こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。
この法律は、1998年度の税制改正により初めて創設されましたが、その後もスキャナ保存制度の創設をはじめ、数度に渡る改正により利便性の向上が図られてきました。
しかし、まだまだ改善の余地は大きく、広く利用される制度にまでは至っていません。
さらに近年では、SaaS等による安価で使い勝手の良い販売管理システム・会計ソフトを活用することにより、小規模な事業者であっても大きな手間や費用をかけずに帳簿書類を電子データで作成することができる環境が整ってきています。
そこで、直近の税制改正では制度創設以来の抜本的な見直しにより、制度を利用するハードルを大きく下げており、飛躍的に利用者が増加することが期待されています。
このように経理担当者の実務に大きく影響すると思われる2022年の電子帳簿保存法改正をやさしく徹底解説していきます。
電子帳簿保存法の位置づけ
所得税法や法人税法では、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などの帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その「帳簿」と取引等に関して作成・受領した領収書などの「書類」を一定期間保存することとされています。
これらの、帳簿書類の保存方法については、基本的に書面による保存が前提とされており、
電子データによる保存はあくまで特例となっています。
つまり、電子帳簿保存法は書面により保存すべき帳簿書類を電子データで保存することを、一定の要件の下で「特例」として認めるものとなります。
電子帳簿保存法の構成
電子帳簿保存法は主として以下の3つの制度から構成されています。
（１）国税関係帳簿書類の保存制度
（２）国税関係書類のスキャナ保存制度
（３）電子取引情報の保存制度
各制度で保存対象となる帳簿書類や情報が異なり、適正で公平な課税の確保に必要な条件も異なることから、制度ごとに保存要件が異なっています。
そこで以下では、これらの保存制度について1つずつ、その内容と2022年の改正点を解説していきます。
電子帳簿保存法の内容と2022年の改正点
1．国税関係帳簿書類の保存制度
この制度は、仕訳帳や総勘定元帳のほか、現金出納帳・売上帳・仕入帳・売掛金元帳・買掛金元帳等の帳簿書類を対象としています。
これらの書類を保存義務者がパソコン等を使用して電子データとして作成・保存した場合には、書面でなくとも国税関係帳簿書類の保存として認められることとなります。
今回の改正前は事前に税務署長の承認が必要とされており、これがハードルとなって中小規模の事業者利用が進んでいない状況となっていました。
しかし、2022年からは事前承認を不要とすることで事業者が利用しやすい制度となります。
ただし、修正申告や更正があった場合に加算税の軽減措置が適用される「優良な電子帳簿」として保存するためには、一定の要件を満たした上で、あらかじめその旨の届け出をする必要があります。
2．国税関係書類のスキャナ保存制度
この制度は、請求書・領収書のほか、契約書・納品書・見積書・注文書等、取引相手から受け取った書類や自己が作成して交付した書類の写しを対象としています。
自己が作成したものだけでなく、相手から受け取ったものも対象となることが上記の「1．国税関係帳簿書類の保存制度」とは大きく異なるところとなります。
この場合、書面である原本との同一性が担保される必要があることから、電子データとしての保存には事前に税務署長の承認が必要となるほか、一定の要件を満たす必要があります。
要件のうち主なものは以下のとおりとなります。
- 入力期間の制限（書類の受領又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力すること）
- 一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
- タイムスタンプの付与
- ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容を確認できること）
- 入力者情報の確認
（３）のタイムスタンプの付与については、今回の改正前は「3日以内の付与」が必要でしたが、2022年からは「約2月以内の付与」に緩和されることとなりました。
また、ここでタイムスタンプとは、その電子データがある時刻において確実に存在していたことを証明する電子的な証明書のことをいいます。タイムスタンプを付与することにより、特定の日時にそのデータが存在していたことや、その日時以降において改ざんされていないことを証明することができます。
3．電子取引情報の保存制度
所得税及び法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下、その電子取引の取引情報に係る電子データを保存しなければなりません。
この制度は任意適用ではなく2022年から全ての保存義務者に保存義務が課される制度となりますので注意が必要です。
具体例を挙げますと、請求書を書面ではなくPDFファイルにより電子メールで受信している場合や、仕入先等のサイトからのダウンロードして取得している場合、2022年からはこれらを印刷して保管することは保存として認められず、電子データのまま保存する必要があります。
電子データとしての主な保存要件は以下のとおりです。
（１）電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限る)
（２）見読可能装置の備付け等（保存した電子データをディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力することができるようにしておく）
（３）検索機能の確保
保存した電子データの検索をすることができる、次に掲げる要件を満たす機能を確保しておくことが必要
①取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること
②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
（４）次のいずれかの措置を行うこと
①タイムスタンプが付された後の授受
②授受後「最長約2月以内」にタイムスタンプを付す
③データの鄭製作所を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
まとめ
以上、2022年の電子帳簿保存法の改正について解説してきました。
特に「1．国税関係帳簿書類の保存制度」と「2．国税関係書類のスキャナ保存制度」については任意適用である一方で、「3．電子取引情報の保存制度」については適用が必須となっている点に注意が必要です。
この点、事業者の状況によっては、電子データで取得している請求書等の把握や検索機能を備えたシステムの構築等に時間がかかるために、2022年の適用開始に間に合わないということもあり得ます。
このような場合には、時代の流れとは逆行してしまいますが、当面の間、現行の電子データによる請求書の取得を書面による取得に切り替えて対応するケースもあるようです。
このように、制度の変化が急であり対応が難しいところもありますが、今後もテレワークの普及等によりペーパーレス化の流れは加速していくものと思われます。
また、冒頭でも述べましたが近年はSaaS等により使い勝手の良いシステムが提供されており、例えば、請求書をPDFで作成できるだけでなく自動でメール添付して送信する機能まで備えたものもあります。
このような環境と制度を利用することにより、上手に省力化を図っていくことが大切であると考えられます。
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