払い込み用紙とエクセルを利用した入金管理が課題に【インタビュー】

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

検定試験や講習会を運営する企業では、実施のたびに顧客に請求書を発行し、都度、入金消込をしなければなりません。

このような企業の場合、売上の管理、とりわけ入金消込作業の処理量が多くなる傾向にあります。

数十社の顧客なら対応もできるかもしれませんが、100社を超えてくると煩雑になり手作業だと時間がかかります。正確性も欠けてくるため難しい作業になってきます。そのため如何にして処理していくかは課題になってくるでしょう。

この記事では、建物管理の検定試験や講習会を運営する企業へのインタビューから見えてきた入金消込業務のお悩みと、その解決策をお届けします。

払い込み用紙とエクセルを利用した入金管理が課題

今回インタビューした企業では、建物管理会社に対して、建物管理の検定試験や講習会の実施をしています。検定試験や講習会の受講者は、清掃管理や衛生管理、点検整備などの企業の社員です。

この企業様では入金消込業務について以下のお悩みがありました。

• 年間に数千人の受講生が発生する。そのため、払い込み用紙で一件ずつ目視によって入金を確認する。それを更に一件ずつエクセルで入金消込の管理をするのは困難であり時間がかかる。
• 郵便局から払い込み用紙が到着するまで入金消込の作業ができず、リアルタイムで消込処理できない。
• 請求に対して決済会社に決済代行をお願いしているため、決済代行手数料が負担になっている。

払い込み用紙を確認しながら手作業での入金消込が煩雑に

それでは、今回インタビューした企業では、どのように入金消込を行っているのかを具体的にみていきましょう。

この企業では建物管理の検定試験や講習会を実施する際に、受講者（清掃管理や衛生管理、点検整備などを扱う企業の社員が主）が属する企業に対して、受講料を請求しています。このとき、エクセルに受講料を入力しておき、入金消込できるよう準備を整えておきます。

受講料の請求書を受領した企業は、郵便局やコンビニ決済での払い込み用紙を利用して入金します。

決済会社を間に入れており、請求の決済は代行してもらっています。

決済された払い込み用紙を郵便局から取得し、その用紙で振込明細を一件ずつ目視で確認しながら、手打ちでエクセルに入力し、入金消込をしています。

入金消込業務の2つの改善案

この企業では、入金を一件ずつ確認し、エクセルで手作業にて消込していることが課題となっていました。
この課題は、次のような方法で入金消込業務を改善していくことができると思います。

• 振替受払通知票のCSVインポートで自動で消込しよう
• 請求書発行から入金消込までを一元管理しよう

振替受払通知票のCSVインポートで自動で消込しよう

すでに郵便局の払い込み用紙を使った請求業務フローを実施していることを活かして、振替受払通知票のCSVファイルを使った次のような流れで作業効率を改善していきましょう。

1. 郵便局の振替受払通知票WEB照会サービスを利用して、振替受払通知票を照会し、CSVファイルでダウンロードする。
2. そのCSVファイルを入金明細としてインポートし自動消込みできる入金消込システムを利用する。

払い込み用紙を利用するため、決済代行会社への決済手数料は発生しますが、現在の業務の流れから大きく変わることがないため取り組みやすいやすいかと思います。

※ 振替受払通知票WEB照会サービスとは決済した払い込み用紙と同等の振替受払通知票をインターネット上でデータとして確認できるサービスです。

請求書発行から入金消込までを請求管理システムで一元管理しよう

請求書発行から入金消込までの業務フローをシステム化できる請求管理システムを導入して、一元管理することで業務を改善していきましょう。具体的には、次のような流れになります。

1. 請求書発行を決済代行会社に委託せずに自社で行う。
2. 銀行のオンラインバンクによるWeb照会を利用し、入出金明細をCSVファイルとしてダウンロードする。
3. そのCSVを請求管理システムに取り込み、自動で入金消込をする。

請求管理システム導入の労力はありますが、現在の入金管理の業務作業を簡略化し、さらに確実に処理できるようになります。

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