こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
SaaS（Software as a Service）はクラウドで提供されるサブスクリプション方式のサービスです。一般的には月額や年額の利用をベースとした契約管理になりますが、サービスによってはプランの契約期間や請求のタイミングが様々。年間の請求額が先に一括前払いで入金されるなど、キャッシュと会計上の売上の動きにズレが生じます。これらの請求額と対応する入金の確認作業、いわゆる入金消込業務は経理担当者の悩みの種です。
今回は、物流管理SaaSを提供する企業への入金消込業務の課題に関するインタビューから、これらの課題を解決する方法をご紹介します。
目次
契約プランで請求額が変わるサブスクリプションの入金消込の悩み
今回インタビューした企業は、物流管理のSaaSを提供しています。まずは、入金消込時の具体的なお悩みをお聞きしました。そこには契約プランで請求額が変わる、一括前払いで入金されることが多いなど、サブスクリプションのサービス特有の契約管理から生じる課題もあるようです。
- 消込作業が月末に多いため、入金明細の取りこぼしが多い
- 財務会計ソフトで請求月に全額を前受金として仕訳しており、毎月、前受分を振替える仕訳が面倒
- 財務会計ソフトで売上分析をしたいが、上記の仕訳処理などが必要で即時に数値が出せない
入金消込業務は目視での確認や、銀行のデータを入手しエクセルなどのツールで加工して照合するなど、一般的にも多くの経理担当者が時間を割いている業務です。請求内容や取引先ごとのルールの把握には経験値や勘どころが必要で、属人化されやすい業務でもあります。
また経営管理の視点からは、売上数値や債権回収にダイレクトに影響することから、正確な処理とスピード感を求められます。
現行の請求から入金消込、仕訳処理までの流れ
この企業では、サービス利用料を月額で請求していますが、プランによって請求額の算出方法が異なります（毎月定額／年間一括前払い／初回数ヶ月のみ一括前払いでそれ以降は定額など）。そのため、経理担当者は入金に対応した請求内容やプランを確認し、前受相当部分の期間按分や仕訳処理などを行います。
担当者によると、入金消込は会計の財務会計ソフトを利用しており、顧客数は現在の数百件から今後、数千件規模まで増える見通しとのこと。経理担当者への負担やミスの増加による経営数値への影響も懸念されるでしょう。
システム活用でサブスクリプション契約の入金消込の課題を解決！
それでは、どのような解決方法があるのでしょうか。これまでに見えてきた課題の解決にはシステム活用が重要なポイントになります。
銀行の明細の自動取得やバーチャル口座の活用
取引件数が少ない段階であれば、まずは照合しやすいデータの取得や、その口座の整備から取り掛かるのもひとつの方法です。
いきなり新しいシステムや業務フローへの切り替えが難しいようであれば、まずはここから検討するのが第一歩と言えます。
※銀行側が事業者へ発行する仮想の振込専用振込専用の口座。事業者が取引ごと・取引先ごとに口座番号を割り当てて請求書を発行する。取引先はその仮想の口座番号に振込身をするので、入金消込の簡略化が可能。（最終的なお金の振込先は事業者の指定口座）
入金消込やデータ連携に強い債権管理システムを採用
既存のシステムや大枠の業務フローを残すのであれば、販売／請求システムと会計ソフトとの間を債権管理システムでデータ連携させるのも有効です。
営業（販売）担当など関連部署の業務フローやシステム運用を大幅に変えず行えることがメリットです。
入金消込（売上・債権管理）や会計システムへのデータ連携機能が充実している販売／請求システムを活用
業務フローや運用を変更が可能であれば、販売／請求システムで入金消込機能が充実したシステムの活用も検討します。
その際、営業（販売）担当など関連部署の意見・承諾を得る必要がありますが、検討への時間やコストをかけてシステム化すれば、それだけの効果が期待できます。
※システム活用に際しての注意点
- 既存のシステムとの連動性
- カスタマイズの必要性と、それに対応できるシステムかの確認
- 導入タイプ（現地導入型／クラウド型）と自社の管理体制との相性を検討
- 上記を踏まえつつ、コストバランスの合ったものを選定
サブスクリプション契約に合った管理システムを活用し、入金消込の課題解決を実現！
サブスクリプション契約の入金消込を管理できるシステムを活用することで、経理業務の属人化を防ぎ、作業時間を削減すると同時に効率化させることができます。
今まで悩まされていた入金消込の業務へのシステム活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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