こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
SaaSサービスの企業が急増し、その提供されるサービスもさまざまなものが登場しています。同一企業が異なる複数のサービスを提供することも少なくありません。この場合、もちろん契約や請求の内容はそのサービスによって異なるケースがあります。このような企業では経理の処理にはどのような影響があり、課題となっているのでしょうか。
今回インタビューした小売企業向け販促ツールを提供する企業では、とくに複数のSaaSサービスの「売上管理」に問題が生じているということでした。どのような改善策が考えられるのか、この記事で検討していきます。
目次
担当者が感じる前受金と売上管理の課題
今回お話をうかがった企業では、小売企業向け販促ツールをはじめに複数のクラウドサービスを提供しています。その多くが顧客から入金があった後、売上に振り替えていく流れになります。ただ、似たようなサービスを提供していても経理処理がすべて同じとは限りません。さらに、こちらの企業の場合はサービスが複数あるのに加え、経理上の売上科目が多く設定されているそうです。そのため前受金処理が複雑になり管理が煩雑となっているとのことでした。経理担当者が、前受金処理にかなり時間をかけ、さらに売上計上の処理を行うといった現状を改善したいと感じているそうです。
現在の業務は前受金処理が複雑
前受金処理の複雑さは、どのようなことが要因で起きているのでしょうか。今回のケースでは、複数のサービスを提供していますが、その契約体系・請求サイクルが影響しているようです。
（例）
- サービスAは年額で一括請求
- サービスBはシステム代金と運用代行を月額請求
サービスAは、年額が顧客からまとめて先に入金されることになりますが、サービスの役務提供は毎月行うという現象が起きます。会社の管理方法にもよりますが、このように先に入金があり、役務提供が後になってしまうとき、月ごと等に分割して売上として計上するケースがほとんどです。
また、こちらの企業では案件管理システムと会計管理システムとがあり、会計管理では売上科目の補助科目をサービスごとに分けています。前受金から売上として振り替えをする際、その会計管理上の区分へ振り分けし直して再度計上する額を集計する作業がある点も、手間がかかる理由のひとつです。
前受金と売上の管理を効率化するには
業務を改善する場合には、システム面の改善・業務フローを検証して課題を解消する方法という２つの視点があります。今回のようなケースでは、主にシステム面からの改善を検討することが有効でしょう。
現状の改善に役立つようなシステム選定を行うことが重要になります。
たとえば、以下のようなポイントを参考にシステムを検討してみてはいかがでしょうか。
案件（請求）情報から売上計上月の設定、自動振り替えの機能
案件・請求の情報に売上に計上する月をあらかじめ設定することで、売上に振り替えるデータを自動作成することで、モレを防ぎ、正確な処理ができるでしょう。売上の入金消込後、分割された額で売上が自動計上されれば、チェック作業などにかかる時間の削減も見込めます。
案件ごとに売上管理上のサービス区分やタグを付与して管理、集計
今回は、案件ごとの前受金の情報と、売上管理上のサービス区分・科目などの情報とが紐づいてないために作業に時間がかかっている事例でした。もしこれらの情報がひとつのシステムにまとまっていれば、二重入力の手間が削減され管理しやすいというメリットがあります。また、案件ごとの入金情報や売上の集計額をエクスポートできれば、別システムに取り込むことや売上関連の資料作成、営業活動への活用も期待できます。
昨今、SaaS企業やサブスクリプションサービスに特化した多くの管理システムがあります。システムの特徴を把握し、自社のお悩みポイントを解決してくれるものを選んで効率化しましょう。
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