こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
近年、注目されているビジネスモデルの1つに「ストックビジネス」と呼ばれるものがあります。
「ストック（stock）」という単語に在庫という意味があることからもイメージされるように、ストックビジネスというのは同一の取引先との取引を単発ではなく継続的に行うことによって、将来の売上を在庫のように確保するビジネスモデルのことを言います。
具体的には、電気、ガスや水道のように生活に必須のサービスを提供するビジネスであったり、リース契約や会員制サブスクのように長期的な契約によって継続的に利益を挙げていくビジネスがストックビジネスであると言えます。
このようなストックビジネスにおいては、同じ取引先に対して請求が反復継続的に発生するという特徴があります。したがって、入金も反復継続的に発生することとなり、取引先が多くなってくると数多くの入金が繰り返し発生することとなります。
そして、実務上は入金を1件ずつ確認しながら請求を消込みしていくこととなりますが、入金額や入金方法には様々なものが存在しますので、現場では様々な悩みが発生しています。
それにもかかわらず、入金消込は収益に直接関連する業務ではないこともあり、解決が後回しにされがちであることも事実です。
そこで以下では、入金消込でよくある悩みについて、実際の処理手順に沿って解決方法を紹介していきます。
入金消込の悩み
通帳の記帳に手間がかかる
入金消込するためには、まず、どの取引先からいくらの入金があったのかを知る必要があります。一般的な会社であれば、銀行やATMに行って通帳を記帳してくることとなりますが、この作業が手間のかかる作業の1つとなります。
特に長期間に渡って未回収となっている請求がある場合には、相手先との交渉の都合上、相手先が振込みしてくれたかどうかをリアルタイムに把握したいことがあります。そういった場合には、その都度、銀行に出向いて記帳しなければなりません。
しかし、このような悩みの多くについては、インターネットバンキング等のオンラインサービスを利用することによって解決することが可能です。オンラインサービスを利用すれば、会社のパソコンで入出金の情報をリアルタイムで確認することができますので、会社と銀行を記帳のために往復する必要がなくなりますし、相手先から振込みの連絡があった場合にも、着金しているかどうかを随時確認することができます。
また、クラウド型の入金消込システムを利用することで、さらに業務を効率化することも可能です。
入金消込システムでは、銀行から取得した入出金データをそのまま利用して入金消込を行うことができます。このことによって、通帳を見ながら入金額を請求書の控えに転記していくという作業が不要となりますので、金額の転記ミスによって繰越金額を誤ってしまうようなこともなくなるでしょう。
請求書を探すのに手間がかかる
入金情報を取得したら、次に請求書の控えと突合せしながら入金消込をしていくこととなります。
手書きで請求書を発行している場合には、請求書の控えの束を1枚ずつめくりながら入金消込をおこなっていくことになりますが、これも非常に手間のかかる作業となります。
特に、複数の支店に対する請求書が合算されて振込みされてきた場合等、1件の入金で複数の請求書の消込を行う場合には、請求書の束の中を何度も行ったり来たりしながら作業することになり、ミスが発生しやすくなります。
実は、このような悩みも請求管理システムや入金消込システム等のシステムを利用することで解決することが可能です。
まず、請求管理システムを導入することによって、請求業務が大きく効率化されることとなります。
特にストックビジネスにおいては、毎月定例の請求が発生することが想定されますが、このような反復定型的な業務はシステムが得意とするところであり、大きく業務効率化を図ることができます。
さらに、入金消込システムでは、請求管理システムのデータを取込みして入金消込に利用します。請求情報をデータとして取込みすることによって、請求書を手書きで作成していたときのように、請求書の束をめくりながら請求金額を確認する必要がありません。複数支店分の入金が合算で振込みされた場合であっても、各支店の請求を検索しながら簡単に入金消込をすることができます。
請求書と入金の突合せ作業が複雑
請求と入金の情報が揃ったら、実際に突合せ作業をしていくこととなります。
上記でも既に述べてきましたが、入金される際には複数の請求書が合算されて振込みされてくる等、イレギュラーな入金消込がいろいろと出てくることとなります。
手作業で入金消込している場合には、非常に手間はかかるものの、多様な入金消込に柔軟に対応することができました。しかし、このような消込業務を行うためにはある程度の経験が必要であり、入金消込が属人的な業務となっていることの一因ともなっています。
結論から言えば、このような悩みも入金消込システムによって解決することができます。
例えば、請求額と入金額が一致しないケースには、複数の請求が合算で入金されてくる場合のほか、なんらかの事情で請求額の一部だけが入金されてきた場合や商慣行等により振込手数料相当額がこちらの負担として控除されてきた場合等が考えられます。
このような場合にも入金消込システムで処理できるだけでなく、反復的なものであればシステムの学習機能により自動消込してくれるものもあります。
また、ストックビジネスの業種によっては、銀行振込だけでなく、現金による入金があったり、小切手や約束手形による入金があったりと入金形態も様々なものが発生します。
このような場合にも入金消込システムで処理可能となっており、一元管理をすることができるようになっています。
未回収の請求への対応
このように、入金消込システムの導入によって、入金消込における様々な悩みを解決することができます。
しかし、システム導入によるメリットはそれだけではありません。
商取引は代金回収によって初めて完結することとなりますので、入金消込の重要な目的は未回収の請求の把握にあります。せっかく手間をかけて入金消込をしたとしても、未回収の請求が明確な形で把握できなければ、未回収の請求への対応を適切に行うことができません。
このようなニーズに対して、システムでは滞留債権の情報を把握することができるようになっており、対応が必要な請求を簡単にピックアップすることができます。さらに、システムによっては営業部門との情報共有もシステム上で行うことができるようになっており、債権回収業務を速やかに実施することができます。
まとめ
以上、ストックビジネスにおける入金消込の悩みと解決方法について紹介してきました。
入金消込に関する悩みの多くは入金消込のシステムを導入することによって解決できます。さらに、入金消込の前工程である請求業務も併せてシステム化することによって、全社的な観点から業務効率化を図ることができます。
近年では、使い勝手の良いクラウド型の入金消込システムを定額で利用することができます。このようなクラウド型のシステムではサーバーを自社で所有する必要がないため、初期費用もほとんどかかりません。
今後、売上の増加が見込まれる場合には、早めにシステム導入を検討しておくのがおすすめです。検討に際しては、試用期間が設けられているサービスもありますので、是非、利用してみると良いでしょう。
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