こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
昨今、人手不足や働き方改革の影響により経理業務のアウトソーシングを検討する企業が増えてきていますが、「アウトソーシングとシステム導入の違いは？」「経理業務をアウトソースするのは不安…」「業者の選び方がわからない」といった声が聞かれます。
この記事では、まず経理業務のアウトソーシングとシステム導入との違いに触れ、続いてアウトソーシングでよく耳にするBPO、また電子帳簿保存法やインボイス制度などとアウトソーシングの関係、さらにアウトソーシングでできることや注意点、業者の選び方などを解説します。
目次
アウトソーシングとシステム導入の違い
アウトソーシングとは自社で行っている業務を外部の業者に委託することをいいます。一方、システム導入とは、自社向けに開発したシステムや汎用性のあるクラウドサービスなどを自社で導入することをいいます。
つまり他社もしくは自社のどちらで経理業務を行うかが、アウトソーシングとシステム導入の違いです。
システム導入では自社に専属の人員を配置することが多く、自社内で業務の対応することが特徴です。なおアウトソーシングでは、委託先が独自に開発したサービスか委託先の選定したクラウドサービスにより委託業務を行います。
経理業務のアウトソーシングとBPO
経理業務のアウトソーシングを検討すると、BPOという言葉をよく耳にします。このBPOとはいったい何なのか、アウトソーシングする際の参考になるのでご説明します。
BPOはビジネス・プロセス・アウトソーシング（Business Process Outsourcing）の略で、企業活動における業務プロセスの一部を一括してアウトソーシングすることを意味します。対象の業務について、業務フローの設計から実行までをまるごとアウトソーシングすることが可能です。
そのため、経理部門のBPOサービスを提供する企業は、公認会計士や税理士など優れた専門性を持つスタッフを有し、業務構築・業務改善のノウハウを売りにしています。さらに業務の設計・業務フローの構築や実行までを請け負う点がBPOの特徴です。
委託先の企業には、従来のように業務を遂行してもらうだけでなく、既存の業務フローの改善や課題の分析など、生産性向上や効率化などのミッションを託すことが可能な場合があります。
経理業務のアウトソーシングでできること
経理の定型業務の多くはパターン化され分類されており、分類された業務ごとにアウトソーシングできます。
ここでは経理業務の基本である会計処理や入金処理、経理で最もボリュームのある本決算業務、さらに電子帳簿保存法、インボイス制度などに加えBPOとしての業務改善などをご紹介します。
会計ソフトに伝票入力
経理で基本になるのが会計ソフトへの伝票入力処理です。
日常業務では最も煩雑な業務で、取引量が増えると伝票入力もそれに比例して業務量が増えてきます。この業務は自社でなくても対応可能なためアウトソーシングできます。
入金個別消込
請求書を発行すると売掛金の債権が発生するため、入金があった際、入金個別消込をする必要があります。会計ソフトでは自動消込に対応したものもありますが、入金額が請求額と一致しない場合、差額の調査が必要となり煩雑です。
この一連の業務煩雑さを解消するには、アウトソーシングが有効です。
本決算業務
経理で最も繁忙なのが本決算業務です。経理の担当者は本決算業務において、1会計年度の帳簿の締め作業、公認会計士や税理士納税額の計算と納付などを行います。
この業務も定型化しているためアウトソーシングでき、経理担当者の業務負担量を大幅に減らすことが可能です。
電子取引データの保存（電子帳簿保存法に対応）
電子帳簿保存法とは、従来の紙の領収書や請求書などをデジタルデータとして保管するよう規定している法律で、企業のペーパーレス化に繋がります。
経理のアウトソーシングは電子帳簿保存法に対応しているため、紙の領収書や請求書などを自社で保管する必要がありません。アウトソーシング先で電子データ化し保管してもらえるため、紙ベースの保管に労力を費やすことがなくなります。
請求書の処理（インボイス制度に対応化）
インボイスとは、税率に応じて内訳を表示し登録番号を記載した請求書をいいます。インボイス制度では、事前に登録の申請をする必要があり、インボイスがないと仕入税額控除を受けることができません。開始時期は令和5年10月です。
経理業務のアウトソーシングは、インボイス制度の対応を開始していますが、インボイスの受取（買い手）側と発行（売り手）側それぞれのアウトソーシングの内容をお伝えします。
・インボイス受取（買い手）のアウトソーシング
登録番号を記載したインボイスを受領します。
請求書を受け取り債務の計上、支払管理、請求書を電子データとして適切保管などのアウトソーシングが可能です。
・インボイス発行（売り手）のアウトソーシング
適格請求書発行事業者の登録を得たのち、インボイスを発行し写しを保管しなければなりません。
インボイスの発行、電子データとして適切保管、売上計上、さらに債権管理などアウトソーシングできます。
業務の設計・業務フローの構築・実行
先にBPOのご紹介をしましたが、BPOによりアウトソーシングの幅が広がり、定型業務の実施に加え、経理業務の設計や業務フローの構築・実行なども可能になります。経理業務を抜本的に見直し事務効率を図るのであればBPOの利用も視野に入れてはいかがでしょうか。
アウトソーシングとBPOなどを利用するメリット
経理業務をアウトソーシングし、さらにBPOを利用する際のメリットをここではお伝えします。
従業員の労働時間削減
働き方改革が進められる中、労働時間の削減は多くの企業で急務となっています。アウトソーシングの導入は労働時間削減の有効な手段のひとつです。
経理部門では、入金消込、支払処理だけではなく、経費精算や月次の締め作業のため、月末・月初に業務が集中します。アウトソーシングを活用することで、繁忙期に集中的にマンパワーを補充し、毎月の従業員の業務量を平準化して、残業時間を削減することが可能になります。
人件費などのコスト削減にもつながる
残業時間の削減によって時間外手当を削減できるため、人件費の削減が期待できます。また、アウトソーシングを行うことで派遣社員などの人員配置を最適化し、間接的に人件費の削減につながる場合もあります。
また、BPOを利用し業務フローを改善すると、自社で行っていたよりも効率よく業務が行えるようになる場合があります。アウトソーシング先に支払う業務委託料以上の人件費削減効果があれば、アウトソーシングのメリットは大きいといえるでしょう。
経理担当者がコア業務に注力できる
毎月の支払処理や請求書作成作業などの定型業務をアウトソーシングすることにより、その分の時間と労力を、より戦略的でレベルの高いコア業務に振り分けることができます。
経理担当者が日々のペーパーワークに忙殺され、コア業務に割く時間がないという状況は、特に中小企業の経理部門でよく見られます。
こういった場合、定型化している事務作業や日次業務を外注すれば、経理担当者は投資戦略の策定や予算管理などのコア業務に従事させることが可能になります。
経理のプロが対応している
アウトソーシング先には経理のプロが在籍しており、正確で適切な事務処理を行うため安心して業務を任せることができます。特に経理に関係する法改正にも精通しており、自社で経理のプロを育成する余裕のない中小企業には大きなメリットがあります。
業務プロセスの可視化
経理部門の業務は属人化しがちです。担当者が目の前の業務をこなすのに精一杯で、業務の進め方やノウハウなどを共有できない場合が多いようです。人員が限られているために、ノウハウや業務内容を共有する相手がいないケースもあります。
この場合は、アウトソーシングをきっかけに業務プロセスの可視化を進めることができます。単純な作業の外注であっても、手順書の作成や作業指示が必要なため、否応なしに業務プロセスの可視化が必要になるからです。
また、BPOを活用すると、業務プロセスの可視化そのものを外注することも可能になります。BPOサービス提供会社に、マニュアル作成や業務フローの見直しを委託するという方法も検討してみましょう。
経理業務のアウトソーシング先の選び方
アウトソーシングを依頼する際は、どこに依頼するか、その選び方が大切になります。
今までに実績があるか
経理業務は概ねパターン化できるため、それぞれの業務ごとにアウトソーシングが可能です。アウトソーシング先には、それぞれ強味があるため、どの業務に対応できるか、今までの実績を調べてみる必要があります。
アウトソーシング先のホームページに導入事例が記載されていれば確認してみましょう。特にアウトソーシングしたい業務と同様の事例があれば、スムーズに業務を移行できます。
高い費用対効果を見込めるか
アウトソーシングでは、当然ながら利用に際して費用が発生します。自社で業務を行うために必要な費用を計算しておき、導入や運用など見積書の金額と比較することが大切です。比較した結果、高い費用対効果が見込めればアウトソーシングを進めましょう。
セキュリティ対策は万全か
経理業務では、個人情報や社内秘の情報を扱うこともあり、アウトソーシング先でデータの漏えいがあると会社の存続にも影響を与えかねません。そのためセキュリティ対策が万全かを調査する必要があります。
経理業務をアウトソーシングする際の注意点
アウトソーシングを実施しても予定と異なる結果が出ないことも考えられます。経理業務を自動化できるシステムを導入するなどの代替案が有効な場合もあるため、アウトソーシングの注意点をよく理解しておくことが大切です。
認識の相違で狙った効果が得られない
経理業務をアウトソーシングする際には、何を、どこまで委託するのか、綿密にすり合わせしましょう。ここで食い違いがあると、「経理業務を全部引き受けます」と言われたのに、一部しかやってもらえない、というようなことが起こります。
また、今の業務の状況や課題についての伝達が不十分だと、現状を考慮しない杓子定規の処理が行われる原因になります。
期待する効果を得るためには、事前の綿密なコミュニケーションと、現場の経理担当者との連携が必要不可欠です。
例外処理を自社でやらざるを得ず、結果的に業務が効率化しない
例外的な対応や、定型外の業務をアウトソーシングする場合は、どこまで対応してもらえるのかを明確にしておきましょう。
「経理業務の例外処理に手間と時間を要するのでアウトソーシングしたい」という場合、委託先で対応してもらえなければアウトソーシングする意味がなくなってしまいます。
どんな例外対応が発生し得るのか、どの範囲まで請け負ってほしいのか、という要望を明確に伝えることが重要です。
費用対効果を考慮する
コスト削減を目的としてアウトソーシングを行ったものの、かえってコストがかかり、自分たちでやったほうがコストを抑えることができたというケースもあります。
現状どれくらいのコストがかかっているのか、時間や人件費などを算出し、アウトソーシングした際のコストと比較検討する必要があります。
また、BPOを活用する場合は、直接的・短期的なコスト削減だけではなく、長期的な効果をもたらす業務改善などを委託することになります。このような目に見えづらい効果や、長期的な効果をどのように見積もるのかという視点も重要です。
なお、作業時間の削減や業務の可視化については、自動化できるシステムを導入するなどの代替案が有効な場合もあります。課題解決のために、視野を広く持ち、柔軟に検討を進めましょう。
アウトソーシングとBPOを開始する際の確認事項
経理業務については、まず自社でシステムを導入するのかを検討します。もしアウトソーシングを行いたいと考える場合には必ず確認しておくべきポイントがあるため、ここでご紹介します。
課題を明確にしよう
アウトソーシングを行うことによって解決したいと思っている課題は何かを明確にしましょう。
経理担当者の業務負荷が重すぎるのでアウトソーシングしたいという場合は、「どの業務に時間がかかっているのか」「どれくらい時間がかかっているのか」（請求書発行業務に毎月40時間など）を具体的に数値化してみましょう。
なにを求めるかによって、アウトソーシングする業者の選定や、許容できるコストのレベルも変わってきます。アウトソーシングを検討する際には、まず最初に課題を明確にしておきましょう。
どこまで委託できるのかを確認
アウトソーシングしたい業務の範囲を確認することも大切です。例えば日次の仕訳作業だけを委託するのか、月次決算や年次決算までお願いしたいのかを検討する必要があります。
また、例外処理をどこまで対応してもらいたいか？という点も、必ず確認すべきポイントです。例えば入金処理を依頼するのなら、入金額に相違があった場合の対応は誰が行うでしょうか。顧客への連絡や確認まで委託することは可能でしょうか。
アウトソーシングしたい業務範囲はどこからどこまでなのか、どの業務を委託すれば業務効率化が可能なのかなどを明確にした上で、アウトソーシングを検討する必要があります。
経理業務のアウトソーシングを検討する場合は、まずアウトソーシングによってかなえたいこと、解決したい課題をはっきりさせることが大切です。目的に応じて、アウトソーシングか、BPOか、または自社でシステムの導入によるDX・自動化などの対応をとるのかを検討しましょう。
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