こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
IT化が進む現代社会において、保守契約（サブスクリプション）は仕事を行う上で欠かせないものとなっています。製造業においても、パソコンやセキュリティソフト、複合機、メンテナンス費用など、社内の設備やシステムに保守契約が必要なケースが増えてきており、その重要性は増すばかりです。経理面でも、保守契約の入金や請求に関する業務が占める割合は年々高くなってきています。
保守契約の特性から、会計処理における勘定科目を何にするのがベストなのか悩む経理担当者の方も多いのではないでしょうか？保守契約の勘定科目は修繕費にするのが一般的ですが、前払費用とすることもできます。
本コラムでは、保守契約の特性も踏まえ、保守契約の会計処理についてご紹介していきます。
保守契約（サブスクリプション）の特徴
まず、保守契約（サブスクリプション）とはいったいどのようなものなのでしょうか？
保守契約には、主にパソコンや複合機などのハードウェアの保守契約と、Webサイトやアプリケーションなどのソフトウェアの保守契約があります。
どちらも技術的な問題を解決したり、不具合の修正や更新作業などのサービスを提供する契約です。保守契約を結び、保守料を支払うことによって、トラブルの際にはその分野のプロが対応してくれるというものです。プロが対応してくれるため、セキュリティ面でも安心です。
保守契約の会計処理と勘定科目
機器のトラブル対応や修理が必要となるケースがいつ発生するかを予測することはできません。
そのため、保守契約をしておけば修理の際に費用は発生しないため、会計処理において修理費用を定額で年度予算化できるというメリットがあるのです。
保守契約にかかる代金は、保守料として会計処理をします。保守料の会計処理は、勘定科目を修繕費として計上するのが一般的です。
また、保守料はシステムやソフトウェアなどにトラブルが生じた際に無償で修理してもらうため、あらかじめ支払っておくものです。そのため、保守料を前払費用として会計処理をすることも可能です。
保守料の勘定科目を前払費用にしておくと、決算時の会計処理がスムーズに行えるというメリットがあります。
会計処理における自動化ツール活用のメリット
近年、どの企業においてもさまざまな保守契約（サブスクリプション）が増えており、経理業務は煩雑化してきています。入金や請求は、増えることはあっても減ることはあまりありません。経理担当者にとっては「Excelで入金や請求の確認・消し込みをするだけで1日の業務が終わってしまう・・・」なんてことも。
保守契約の請求業務や計上業務は、基本的に毎月同じ内容の入力の繰り返しになります。そのため、業務の効率化には自動化ツール等を活用することが有効です。保守契約に関する業務を簡略化できれば、他の作業をする時間を増やすことができます。
昨今、経理業務の分野においてもさまざまなツールが開発されています。毎月の入金や請求を自動で消し込みしてくれるツールや、売上計上を自動化する請求管理ツールなども登場しています。このような自動化ツールを導入することで、請求業務にかかる時間をなんと80％も削減することができるとの試算もあります。
まとめ
自動化ツールを利用することで、より正確に効率よく業務をおこなうことができると期待できますね。ボリュームの多い作業を自動化しておけば、経理担当者の異動があっても安心です。
また、引き継ぎにかかる時間を短縮することもできます。自動化ツールで業務を効率化でき、入金消し込みや請求の漏れもなくなり、一石二鳥以上です。
時代はどんどん進化していますので、会計処理も自動化ツールを導入するなど新たな仕組み作りをしてアップデートしていきたいですね。毎月の保守契約（サブスクリプション）の請求には自動化ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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