こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
高度情報化・DX（デジタルトランスフォーメーション）の進展に伴い、コンピューターやインターネットを利用した帳簿書類の作成が普及してきました。それに伴い、電子データ等の保存について、税務としての保管義務を満たすように産業界から要望が寄せられ、電子帳簿保存法の施行と改正が行われてきました。
しかし、中小・零細企業にとっては急激な電子化に対応することが難しかったため、宥恕措置を経て、2024年1月より原則的に義務化することになりました。
そこで本記事では、2024年1月より原則義務化となる電子帳簿保存法について、対象外となる書類や企業がないかを解説していきます。
目次
2024年1月以降の電子帳簿保存法
電子帳簿保存法の対象企業
電子取引を行っている企業や個人事業主で、法人税を納める義務がある法人や公益法人などと、所得税の納税義務がある人のうち事業を営んでいるような個人事業主が対象になります。電子媒体を利用して取引を行っていることが条件であり、電子メール、ウェブサイト、EDI（電子データ交換）、電子契約、インターネットを介した取引などが含まれます。
また、電子帳簿保存法の対象者は、電子帳簿や電子データを用いて経理記録を行っていることが求められます。これには会計ソフトウェアを使用した帳簿管理も含まれます。
電子帳簿保存法の対象とならない企業
電子取引によって、送受信した国税関連の文書についてのみデータ保存が必要なので、電子取引をしていない企業や個人事業者が紙媒体で書類を受け取る場合は、データ保存の義務はありません。
電子帳簿保存法の対象書類と保存の方法
電子帳簿保存法の対象書類とは、下記のものとなります。
- 国税関係帳簿：仕訳帳や総勘定元帳など
- 決算関係書類：貸借対照表、損益計算書など
- 取引関係書類：契約書や領収書など
- 電子取引書類：電子的に授受された取引関係書類
保存方法は以下の電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引にわかれます。
電子帳簿等保存について
電子帳簿等保存は、コンピューターで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子的な保存を認めるものですが、訂正や削除の履歴が残らない帳簿としても、以下の要件を満たせば電子データのまま保存することができます。
- システムの説明書やディスプレイ等を備え付けていること
- 税務調査時に、データについて「ダウンロードの求め」に応じることができること
※ データで保存できる帳簿は、正規の簿記の原則（複式簿記の原則）に従って作成されている帳簿に限ります。
パソコン等で作成した帳簿･書類をデータで保存するためのルールは、国税庁がまとめているので、下記から確認してみてください。
パソコン等で作成した帳簿･書類をデータで保存するためのルール｜国税庁
スキャナ保存について
紙の領収書･請求書などは、書類自体を保存する代わりに、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。対象は下記となります。
- 取引相手から紙で受け取った書類
- 自分が手書などで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し
読み取った後の紙の書類を廃棄できるので、紙の書類のファイリング作業や保存スペースが不要にとなり、紙で受け取った領収書などをスマホで読み取って経理担当に送付すれば、書類の受け渡しから保存までをスキャナデータのみでできるので、経理担当もテレワークがしやすくなります。
スキャナ保存を行うためのルールに関しても、国税庁がまとめているので下記より確認してみてください。
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2024年1⽉以降の電子取引の保存について
対象となるデータ
紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）に相当するデータを保存する必要があります。受け取る場合だけでなく、送付する場合も保存が必要です。
検索と保存の方法
「日付・金額・取引先」の検索機能を持ち、改ざん防止のための措置をとる必要があります。
改ざん防止のやり方
不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守することでも対応は可能です。具体的には、事務処理規程を制定するなどになり、サンプルは国税庁HPにあります。
電子帳簿保存法で対象外になる書類や企業は？
電子帳簿保存法では、特定の書類やデータを対象外としています。具体的には、以下のような書類やデータが電子帳簿保存法の対象外とされます。
1.手書きの書類
手書きで作成された書類や文書は、電子帳簿保存法の「対象外」となります。ただし、これらの手書き書類も法的に保管が必要であることに税務の保管期間を遵守する必要があります。
2.電子データが存在しない書類
特定の取引や記録に関連する電子データが存在しない場合、そのデータは電子帳簿保存法の対象外です。しかし、そのようなケースでも対応する紙の書類を保管する必要があります。
つまり、電子データを用いた取引を一切行わず、手書きの書類を用いて取引を行い、管理している企業や個人事業主は電子帳簿保存法の対象外となります。
上記の場合でも、税法的に必要な書類ならば、電子帳簿保存法の対象となるため、定められた保存方法（電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データの保存）に準拠しなければならず、速やかに対応してきましょう。
仮に税務での必要書類でなくても、現代のDXが進んだ時代にこのような手書きの書類等が流通することは非効率であり、早い段階で電子化することが望まれます。
電子取引関係で特に注意すべき点は？
見積書や請求書等は各社で様々な方式があり、その保存要件についても事前に満たしているか検討する方が望ましいですが、特に質問が多い内容を、国税庁の電子帳簿保存法一問一答から一部抜粋して確認してみましょう。
Q1.
取引先からクラウドのサービスを利用して請求書を受領しておりますが、クラウドのサービスを利用して受領した場合には、電子取引に該当しますか。
A1.
クラウドサービスを利用して取引先から請求書等を受領した場合にも、電子取引に該当する。
Q2.
当社はクラウドのサービスを利用して取引先とＸＭＬ形式の請求書データ等（取引情報に関する文字の羅列）をクラウドのサービス上で共有・保存していますが、このような方法は認められますか。
A2.
請求書などのフォーマットや日付・金額等の項目ごとに並べた一覧表形式で表示するなどで視覚的に確認・出力されるものについては、電子帳簿保存法の要件を満たすものです。電磁的記録をＸＭＬ形式（文字の羅列）で保存でも、後ほど、自社固有のフォーマットに変換するなどして、明瞭な状態で確認でき、速やかに出力することが可能な状態なら、それは保存として認めたれることになります。
電子帳簿保存法の導入前からの利用している請求管理システム等がある場合でも、十分に電子帳簿保存法の要件を満たすことになります。もし、見積書や請求書等の電子保存を考える場合は、システムの導入を検討しましょう。
電子保存要件のための請求管理システムの導入
請求管理システムを導入すると、電子帳簿保存法の要件を満たす見積書や請求書も発行可能であり、2023年10月に開始されたインボイス制度に適合した項目の請求書の発行も行うことができます。
また、入金管理など業務を効率化・自動化することが可能です。請求業務は、企業にとって最重要な業務であり、その効率化も重要なことです。
電子帳簿保存法に対応できる
電子メールやWEBを通じて請求書を送受信する機能を利用することにより、相手先との郵送でのやり取りがなくなります。2024年1月より原則義務化される電子帳簿保存法の要件を満たすため、請求管理システムを導入すると管理を効率的に行えるようになります。
検索性の向上
請求管理システムを導入すると、請求書は電子データで保存されるため、電子帳簿保存法に応じた検索が可能で、税務調査で必要なデータの取得がしやすくなります。
業務効率化が可能
請求管理システムを導入することで、請求業務にかかる工数を大幅に削減することができます。請求書の作成や送付、入金管理などの作業を自動化することで、入力ミスや請求漏れなどの人的ミスを防止することができます。
まとめ
電子帳簿保存法の対象外となる書類や企業について解説しましたが、ほとんどの場合が対象となることがわかりました。
対象となるのに、まだ対応を行っていない場合は、必要な要件を確認しながら対応を進めるようにしましょう。その場合、請求管理システムを導入すると、国税局が求めるデータの真実性の確保が容易に可能となります。。また、2023年10月より開始されたインボイス制度にも対応が可能です。
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