オンサイト保守のスポット契約・年間契約の請求管理のポイントとは

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

ソフトウェアやコピー機等の購入に伴い保守契約を結ぶことがあります。中でも、ネットワークシステムに問題が起こった際に、技術者を派遣してその場で修理・点検を行う「オンサイト保守サービス」。

一言で保守料といっても「オンサイト保守」の場合は、現地で修理・点検を行うため、さまざまな料金体制が存在します。

本記事では、さまざまなオンサイト保守の取り扱いからオンサイト保守の請求管理の仕方までを解説しています。オンサイト保守の請求管理に悩まれている方はぜひ参考にしてみてください。

そもそもオンサイト保守とは？

オンサイト保守とは、PC機器やネットワークシステムなどにトラブルが発生したい際、作業員が現地で直接保守するサービスをいいます。大手電気メーカーを中心にさまざまなオンサイト保守サービスが提供されており、オンサイトサポートやオンサイト修理と呼ばれることもあります。

電気メーカーの中には、パソコンを購入した際に、保証期間として1年間のオンサイト保守サービスを提供しれくれるメーカーもあります。中には、保証期間満了後でも故障時にだけ出張修理を提供するスポットオンサイトサービスの提供なども行っているメーカーもいます。

トラブル発生時にすぐに対応してもらいたい。技術者に直接点検・修理を行ってもらいたい。正確でスピーディーな安心サービスを求めている企業にはおすすめの保守サービスといえます。

オンサイト保守の特徴としては以下の4つがあげられます。

オンサイト保守サービスを契約すると以下のようなサービスを受けることができます。

保守契約サービス例を元にオンサイト保守料が発生した際の仕訳について考えていきましょう。オンサイト保守料は修繕費と処理するのが一般的なので「保守修繕費」という勘定科目で処理します。

例）1月1日～12月31日が事業年度の事業者が7月1日にオンサイト年間保守料24,000円を支払ったケース。

オンサイト保守年間料金

≪契約時≫
前払費用　24,000円　現預金　24,000円
≪決算時≫
修繕保守料　12,000円　前払費用12,000円

例）1月1日～12月31日が事業年度の事業者が7月1日にオンサイトスポット保守料15,000円を支払ったケース

オンサイトスポット保守料金

≪修理時≫
前払費用　15,000円　現預金　15,000円

上記具体例からわかるように、オンサイトスポット保守料であれば、会計上はひとつの仕訳で済むためとても簡単です。一方、オンサイト年間保守契約の場合、期をまたぐ可能性がでてきます。

保守期間が期をまたぐ場合は、前払費用（1年）や長期前払費用（複数年）で資産計上しましょう。

また、1年以内の保守料であれば、短期前払費用として全額経費計上することが認められています。短期前払費用の条件をより詳しく解説すると、「等質・等量のサービス」である1年以内にサービスの提供を受けるもの。

つまり、1年以内の保守契約で発生した前払費用は、全額必要経費に含めてもいいということです。スムーズな税務調査を望む方は、年間保守契約の場合は一旦「前払費用」で処理するのがおすすめです。

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