計上月を見える化してSaaSの売上計上を効率的に【インタビュー】

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプションモデルを提供している企業では取引先ごとに毎月定額の契約を結んでおり、1年分の料金を前払いで受け取るケースも多くあります。キャッシュフローは安定する一方、売上は発生主義で計上する必要があるため、いつの売上に紐づくのかきちんと管理しなければなりません。

今回インタビューしたファイル共有のためのオンラインストレージのSaaS企業も例外ではなく、1年分の前払い契約を結んで、入金される場合もあります。その一方で利用ユーザー数や利用容量の増減などにより、途中で追加の入金があるなど売上の管理と計上には一段と注意が必要です。

この記事では、今回のインタビューから見えてきた売上計上業務のお悩みと、その解決策をお届けします。

手作業に頼った集計では、複雑な売上計上への対応が困難

今回インタビューした企業は、ファイル共有のためのオンラインストレージストレージのSaaSを提供しています。この企業では経理担当者2名で売上計上業務を行っていますが、その中で以下のお悩みを抱えています。

前受金を月次で売上高に振り替えているが、経過勘定を管理しているスプレッドシートと会計ソフトがリンクできていないため、自動集計ができないことから手作業による負担が大きい。
初月の売上は70％、残り30％を11ヵ月で分割計上するなど、特殊なケースもあり集計が難しくミスが起こりやすい。
営業担当者が発生主義の概念を理解していないため、売上計上の開始時期を正しく伝えられず、計上時期を誤ってしまうことが多い。
利用ユーザー数や利用容量の増減などにより追加で入金される場合もあり、契約内容が正しく共有されていないと、計上ミスにつながってしまう。

それでは、今回インタビューした企業ではどのような流れで売上計上を行っているのでしょうか。具体的にみていきましょう。

この企業では、経理担当者2名で数百社におよぶ取引先の月次売上計上を行っています。

1年分の売上を前払いする企業が多く、いったん前受金計上したものを月次で売上に振り替えています。

経過勘定項目を管理しているスプレッドシートで70％を契約当月に売上、残り30％は11ヵ月で按分するなど、複雑なケースも多く、スプレッドシートとリンクしにくく手作業で振替を行っているのが現状です。

また、ファイル共有のためのオンラインストレージのSaaS企業特有の問題として、年度の途中で利用ユーザー数や利用容量の増減などにより追加入金があり、売上に振り替える金額が変更になるなど管理そのものの難しさも、手間の増加とミスの要因となってしまいます。

この企業では、前受金集計の手作業による負担が大きいことが課題となっていました。
この課題は、次のような方法で売上計上業務を改善していくことができると思います。

請求書や定期請求の明細登録の際に、取引先ごとにあらかじめ売上に振り替える月や金額を登録しておくことで、毎月手作業で振り替える手間を省くことができます。

そのデータを営業担当者と共有することで、発生主義に基づいた売上の計上時期を理解してもらいやすくなることも期待できます。

毎月の前受金と売上高を自動的に集計できる売上計上システムを使えば、取引先ごとに前受金や売上高の月次推移を表示できるようになります。それにより振替金額を集計し、前月分と比較することで金額変更の見落としや、振替忘れを把握しやすくなり、売上高を正確に集計できるようになります。

もちろん全取引先の集計も行えるため、月ごとの売上高の把握が容易になります。

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