こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
近年、サブスクビジネスと呼ばれる形態のビジネスが普及してきています。サブスクというのは、サブスクリクションの略で、利用者が一定の料金を支払ってサービスを受ける契約のことをいいます。サブスクビジネスは、通常、サービス提供者とサービス利用者が継続的な契約を締結することによって成立しますので、サービス提供者の立場からすると、安定した収益を継続的に獲得することができるというメリットがあります。
サブスクビジネスの代表的な例としては動画配信が挙げられますが、その他にも音楽配信を始めとして雑誌や学習コンテンツの配信等、様々なものがあります。
このようなサブスクビジネスにおいて特徴的なのは、先にも述べたとおり一定の利用料金が継続的に発生することです。言い換えれば、毎月一定の請求業務が発生するとともに利用料金の振込も反復継続的に生じることとなります。したがって、請求と入金を突合せし、消込していく入金消込業務も毎月行う必要があるのです。
ここで、入金消込業務に着目してみると、毎月同額が振り込まれてくるのであれば単純作業で簡単だろうと思われるかもしれません。しかし、実際のところ請求額と入金額が一致せず、突合せに苦労することも多いのです。しかも、サブスクビジネスにおいては、少額の利用料を多数の利用者に販売するという、いわゆる薄利多売となるような業種も多々ありますので、入金件数が非常に多くなることも考えられます。そうすると、ますます入金消込業務に多くの時間をとられることとなります。
このようなサブスクビジネスを例として、入金消込業務を効率化する方法について解説していきます。
請求と入金が一致しないケースとは？
入金消込業務は、請求額と入金額が一致している場合には比較的単純な作業となりますが、請求額と入金額が一致しない場合には途端に難しい業務となります。なぜなら、請求額と入金額が一致しない理由には様々なケースが考えられるからです。以下では、代表的な不一致理由として、「相手先が振込手数料を差引して振込してきた場合」について解説していきます。
振込手数料が自社負担の場合は、相手先が振込してくる際に振込手数料相当額を差引して入金してくるため、請求額と入金額に差異が発生することとなります。入金消込業務の手間を考えると、振込手数料を相手負担としてもらうのが最も効率的ですが、商慣習等の都合もあり自社負担とせざるを得ないケースも数多く存在します。
振込手数料の取扱いが難しいのは、誤入金や一部入金との区別があいまいである点です。
例えば、請求額よりも入金額の方が110円だけ少なかったとしましょう。この場合、振込手数料が差し引かれて振込されたのかもしれませんが、誤って110円過少に振込してきた可能性もあります。また、1つの請求に複数のサービス料金が含まれている場合には、もしかすると110円のサービス分だけ別に支払いがあるのかもしれません。
このように考えると、正しい入金消込を行うために最も確実な方法は、相手先に直接確認することであると言えます。しかし、膨大な数の入金を処理する場合には、そのような手間をかけている時間がないかもしれません。また、振込手数料が差引されるたびに相手先に確認をしていたのでは、相手先に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。
実際のところ、請求額と入金額の不一致の多くは、請求書の内容を確認することで解決できることも事実です。例えば上記の110円の差異が発生しているケースでは、請求書の内訳に110円に該当するものがなく、かつ、振込元の金融機関の振込手数料に110円に該当するものが存在するのであれば、振込手数料が差引されて振込されたと考えて間違いないでしょう。
ただし、振込手数料は振込金額や振込先の金融機関によっても変動しますし、消費税の税率変更があった場合や銀行の取扱手数料が変更となった場合にも変動するため、注意が必要です。
このように、振込手数料が自社負担の場合の入金消込は複雑となりますが、入金消込業務を効率化する方法はあるのでしょうか？
結論から申し上げますと、請求管理システムを導入することで大幅な効率化を図ることができます。請求管理システムを利用すれば、請求額と入金額が完全に一致する場合、自動で入金消込をしてくれますので、入金のほとんどを自動化することができます。そして、請求額と入金額が一致しない場合にだけ、利用者に不一致内容の確認を求める流れとなっているため、入金消込の手間が必要最低限となるように考慮されています。
システムによる入金消込の効率化
請求と入金が一致しない場合の入金消込の効率化方法として、請求管理システムの導入を紹介しましが、請求管理システムにはその他にも入金消込業務を効率化するための様々な機能が用意されています。
例えば、請求管理システムでは銀行から取得した入金データを取込みすることによって、システム内で入金処理を行うことができます。この機能を利用する場合、オンラインで銀行から入金データを取得することになりますので、通帳を記帳する必要がなくなります。つまり、銀行やATMに足を運ぶ手間を省くことができるのです。
また、銀行の入金データはリアルタイムに何度でも取得することができますので、通帳に記帳していた時と比較してタイムリーに入金の確認をすることができるようになります。このことは、入金消込だけでなく債権管理上も役立ちます。例えば、通帳の記帳を月末にまとめて行っている場合、入金の確認も月末にまとめて行うこととなりますが、日々、入金データを確認できれば、支払期限までに振込されなかった相手先に対して月末を待たずに対応することができるのです。相手先が単に支払いを失念しているだけであれば大きな問題とはなりませんが、資金繰り等に重大な問題を抱えている場合には、早期に回収対応できるかどうかで結果が異なってくることもあります。このような点でも、請求管理システムの導入はメリットがあると言えるでしょう。
さらに、システムを導入することによって、請求書の発行から入金消込までを一元的に管理できるようになるメリットもあります。手書きで請求書を発行している場合には、請求書の控えの束を1枚ずつめくりながら、通帳の入金情報と突合せをしていくこととなりますが、請求管理システムであれば、パソコンの画面上で消込をしていくことができます。請求金額を確認する手間が格段にスピードアップできるため、入金消込に要する時間を大幅に短縮することができるでしょう。
システムによる請求業務の効率化
以上、請求管理システムの導入によって入金消込業務が効率化されることを解説してきました。しかし、システム導入によるメリットは入金消込業務だけではありません。請求業務の効率化を図ることも可能です。以下では請求業務の効率化について具体的に解説していきます。
請求書の電子化
皆さんの会社では、どのように請求書を発行しているでしょうか？
手書きで請求書を発行しているかもしれませんし、エクセル等のアプリを使用して請求書を作成している会社もあるでしょう。
作成した請求書は通常、郵送で相手先に送付することとなります。郵送するためには、封筒への宛名書きや請求書の封入作業が必要となります。そして、これらの作業が終わってはじめて投函できることとなります。さらにサブスクビジネスでは、同じ相手先に対して請求書を毎月送付することとなりますから、同様の作業を反復・継続的に行うこととなります。これらの作業は手間がかかる上に、取引先が2倍、3倍…と増加していくと、作業の手間も同様に2倍、3倍…と増えていくことになります。
請求管理システムを導入することのメリットの1つに、このような請求業務を電子化によって効率化できる点が挙げられます。請求書を電子化すると聞くと、少し難しく感じられるかもしれませんが、実際には全く難しくありません。それどころか、自社にとっても相手先にとっても大きなメリットがあるのです。
まず、自社にとっては、請求書を電子化することによって、請求書の郵送が不要となります。したがって、封筒の宛名書きや請求書の封入作業も不要となります。また、請求書の送付は郵送に代えて、メールで送信することとなりますので、結果として郵送料の節約にもなります。
さらに、相手先からすると、請求書を郵送よりも早期に取得できるメリットがあります。請求書を速やかに取得できるようになれば費用を早期に確定できるため、決算の早期化にもつながるでしょう。
このように、請求書の電子化は発行する側にとっても受領する側にとってもメリットがありますので、今後も導入する会社が増えていくことが予想されます。
その一方で、請求書の電子化にあたっては注意しなければならない点もあります。それは、受領する側に受け入れの準備が必要であることです。なぜなら、2022年の電子帳簿保存法の改正によって、請求書を電子データで受領した場合には、電子データのままで保存することが義務付けられたためです。2年の猶予は設けられているものの、2年後に義務化されることに変わりありません。したがって、請求書を受領した側は、請求書を印刷して紙で保存することは認められず、電子データのままサーバー等に保管しておくことが求められます。つまり、紙で受領した請求書と電子データで受信した請求書を別に管理する必要が出てくるのです。当面は両者が混在する状況が続くと考えられますので、管理が煩雑となる可能性があります。したがって、請求書を電子化する際には、必ず相手先の了承を得た上で行う必要があると言えるでしょう。
インボイス制度への対応
また、システムを利用することで、請求書に関連する法改正に自動で対応できるメリットもあります。例えば、2023年10月から導入されるインボイス制度への対応もその1つです。インボイス制度は消費税の適格請求書等保存方式とも呼ばれており、請求書の様式に大きな影響を及ぼす制度となっています。インボイス制度導入後は、インボイスの要件を満たす請求書でなければ適格請求書として認められず、国に消費税を納付する際に、仕入税額控除が受けられなくなってしまうのです。したがって、インボイスの要件を満たす請求書を発行できない会社は取引をしてもらえなくなる可能性もあります。
それでは、インボイスの要件にはどのようなものがあるのでしょうか。代表的なものに、登録番号の記載があります。あらかじめ、税務署に届け出を行って登録番号を取得しておき、請求書に記載する必要があるのです。また、消費税の端数処理は1つの請求書につき1回だけしか認められません。したがって、商品ごとに消費税を計算している場合には、計算方法を改める必要があります。
もし、自社で独自に請求書を作成している場合には、上記のような様式変更を自社で行う必要がありますし、変更自体を失念してしまう可能性もあります。この点、システムを利用していれば、システム側で自動的に対応してくれますので、変更の手間をかけることなく確実に法改正に対応することができます。
まとめ
以上、サブスクビジネスにおいて、請求と入金が一致しない場合の効率的な入金消込の方法について解説してきました。入金消込と請求書の発行は密接に関連していますので、両者をまとめて効率化するのがおすすめです。そのためには、請求管理システムを導入するのが最も良い方法と言えるでしょう。
また、請求管理システムを導入することによって、入金消込以外にも様々なメリットがあることも紹介しました。特に請求書の電子化については、今後も普及が進んでいくことが予想されますので、これを機会にシステムの導入を検討してみると良いかもしれません。
近年の請求管理システムには、クラウドサービスで利用できるものが数多く出てきています。このようなサービスを利用すれば、毎月定額でシステムを利用することができる上に、自社でサーバー等の環境を用意する必要がないため、導入コストを低く抑えることができます。クラウドサービスには無料の試用期間が設けられているものもありますので、是非、利用してみると良いでしょう。
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