外での業務が発生します。このように、過請求により税金の計算に影響するため注意が必要です。
定期請求は自動化がおすすめ
定期請求をするには、クラウドによるサービスを利用し自動化を図ると効率よく業務を進めることが可能になります。ここでは、クラウドによる定期請求のサービスを選ぶ際のポイントをお伝えします。
定期請求の自動化をおすすめする理由
エクセルで定期請求もできますが、ファイルの作成に手間が掛かることが多く、マクロを利用してもマクロの作成者以外がトラブルが発生した際に対処が難しくなってしまう側面があります。また、定期請求を自社開発ソフトで行うには、専門知識を持つ担当が必要になりコストもかかります。
経理業務の効率化
請求業務は、経理実務の中でも大切な位置づけで、取引先に応じて正確できめ細かな作業が伴います。請求書を作成するには、取引先との条件と相違ないか確認が必要で、その確認に労力を要します。
また、請求書を送付する際は、郵送の指定があるか、PDFでも送付可能かなどを確認し取引先に確実に届けなければなりません。しかし、請求書の業務は定型化しやすいため、定期請求の扱いとし自動化すると、煩雑な経理業務の効率化が可能です。
請求書のミスを防止
請求書は作成の際、その都度条件に間違いがないか確認しなければなりません。そのため、確認漏れなどのリスクが生じます。確認漏れによりミスが生じると、誤った請求書を作成します。
請求書を定期請求にし、さらに自動化すると、最初の請求書作成に間違いがなくなります。取引先との契約内容に変更がない限り、前回と同じ条件で請求書を作成するため、請求書のミスを大幅に減らせます。
取引先との条件に応じて自動計算
請求書を定期請求にし、さらに自動化すると、最初の請求書作成に間違いがなくなります。取引先との契約内容に変更がない限り、前回と同じ条件で請求書を自動計算するため、請求書を作成する労力を大幅に削減できます。
売上の予測が可能になる
定期請求を自動化することで、将来の売上の予測を立てやすくなります。また、契約月数に応じて按分し計算できるので毎月の売上の予測も可能です。
特に、クラウドサービスによる定期請求により、現在進行形で月間計上収益を把握できるため、予算と相違がないか迅速な判断を促せます。
営業と経理の業務連携が可能に
定期請求を自動化することにより、請求書のデータを営業と経理業務の担当で共有できます。通常は経理担当で請求書を作成しても、他の部門と情報の共有は難しいでしょう。
しかし、クラウドに請求データがあるため、オンラインで即時に営業担当がデータの確認ができるため、請求に関する業務の効率化を図れます。
定期請求のサービスを選ぶ際のポイント
定期請求を行う際、さまざまなサービスの中から慎重に選ぶことが大切です。定期請求のサービスは長期に渡る利用になるため、ポイントを押さえた上で自社にあったサービスの選定をするとよいでしょう。
これまでに実績があること
クラウドサービスを利用する場合、ポイントになるのは提供するサービスに実績があるかどうかです。サービス提供の実績が少ないと、サービス稼働による不具合のデータが少なく、請求の計算結果に不具合のある可能性があります。
特に消費税計算において、インボイス制度に対応しているか、また、端数処理の方法が適切であるかを確認することが大切です。実際にクラウドサービスで請求書を作成し、計算結果を自身で検証する必要があります。
自社の取引条件に適合していること
クラウドサービスは、カスタマイズに柔軟性があるサービスと、カスタマイズの難しいサービスがあります。自社の取引に、さまざまな条件がある場合、その条件に合ったサービスでないと請求書を発行できません。
もし、複雑な条件により取引を行っていれば、クラウドサービス業者にその旨を問い合わせし、実際に利用できるか事前に確認してみましょう。可能であれば、テストデータを提出し、実際の請求書の出来具合を検証すると導入の失敗を防げます。
サポート体制の充実
クラウドサービスに不具合が生じた場合、サービス会社の担当が来社し対応することは少ないです。チャットやメールにより解消方法を得ながら業務を進めることが多く、サービス会社のレスポンスにより業務の効率が左右されます。
チャットやメールのやりとりでは、問い合わせてから回答までに時間がかかることも予想され、サービスの提供時間帯によっては、翌日の回答にかる可能性もあります。その結果、取引先からの信頼を失いかねないため、サポート体制が充実しているかは、十分な検討が必要です。
セキュリティ対策を確認
クラウドサービスはオンラインで利用するため、セキュリティ対策が万全でないと、会社や取引先などの情報がインターネット上に流出する可能性があります。サービス事業者がセキュリティ対策として、どのような手法を用いているかをまず確認します。
そして、万が一情報漏えいが生じた際の対処方法など、契約書に記載されているか必ず確認します。契約書の内容が難解であれば、専門家に相談し実際に利用できるかの判断をします。
費用対効果を確認
クラウドサービスを利用するかどうかは、最終的に費用に無理がないかが基準になります。クラウドサービスは、毎月定額で安価なものから、事業規模によって費用が大きくなるものまで、さまざまな種類があります。
会社には予算があるため、自社の資金でも運用できるクラウドサービスを選択しないと、継続してサービスを利用できなくなります。利用を検討する際は、初期費用と運用費用、そして追加費用などが発生しないかなどを確認し、予算内に収まるサービスを選択します。
まとめ
ここでは、請求書発行について、まず、定期請求がどのようなものかを解説しました。次に請求書発行の中でも、過請求についてお伝えし、特に過請求のミスが与える影響を解説しました。
また、請求書発行をルーティン化するため、定期請求の自動化によるメリットをお伝えしています。定期請求を行うには、クラウドサービスの利用がおすすめです。
サービスを選ぶ際には、十分認識を深めた上で、クラウドサービスを選定することをおすすめします。
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