請求書発行から入金消込を一元管理できる業務フローを確立しよう

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

SaaSサービスは年単位の契約が多く継続課金できるため、キャッシュフローが見通しやすいビジネスモデルと言えます。それだけに請求漏れや入金消込の流れをスムーズすることが非常に重要です。

しかし受注案件の増加や、複数のサービスを提供していて入金方法が異なる場合などの要因によって入金管理は煩雑になりがちです。

今回は採用広告管理のSaaSサービスを提供している企業へのインタビューから見えてきた入金消込のお悩みと、その解決策をお届けします。

請求書発行から入金消込までを一元管理できていないために、労力の割にミスが防げない
現在の業務の流れ
請求書の発行時期をスケジューリングできるシステムを導入して、請求書発行業務を効率化しよう
請求書発行から入金消込を一元管理できる業務フローを確立しよう

請求書発行から入金消込までを一元管理できていないために、労力の割にミスが防げない

今回インタビューした企業では、採用広告管理SaaSサービスを軸に、採用管理システムや人材採用の広告運用代行、採用関連Webページの制作受注など複数のサービスを提供しており、入金消込に関して以下のお悩みを抱えています。

入金消込には会計管理システムを利用しているが、請求漏れや引当漏れのチェック機能がなく、相当数あると思うものの確認する仕組みがない。
契約やサービスにより請求書を発行するか否かが分かれており、その確認から実際の請求書発行及び入金確認までの一連の作業に月末1週間かかっており、担当者の負担が重くなってしまっている。
請求書発行には請求書発行システムを利用しているものの、実際に発行するまで経理担当者、営業部、取引先と何段階もの確認工程を経るために時間がかかりすぎている。
入金有無の確認には、未入金一覧を営業部の上長に渡して確認してもらっているが、営業管理システムと会計システムの連携が取れていないために、時間がかかる割に正確性に欠ける。
サービスごとに年ごとの前払いか、1ヶ月単位の請求かなど請求及び入金のタイミングが異なるため、その管理も煩雑でミスが起こりやすい。

現在の業務の流れ

今回インタビューした企業では、営業管理システム、請求書発行システム、会計システムの連携が取れていないために、請求書の発行だけでも経理担当者、営業部署、取引先と複数の確認を通さなければなりません。さらに請求書を発行しない契約になっている取引先もあり、請求書を必要としないのか発行漏れなのかを正確に把握できていません。

それが入金消込作業にも悪影響を及ぼしており、入金確認作業に時間がかかるばかりか、未入金の取引先をすぐに把握しづらくなっています。

営業管理システムと会計システムとの連携を検討したものの、開発負担や運用経費が問題から実現していません。

請求書の発行時期をスケジューリングできるシステムを導入して、請求書発行業務を効率化しよう

取引先ごと、サービスごとに請求書の発行タイミングや請求額をあらかじめ登録できるシステムを導入して、自動的に請求書を発行できるフローを構築することをオススメします。営業管理システムとの直接の連携が難しくとも、必要な情報を請求書発行システムに登録しておくことで、労力とミスを大幅に減らし請求書発行漏れも防止できます。

また、仮に請求書の発行を必要としない取引先があっても請求金額の履歴を残しておくことで、入金消込の際の確認もしやすくなるでしょう。