こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
経理担当者にとって、「請求書を取引先に送付したが誤りがあった」という話は、背筋が寒くなるのではないでしょうか。
請求書に関する業務はミスが許されない重要性が高いものですが、人間が作業を行っている以上、間違いは避けられません。この記事では、請求書発行でよく起こるミスとその原因、対応策を紹介していきます。
目次
請求書にかかわる業務で起こるミスとその原因
経理業務のなかでもよくあるミスが「請求書」に関するものです。経理担当者の皆さんが所属している会社でも、「請求書の内容が誤っていたため、取引先に謝罪した」という話はしばしば聞くのではないでしょうか。
とくに、サブスクリプションビジネスを営んでいる企業では、定期的に発行する請求書が多く価格も顧客ごとに異なることが多いため、ミスをするリスクが高いといえます。
請求書のミスはなぜ発生するのでしょうか。まずは、請求書にかかわる業務で起こるミスの種類と原因を紹介していきます。
1. 請求金額の誤り
請求書のなかでも最も大事な項目である請求金額ですが、誤りが起こることが多いです。数字の桁数や消費税額など、作成時にチェックするべき内容が多いことから、間違ってしまうケースがあります。
従量課金制のサブスクリプションビジネスでは、毎月の請求額が変動するため発行担当者の負担が大きく、時間的制約がある請求書発行業務ではミスをする可能性が高まります。
金額や必要事項のチェックは、最終的には人間の目で行う必要があるため、見間違いなどはどうしても発生してしまうのです。
2.請求書の二重発行、請求漏れ
請求書を発行する際は、請求情報をまとめたデータをもとに作成することが多いです。データに請求書の発行済みフラグを立て忘れたり、未請求のデータにフラグを立てたりした場合、請求書の二重発行や請求漏れにつながります。
二重請求は、取引先から「この会社はいいかげんな請求をしている」と評価され、信頼性を損なう可能性があり、請求漏れがあった場合は、自社の資金繰りに影響を及ぼすこともあるでしょう。
二重発行や請求漏れをしてしまう原因は、前述した請求金額の誤りや記載漏れのケースと同じです。単純な入力忘れであったり、繁忙期でチェックが甘かったりなど、ヒューマンエラーに起因することが多くあります。
3.郵送漏れ
紙媒体の請求書を発行している場合、作成・印刷・封入・郵送のプロセスを経て取引先に届きます。サブスクリプションビジネスは、多数の取引先と契約を結んで事業を成長させていくことから、収益が伸びると同時に請求書の発行枚数も増えていきます。
請求書は確実に取引先へ届けなければなりませんが、件数が多くなると「送ったつもりだったが手元にあった」という事案の発生は増えるでしょう。郵送漏れも、作成から送付までの流れは人の手で行う必要があることから発生するミスです。
ミスを発見した際の対処法
請求書を厳重にチェックしたとしても、人間の手が介入する以上、ヒューマンエラーは必ずといっていいほど発生します。ミスは起こらないに越したことはありませんが、いざというときの対応は把握しておくべきです。ここでは、請求書にミスを発見した際の対処法を紹介します。
1. 請求書の再発行
社内で請求書が誤っていることを発見したり、取引先から指摘されたりしてミスが発覚した際は、速やかに請求書を再発行する必要があります。
請求書の記載内容を二重線で訂正するケースもありますが、再発行がポピュラーです。再発行する請求書は、元の請求書に関連があることがわかるように、枝番などをつけて管理します。また、二重請求や二重支払いを避けるためにも、取引先に古い請求書を破棄するように連絡しておきましょう。あわせて、取引先へのお詫びも必要になってきます。
2.再発防止策の検討
請求書のミスが発生した後は、同じ過ちを繰り返さないように再発防止策を検討しておくべきです。原因を分析したうえ、「なぜ間違えたのか」「どこを改善すれば防げるか」を社内で協議し、「ミスの見える化」をします。
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請求書発行でミスを無くすには？
請求書の発行プロセスは複雑です。そのため、取引先が増えるほどミスをするリスクも増加します。すでに説明したとおり、誤りが起こる原因には、ヒューマンエラーによるものが多くあります。ここでは、人間のミスを防ぎ、スムーズに請求書を発行するための方法をご紹介します。
1.チェックの厳重化
複数人の目でチェックすることで、ミスを減らすことができます。請求書の作成担当者が1人の場合であっても、別のスタッフから請求書を見てもらう「ダブルチェック」をすると、業務の精度を高められるでしょう。
また、チェックリストをつくり、請求書の送付前に指差し確認するのもチェックの厳重化として有効です。
2.業務方法の見直し、書類の整理整頓
ミスが起こらない環境にするためには、業務方法の見直しが必要となってきます。請求書発行業務の手順や方法が決まっていない場合は、作業プロセスを明確化するためにマニュアルを作成します。
マニュアルがすでにある場合は、無駄な手順やブラッシュアップできる作業の有無をよく検討し、よりミスが起こりにくいマニュアルづくりを目指しましょう。
また、モノが散らかった状態は、いわば業務の状態が分かりづらい、複雑な状況といえます。複雑さは人間の判断を誤らせるため、ミスを起こしやすくなります。そのため、書類の整理整頓も、基本的な事項ながら非常に重要性が高いといえます。
3.請求書発行システムの導入
請求書の発行ミスは、入力誤りや見間違いをはじめとした、ヒューマンエラーを原因とするものが大部分を占めています。人の手でミスが起こるのであれば、リスクの高い業務は請求書発行システムに任せることもひとつの手段です。
請求書に関する業務は定型的なものが多いため、システムでの処理に向いています。次の項目では、請求書発行システムを使うことで防げるミスを紹介します。
ミスは請求書発行システムで防ごう
請求書にかかわる業務では、人為的な原因によってミスが起こります。請求書発行システムを使えば、誤りやすい作業が自動で行われるため、ミスを減らせるほか業務効率化にもつながります。システム導入による具体的なメリットは、以下のようなものがあります。
メリット1：請求書の自動発行と金額などのチェック
請求書発行システムでは、サブスクリプションビジネスでよくある定期的な請求書を、自動で発行してくれます。また、従量課金などで利用料金が毎月変動したとしても、システムが請求書の内容を確認してくれるため、人の目による確認を減らせるでしょう。
取引先ごとに請求スケジュールが異なる場合であっても、システムに登録しておけば、自動発行との合わせ技で発行漏れや請求漏れ、金額の間違いを防止します。
メリット2：郵送の自動化
事業の成長＝請求書の増加となるサブスクリプションビジネスでは、請求書を郵送するまでの工程を自動化することで、送付漏れなどのミスを減らせます。
請求書発行システムには、担当者が印刷や封入を行うことなく、ボタンひとつで郵送できる機能を備えているものがあります。また、メールでの請求書送付を希望する取引先に対しても、一括して請求書を送れます。
さらに、郵送忘れ防止のためにアラート機能もありますので、「うっかり送付を忘れてしまった」といったことも防げるでしょう。
まとめ
請求書の発行はミスの許されない業務ですが、人の手が入ることによるヒューマンエラーは必ずといっていいほど発生します。ミスが発覚した場合は、再発行や再発防止策の検討などを行って可能な限りリスクを減らさなければなりません。
また、サブスクリプションビジネスでは請求書の発行件数も多いため、担当者の負担が大きく、課題となっている企業も多くあるでしょう。課題を抱えているのであれば、請求書発行システムの導入を検討することをおすすめします。作業の多くを自動化できるため、人為的なミスの大幅な減少が期待できます。
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