こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書を発行する前段階では、会社の営業担当者が取引先と多くの交渉をしたのち、最終的に会社から取引先に対して債権を請求するものとして請求書を発行します。
その過程で有意義な情報を営業担当者だけに留めるのではなく、関係者すべてに共有することは、ビジネスを進める上で重要なことです。その共有手段としてメモを活用することは有意義であり、請求書発行システムにメモ機能を備えたシステムの導入を検討してみましょう。
また、請求書については2023年10月より始まるインボイス制度が開始されます。個人事業主はじめ、すべての法人は事前に準備しなければならないことが多く、導入の背景を理解し抜け漏れなく準備していきましょう。
目次
情報共有でミスが起きる原因
情報共有が遅れて連絡ミスが生じると、個々の仕事の遅延したり質が低下するだけでなく、組織全体の運営スピードも遅くなります。そのため、連絡ミスを防ぐための対策をしっかりと講じることが大切です。では、情報共有で連絡ミスが起こる原因は何でしょうか？
伝える内容が明確でない
伝える内容が明確でないと、受け取る側が誤った解釈をする可能性があります。そのため、伝える内容は誰にでも理解できるように、具体的かつ簡潔に伝えることが大切です。そのため、伝達と復唱を実施するのも効果的です。
伝えるタイミングが遅い
必要な情報が遅れて届くと、仕事の遅延やミスにつながる可能性があります。そのため、必要な情報をできるだけ早く伝えることが大切です。情報は鮮度が大事です。できるだけ早く伝達しましょう。
伝える方法が正しくない
伝える方法が正しくないと、情報が伝わらなかったり、誤って伝わったりする可能性があります。 そのため、情報の種類や相手に合わせて、適切な方法で伝えることが大切です。口頭で伝える、メールで伝える等など適切に選択しましょう。
理解が不足している
情報が正しく伝わったかどうかを、必ず確認することが大切です。確認を怠ると、誤った情報に基づいて仕事を進めてしまう可能性があります。情報を受け取ったときに再確認することが肝要となります。
情報共有ルールが明確でない
情報共有のルールが明確でないと、誰がどのような情報を共有するべきなのかがわからなくなり、連絡ミスにつながる可能性があります。そのため、情報共有のルールを明確に決めておくことが大切です。
文化や背景の違い
異なる文化や背景を持つ人同士で情報共有を行う場合、言葉の意味やニュアンスの違いが原因で連絡ミスが起こる可能性があります。そのため、相手の文化や背景を理解した上で、情報共有を行うことが大切です。
コミュニケーション能力不足
伝える側や受け取る側のコミュニケーション能力が不足していると、連絡ミスが起こる可能性があります。そのため、伝える側はわかりやすく伝えるスキルを、受け取る側は理解するスキルを身につけることが大切です。
ITツールの活用不足
ITツールを活用することで、連絡ミスを防ぐことができます。例えば、グループウェアやチャットツールを活用することで、必要な情報が誰にでも簡単に共有できるようになり、確認も容易になります。
連絡ミスの原因は少し意識をするだけで格段に減りますが、人間の意識には限界があります。いまは活用しやすいITツールがたくさんあるので活用しましょう。
情報共有のミスを減らすためには
情報共有もミスを減らすためにメモを活用することが重要です。メモを有効性は何なのでしょうか。
情報を整理して記憶に残す
メモを活用することで、情報を整理して記憶に残すことができます。例えば、会議や商談で聞いた内容をメモに残しておけば、後から振り返って確認することができます。また、タスクをこなす際にメモを活用すれば、作業の進捗状況を把握しやすくなります。
情報のメモを共有して認識を合わせる
メモを活用することで、情報を共有して認識を合わせることができます。例えば、プロジェクトの進捗状況をメモに残しておけば、メンバー間で認識を合わせやすくなります。また、タスクの依頼や指示をメモに残しておけば、誤解を防ぐことができます。
ミスを防止する
メモを活用することで、ミスを防止することができます。例えば、タスクをこなす際にメモを活用すれば、作業の手順や注意点を忘れずに済みます。また、会議や商談で聞いた内容をメモに残しておけば、後から確認することができるようになります。
仕事の効率化を図る
メモを活用することで、仕事の効率化を図ることができます。例えば、タスクをこなす際にメモを活用すれば、作業の手順や注意点を忘れずに済み、余計な手間や時間を省くことができます。また、会議や商談で聞いた内容をメモに残しておけば、後から確認して作業を進めることができるため、時間を節約することができます。
個人能力向上に繋がる
メモを活用することで、個人の能力向上につなげることができます。例えば、タスクをこなす際にメモを活用すれば、作業の手順や注意点を整理する際に、自分の作業方法やスキルを振り返ることができます。また、会議や商談で聞いた内容をメモに残しておけば、後から確認して、自分の理解度や情報処理能力を客観的に評価することができます。
メモは、仕事でミスを減らすための重要なツールです。メモの活用を習慣化することで、仕事の効率化やスキルアップにつながります。
では、請求書の発行業務にメモを加える重要性は何でしょうか。
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請求書発行にメモを加える重要性は？
請求書にメモを加える重要性は、以下の通りです。
請求書には、商品やサービスの内容、数量、価格、支払期日などの情報が記載されています。これらの情報が正確に記載されていなければ、請求内容の誤解やトラブルの原因になる可能性があります。
メモを加えることで、請求内容の詳細や注意事項を記載することができます。例えば、商品やサービスの品番や型番、数量や単価、納品日や納品先などの情報を記載することで、請求内容の正確性を高めることができます。また、支払期日や支払方法などの注意事項を記載することで、請求内容の誤解を防ぐことができます。
さらに、メモを加えることで、請求内容の確認が簡単にできます。例えば、請求内容の詳細や注意事項を記載することで、請求書の発行者や受領者が内容を簡単に確認することができます。
請求書にメモを加えることは、請求内容の正確性を高め請求内容の誤解を防ぐ点、請求内容の確認を容易にするという点で重要です。また、属人化を排除し情報がすべての関係者に開示されますので、情報共有の観点からは優れた結果となります。
具体的なメモの内容
メモの内容は次の項目が考えられます。
- 商品やサービスの品番や型番
- 数量や単価
- 納品日や納品先
- 支払期日や支払方法
- その他、必要な情報
メモの注意点
請求書にメモを加える際には、以下の点に注意しましょう。
- メモの内容は、請求内容と関連するものに限る
- メモの内容は、簡潔でわかりやすく記載する
- メモの内容は、訂正や誤字脱字がないように注意する
請求書にメモを加えることで、請求業務の効率化やトラブルの防止につながりますので、
請求書を発行する際には、ぜひメモを活用してみましょう。
請求機能にメモ機能を備えた製品を利用しよう
請求機能にメモ機能を備えた製品を利用するのも一つの方法です。
いまは月額利用料金も安価なSaaS製品（インターネット経由で利用できるソフトウェア）があるので検討してみましょう。
請求管理システムは、請求書の発行状況を瞬時に把握できます。請求書ごとにメモを追記することにより、請求書発行担当者のみ知る情報が、関係者の複数人数で管理できますので、情報を一元的に管理できます。
請求書の送付を忘れても、「送付待ち」ステータスとなりダッシュボードで確認がとれますので、請求書の発行忘れリスクを回避することができます。
請求管理システムへ導入についてのメリットは？
請求管理システムを導入するその他のメリットは何でしょうか？
請求書発行の迅速化
紙の請求書の発行が遅延する主な理由としては、業務フローの不透明なところです。発行者が請求書を作成して上長等の承認後に経理担当者が承認して、取引先に発送するまでの各段階で、どこかの確認が滞留すると取引先への請求書の発送が遅延することがあります。
業務フローの可視化ができれば、どの段階で承認業務が実施されていないか明確になります。また請求書の作成や承認といった時期を瞬時に判定することができます。
保管コストや保管作業の軽減
法人税法で帳簿の保管期間が定められています。またそれに付随する請求書等の保管期間も決まっているため、それらを全て紙で保管するようにすると保管場所と保管費用が莫大となります。電子帳簿保存法の保存要件を満たした上で電子保存されていれば、データ化した後に原本を破棄することが認められています。
経理の自動仕訳が可能
紙の請求書では手作業で会計システムに仕訳として入力するため、入力作業に時間がかかりました。しかし、電子請求書に切り替え、会計システムへ連携機能を利用することで営業取引の自動仕訳を記帳することも可能となり、作業時間の効率化も図れます。
請求管理システムへ導入についての法的な背景
請求書保存の法律改正（電子帳簿保存法）
2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係（法人税法、消費税法など）の帳簿類を電磁的記録（電子データ）で保存するルールが変わりました。改正電子帳簿保存法では請求書も電磁的記録の対象となります。全ての請求書などの書類を電子メールやクラウドサービスなどを利用してやりとりする電子取引で受領した請求書はデータのまま保存しなければなりません。
請求書を電子メールで送付するときは、請求書をPDF形式に変換して送信します。請求書発行システムを使用する場合は、請求書発行システムに必要な情報を入力して、請求書を発行します。
請求書とインボイス制度について
また、請求書については、2023年10月よりインボイス制度が始まります。
インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための制度となります。
消費税法では、税務書類を紙で保存することが原則ですが、「適格請求書等保存方式」を利用することで、紙の請求書等を電子データとして保存することが可能になります。
事業者が負担する消費税は、生産する財、サービスに上乗され一般消費者に請求されます。最終消費者が財やサービスに上乗せされた消費税等を負担する流れとなっています。
事業者が消費税の「仕入税額控除」の適用を受けるためにはインボイス（適格請求書）の保存が必要となりました。また、2023年10月以降は、適格請求書がないと仕入税額控除ができなくなります。適格請求書は「インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）」に登録している事業者のみが発行できる請求書のことを指します。
インボイス発行事業者の登録申請書の受付は2021年10月1日から始まっていましたが、
インボイス制度が始まる2023年10月1日から登録を受けるためには、2023年9月30日までに納税地を所轄する税務署長に登録申請書を提出する必要がありますので注意しましょう。
まとめ
中堅中小企業などは人的リソースも十分でなく、請求業務も少人数で発行管理していることも多いため、情報の属人化や共有化については重要な施策です。情報を共有するタイミングやツールであるメモは重要ですが、できれば電子的に請求管理システムを導入するほうが望ましいです。
請求書については、インボイス制度もすぐに導入されますので、しっかり対応していきましょう。
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