こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
毎月締日になると顧客ごとに売上を集計して、請求書の作成・送付と毎月のことながらなかなか大変な作業のはずです。
多くの事務作業が電子へと移行していくなかで、中小企業の中には請求書はまだ書面でお願いしたいという取引先も多いかもしれません。
請求書の作成は電子でできてもそれを印刷して送付する作業を考えると、請求書をメールで送ることができたらどんなに楽だろうと思われる方は多いのではないでしょうか。
ただすべての請求書をメールで送るには件名は請求書で良いのか、いきなりメールで請求書を送付して見てくれるだろうか、など不安もあるはずです。
そこでここでは、請求書をメールで送る方法をわかりやすく解説していきます。
目次
請求書をメールで送る前の準備
まず請求書をメールで送ろうとすれば、事前に相手先にメールで送付して良いかどうかの承諾をもらわなくてはなりません。
さらに、いきなりメールで送りつけるよりも最初はメールで送付した上で、郵送でも送るということも考えておかなくてはならないでしょう。
メールで送信したけれど、一向に入金されないといったことも生じてしまう恐れもあるはずです。
ただ請求書の作成に関しては従来同様作成しなければなりませんが、実はこの請求書の作成も一括管理できるシステムもすでに導入されている企業もあります。
ではここからは一般的な請求書を送るまでの準備をみていきましょう。
顧客先の売上集計
請求書を送信するにあたって、まず一月の売上金の集計を行います。建設業などのように1箇所の売上金額が大きなところであれば、そこまで煩雑になることもないでしょう。
ところが商品の販売などを行っている企業では、毎月の売上の集計だけでも多くの労力が必要となるはずです。
ただ売上の集計に関してはエクセルなどで管理されている会社も多いと思います。
けれども、さらにこれを一括でできるシステムがあれば本当に助かるのではないでしょうか。
顧客先にメールで送付して良いかどうかの確認
そしてメールで請求書を送るためには、すべての顧客先にメールアドレスの確認とメールで請求書を発行しても可能なのか、さらに書面で原本の請求書が必要なのかどうかを必ず確認しなければなりません。
ただ、メールで請求書を送ってもいいけれど原本は書面でお願いしますと言われれば、メールで送ってさらに郵送もしなければなりません。
そうなってしまうと、二度手間となり余計に手間がかかってしまうこととなります。
請求書のPDF化
一般的にはエクセルなどで作成した請求書が完成したら、次はメールで送るために請求書をPDF化しなければなりません。この作業も地味ですが実際に面倒と感じる方は多いはずです。
この作業を一括でできればと思われる方は多いのではないでしょうか。
請求書をメールで送る場合の件名は？
メールで請求書を送る準備ができたら、請求書ファイルを添付する用意をしておきます。
そして請求書をメールで送る場合には、件名に必ず請求書と明示しておくことが大切です。
そうでなければメールを開封せずスルーされる恐れがありますし、これを改善しようとすれば電話で確認するか、書面化して郵送しなくてはならなくなるでしょう。
これでは余計に手間がかかってしまいます。
そのため、必ず件名には「請求書」または「○月分の請求書の送付のご案内」などと明記しておきましょう。
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請求書をメールで送る場合の本文は？
こうして請求書でメールを実際に送る段階になった場合に、メール本文の作成を行わなければなりません。
請求書をメールで送る場合の本文に何か決まり事のようなものはあるのでしょうか。
メール本文は書面で請求書を送る際の送付状の役割がありますので、できるだけ適切な文章を記入して送信することが大切です。
さらにメールで請求書を送信する場合には、次の項目を記載する必要があります。
- 会社名
- 部署名等
- 氏名
- 簡単な御礼文
- 差出人情報
- メールの簡単な内容（○月分の請求書送付等）
- 添付のファイルの内容
- 請求金額や支払期日
- 差出人の連絡先
メールで請求書を送る際の例文
件名：
「○月分請求書送付のご案内」
文例：
〇〇株式会社 〇〇部〇〇課
〇〇様
平素より格別のお引き立てをいただきお礼申し上げます。
株式会社〇〇の経理の〇〇と申します。
いつもお世話になっております。
○月分の請求書をメールにて送付させて頂きますので、
ご査収のほど、よろしくお願い致します。
【添付内容】
ご請求書 P D F 1通
請求金額
お支払期日
ご不明点やファイルが開封できない際など不都合がありましたら、お手数ですがご一報いただきたく存じます。
何卒よろしくお願い致します。
〇〇株式会社 経理担当 〇〇
東京都・・・・・
T E L：
F A X：
Email：
メールで請求書を送る場合の印鑑はどうする？
請求書の印鑑については、書面で請求書を発行している人にとって一番興味深い点ではないでしょうか。
書面の請求書の場合、印鑑を押印して郵送されていますが、メールで請求書を送る際も印鑑を押印しているのが通常です。
そのためエクセルなどで請求書を作成している場合には、これを印刷押印してPDF化しているのではないでしょうか。
すでにシステムで一貫して請求書の発行を行っている会社では、電子印鑑が押された状態で印刷ができているはずです。
一般的に印鑑の押印は義務ではなく本人確認のためのものです。
そのため法的には請求書に必ず押印しなくてはならないということではありません。
ただし注意しておかなければならないのは、まだ顧客先には印鑑がなければ請求書として認めないという会社もありますので、確認しておく必要があります。
請求書をメールで送る場合の宛先は？
請求書をメールで送る場合の宛先に関しては、顧客先のメールアドレスの確認をしてメールソフトに入力する作業を始めに行う必要があります。
すべての顧客先のメールアドレスを打込む作業も大変ですが、一字一句間違わずに入力していくのも容易ではないはずです。
ご存知のとおりアドレスに関しては、-や.が一つないだけでも送信することができず、最初に間違えてしまうと何度も送信のやり直しをしなくてはなりません。
ただし、メールで送信の場合は一度入力してしまえば、作業としては送信するだけなので、毎月の請求書送付作業とはいえとても簡単になるでしょう。
手作業が大変になったら請求書発行システムを活用しよう
国内の中小企業から大企業までさまざまな会社が存在していますが、これらすべての会社で必要なのが請求書発行作業です。
営利を目的としている限り、請求書の発行は欠かせない作業の一つです。
ただここまで電子が活用されているとはいえ、まだまだ手作業で経理作業や請求書発行から送付まで行っている会社もあるでしょう。
売上の集計から請求書発行までエクセルなどで管理していても、結局請求書送付になると手作業で行っているという人はぜひ、請求書発行システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
請求書発行システムを活用すると、毎月の請求書発行からメール送信そして郵送まで一括で管理してもらえますので、毎月の面倒な請求書送付作業がとても簡単になります。
請求書管理ソフトが気になっている人や、検討されている人はぜひ無料で試してみたり、資料のダウンロードをして自分で体験してみることをおすすめします。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
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