サブスクリプションビジネスの売掛金残高の効率的な管理方法とは？

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプションビジネスは単発・売り切り型のビジネスとは異なり、サービスの提供先やサービスの量、従量課金の有無等によって売上が変わってきます。そのため、従来のようにエクセルで売掛金を管理する方法や、単発・売り切り型向けのソフトを使用して会計データを管理することが難しくなっています。では、どのように売掛金残高を管理すれば良いのでしょうか？

サブスクリプションビジネスにおける売上の種類
売掛金残高管理の2つの課題と管理方法
売掛金残高管理の方法
まとめ

サブスクリプションビジネスにおける売上の種類

サブスクリプションビジネスにおける売上の種類は多岐にわたり、課金体系は複雑なものとなっています。売上の種類の中でも代表的なものは初期費用、定額制課金、従量制課金です。

初期費用は例えば、ソフトウェアのサブスクリプション契約においてはその導入費用であったり、スポーツジムのサブスクリプション契約においては入会金がこれにあたります。また、定額制課金は月単位や年単位で決まった金額を売上として受け取ることができるシステムで、従量制課金は顧客がサービスを受けた量により売上が変わるというシステムです。

顧客や契約によって「初期費用＋定額制課金」という場合もあれば、「初期費用＋定額制課金＋従量制課金」という場合もあるため、売掛金の処理を適切に行う必要があります。

売掛金残高管理の2つの課題と管理方法

売掛金の残高を管理する上で、2つの課題があります。

1つ目は、売上計上の月や顧客によって売掛金の金額が異なるという点です。サブスクリプション契約は1ヶ月単位、3ヶ月単位、6ヶ月単位、もしくは年単位というように契約期間が顧客によって異なる可能性があります。また、従量制課金の場合は契約期間の差異に加え、顧客が利用したサービスによっても毎回の請求額が変わってきます。

従来の月額制サービスであれば「毎月定額＋顧客の増加分−顧客の減少分」で売掛金を管理すれば問題ありませんでしたが、顧客によって契約期間や売上額が異なるサブスクリプションビジネスにおいては、顧客ごとに売掛金の計上月を把握し、管理する必要があります。この把握が正確に行われていない場合、請求漏れや誤請求に繋がる可能性があります。

2つ目は、膨大な数の入金件数があるという点です。毎月あらゆる日にばらばらな金額の入金があるため、売掛金を正確に計上していたとしても、請求時の売掛金の発生と入金時の売掛金の消し込みを一致させるのは非常に困難な上、手間もかかります。売掛金の消し込みが適切に行われていない場合、未入金に気付くことができず資金不足に陥る恐れがあります。

売掛金残高管理の方法

これらの課題を解決する売掛金残高の管理方法として、月次、四半期ごと等定期的に売掛金残高のチェックを行う方法があります。これは基本的な方法ではありますが、本業の通常業務に追われ、なかなか実践できないという方が多いのが実情です。そのため、定期的にチェックするというルールを会社として厳格に定め、ルールに則って売掛金残高の管理を行うと良いでしょう。

また、単発・売り切り型向けの会計システムを使用している場合は、サブスクリプションビジネスに特化した会計システムに切り替えるという方法があります。会計ソフトウェアは、探してみると多くの企業からサービスが提供されています。これまでメインで使用されてきた会計ソフトウェアは、単発・売り切り型向けのものがほとんどです。しかし、近年サブスクリプションビジネス市場が急速に拡大してきたことに伴い、会計ソフトウェアもサブスクリプションビジネス向けのものが提供され始めています。この会計システムを利用して売掛金残高の管理を行うことで、従来の会計システムを使用するよりも、圧倒的に正確に、かつ効率よく売掛金の残高を管理することが可能となります。