こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ツールです。エクセルのような表計算ソフトですが、オンラインでの共同編集がしやすく、自動保存ができる特徴があります。
請求書において、Googleスプレッドシートを使って発行管理をする方法があります。
本記事で、詳しくご紹介します。
目次
Googleスプレッドシートでの請求管理シートの作成方法
1.新規スプレッドシートを作成する
Google ドライブのホーム画面の「新規」をクリックし、「Google スプレッドシート」を選択します。
2.スプレッドシートを共有設定にする
スプレッドシートは共有や共同編集が簡単にできます。
複数人でのデータの共有が必要な場合や共同作業を行う場合は、「共有」をクリックし、共有するユーザーやグループを追加しましょう。また、アクセス権や権限も設定できるため、必要に応じた対応を行なってください。
「リンクをコピー」をクリックすれば、シートのURLをコピーできます。コピーしたURLを相手に伝えることでも、シートを共有することができます。
3.作成したスプレッドシートを保存する
Googleスプレッドシートはオンライン上（Googleドライブ内）に保存されます。編集内容は自動的に保存されているため、エクセルのような「上書き保存」などの操作は必要ありません。
4.請求書の発行のためにマスタ登録をする
「マスタ」というシートタブを作成し、「請求月／状況／取引先」を入力しましょう。
5.請求案件を入力する
「案件」というシートタブを作成し、案件を登録していきましょう。A列「請求月」、B列「取引先」、C列「商品」、D列「請求額」、E列「状況」とします。
ここでは、データ入力規則を使用した各列の設定方法をA 列を例に紹介します。
まず、「データ」→「データ入力規則」を選択し、範囲に適用に「’案件’!A2:A」と入力します。その後、条件を「プルダウン（範囲内）」とし、範囲を「’マスタ'!$A$2:$A」で範囲選択します。
すると、案件シート内のA列で、プルダウンを行えるようになります。
「表示形式」→「数字」→「カスタム日時」と行うことで、表示形式をカスタマイズすることもでき、プルダウンの項目ごとに色をつけることもできるので、管理しやすい設定を行なってみてください。
今回は、B列「取引先」とE列「状況」も同様にして設定しています。
参考：Googleドキュメントエディタヘルプ「セル内にプルダウンリストを作成する」
6.実際に請求書を発行する
「請求書」というシートタブを作成し、フォーマットを作ります。
A4セルは「取引先」を設定するので、データ入力規則を用いてプルダウンできるようにしておくと管理がしやすくなります。
同様に、A8セルは「請求月」を設定するので、こちらもデータ入力規則でプルダウンできるようにしておきましょう。
B7セルの振込期限については、「=EOMONTH(A8,1)」という数式を入れておくと、自動で請求月の1ヶ月後を入金期限としてくれるため便利です。
請求書の支払期日は、商習慣やビジネスの取引形態や取引先によって異なります。一般的には、月末締め翌月末払など、支払サイトが決まっている場合が多いですが、取引先によっては、請求書を発行した日から10日以内など、支払い期日が明確に定められている場合もあります。また、「下請代金支払遅延等防止法」（下請法）により、商品・サービスを受領してから60日以内に下請代金を支払うことが義務づけられています。
今回は入金期限を1ヶ月後とした場合の例ですので、支払い期限が異なる際はそれに合わせた数式やフォーマットを作成しましょう。
参考：公正取引委員会「下請法とは？」
7.案件シートを管理する
「案件」シートの注文履歴を集計する表を作成しておくと、効率的に管理を行うことができるようになります。
ここでは、新しく「計算」シートタブを作成する場合をご紹介します。
A列には、請求書の請求月を入力し、C列には「請求月」、D列には「取引先」、E列には「商品」、F列には「請求額」を入力します。
C2セルに下記の計算式を入力します。
=FILTER('案件'!$A$2:$D,('案件'!B2:B='請求書'!$A$4)*('案件'!A2:A>='請求書'!A8)*('案件'!A2:A<EOMONTH('請求書'!A8,0)+1))
これにより、請求書で選んだ「取引先」と「請求月」に応じて、この「計算シート」にその取引の明細が自動で抽出されます。
請求書の保存期限
2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係（法人税法や所得税法、消費税法など）の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存するルールが変わりました。
改正電子帳簿保存法では請求書も対象となります。全ての事業者請求書などの書類を電子メールやクラウドサービスなどを利用してやりとりする電子取引で受領した請求書はデータのまま保存しなければなりません。
2023年10月からインボイス制度（適格請求書等保存方式）導入となります、適格請求書発行事業者は、法人税法等では、発行または受領した適格請求書（インボイス）を7年間保存しなければなりません。
インボイス制度とは
インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための新たな制度です。
消費税法では、税務書類を紙で保存することが原則とされていましたが、「適格請求書等保存方式」を利用することで、紙の請求書や領収書を電子データとして保存することが可能になります。
消費税法における基本的な流れは以下の通りです。
事業者が負担する消費税は、生産する財、サービスに上乗され一般消費者が請求されます。最終の消費者はその財、サービスに上乗せされた消費税を負担する仕組みとなっています。理論的には最終消費者が負担した消費税が、国に間接的に納税されていく形なのですが、複数の事業者の間に流通する過程で、消費税が正しく納税されないことも散見されていました。（これを益税といいます）
この益税を是正する制度として、事業者が消費税の「仕入税額控除」の適用を受けるためにはインボイス（適格請求書）の保存が必要と改定されました。
なお、「仕入税額控除」とは、事業者が納税すべき消費税を計算するとき、売上にかかる消費税から仕入れにかかった消費税を差し引いて計算することにより、消費税の二重課税を解消することができる制度です。 これまでは仕入れの事実が記載された請求書と帳簿を保存すれば、仕入税額控除の適用を受けることができました。
ただし、2023年10月以降は、適格請求書（インボイス請求書）がないと消費税の仕入税額控除ができなくなります。適格請求書（インボイス）は「インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）」に登録している事業者のみが交付できる請求書のことです。
つまり、免税事業者等からの仕入については、原則として仕入税額控除ができなくなります。免税事業者は適格請求書発行事業者になれないため、インボイス制度が始まると免税事業者からの仕入れは原則、仕入税額控除ができません。仕入税額控除ができないと、その分についての消費税を事業者が負担しなくてはいけないため、納税額が増加します。
改正電子帳簿保存法とインボイス制度により、事務負担が大きくなりますが、その負担で作業量が大きくなるのは望ましいことではありません。可能ならば外部のクラウドサービスを利用することで、法令改正に準拠しながら、効率化も可能となりますので検討してみましょう。
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