こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
経理の重要な業務の1つに、消込があります。消込には、支払消込と入金消込がありますが、この記事では、入金消込について解説します。なお、どちらも消込も会社のお金の出入を管理するため、間違いは許されません。
入金消込には課題も多く、経理実務では大きな労力を要するため、企業には効率化を図ることが求められているのが特徴です。そこで、入金消込の目的や流れに触れ、5つの課題と対応策、効率化の方法と注意点などを詳しく解説します。
目次
入金消込とは
経理の実務において重要度の高い業務の1つに入金消込があります。経理を担当するにあたり簿記の学習を進めることがありますが、その学習内容に入金消込が出てくることは、あまりないでしょう。
入金消込は、取引先とも距離感が近く、間違いがあると会社の信用や資金繰りなどにも影響を及ぼします。ここでは、入金消込の目的と実際の業務の流れ、そして入金消込が大切な理由をお伝えします。
入金消込の目的
入金消込は、会社の売掛金を取り消す業務です。会社の取引では、掛売が基本となり、さまざまな取引先ごとに売掛金が発生します。売掛金は貸借対照表の流動資産に計上されますが、1年を超えて取り消しができていない場合、長期未収金となり新たな仕訳を起こすことが必要です。
売掛金を長期未収金に振り替えると、固定資産の部に表示されることとなり、時効も絡んでくるため、その処理には専門的な知識が必要です。そのような状況を防ぎ、取引先が自社との約束通りに入金しているかを確認するのが入金消込の目的です。
入金消込の流れ
入金消込を理解するには、実際の流れを押さえておくことが大切です。入金消込は同じパターンで、取引先と取り決めたサイクル通りに同じ作業を繰り返します。
まず、請求期間内の売上を確認し請求書を作成し、売上／売掛金の仕訳を起こします。この場合、営業担当が売上を確認しますが、経理担当が確認するケースもあります。
請求書を作成した後、取引先へ発送し、請求書に記載した入金日を待ちます。入金日に預金口座へ請求額が入金されますが、その入金額が売掛金と一致していれば、売掛金を取り消す入金消込を行います。
このように、請求書ごとに入金があった場合に、入金消込を行いますが、金額が一致していない場合、入金消込は請求書の全額の売掛金を取り消すことができないので、注意が必要です。
入金消込が大切な理由
入金消込の実務は、単調で膨大な処理を伴いますが、会社のお金の流れをチェックする大切な業務です。入金消込が正確に行われていると、会社の資金は滞りなく、資金計画通りに流れていきます。
しかし、入金消込に不備があると、会社の資金が健全に流れなくなり、金額が大きくなるにつれ資金繰りに悪影響を及ぼします。特に、銀行からの借入計画にも関係し、会社の資金が枯渇し、黒字倒産にもつながりかねません。
そのため、入金消込は正確な売掛金の取り消し、つまり会社の債権を正しく回収していく大切な役割を持っています。入金消込には、売掛金の取り消し、さらに早期に債権回収する機能も持ちあわせているのが特徴です。
入金消込における5つの課題とそれらの対策
入金消込は経理実務で重要な業務の1つのため、正確で慎重な事務作業が必要です。しかし、入金消込は問題なく進行しないケースがあり、さまざまな課題を抱えています。ここでは、入金消込における代表的な5つの課題とそれぞれの対策を解説します。
ヒューマンエラーが起きやすい
入金消込は、取引先からの入金がなされた後、人手による確認と処理を行います。人の手を介する作業のため、どうしてもヒューマンエラーが起きやすく、完全に防ぐことは難しいでしょう。
入金消込のヒューマンエラーには、担当者による誤入力があります。金額や日付などの入力誤りが起きやすいです。また、担当者による入金消込漏れや重複消込なども生じやすく、次回の請求書の繰越金額として表示され、正しい請求書を作成できなくなります。
ヒューマンエラーを防ぐには、複数の人材によるダブルチェックや、トリプルチェックなどが必要になります。チェックの工数が増えるとミスを防ぐことができますが、人件費とそれに要する時間などのバランスを取ることが大切です。
入金差額の調査が必要
銀行口座の入金額を確認した際、請求額と入金額が一致しないケースがあります。入金差額がある場合、売掛金の取り消しができず、債権の未回収問題につながるため、早急に調査が必要です。入金差額の発生する原因として、自社に誤りがある場合と、取引先に誤りがある場合があります。
自社に誤りがあるパターンとして、そもそも請求書の金額が間違っていることがあります。特に、締め日前後の売上計上において、取引先と自社との認識に齟齬がある場合、売上のタイミングがずれてしまい請求書の金額に相違の生じることがあります。
その結果、入金差額の調査が必要となり、営業担当に請求額に誤りがないか、確認をとらなければなりません。この場合、社内の複数の部門を跨った作業を行い、取引先との早急なコミュニケーションが求められます。
また、取引先に誤りがあるケースとして、送金額の数字の間違いや重複支払などがあります。入金額が多い場合は返金処理を行い、不足する場合は不足分を入金してもらうか、次回の請求時に不足分を請求することになるでしょう。
取引先に誤りがある場合、自社ではコントロールしづらく、お金に関するデリケートな側面もあるため、その対応には上長を含めた慎重に対応することが大切です。
入金処理が正しくなされず誤請求により信用を失う
入金処理が正しくなされないと、次回の請求額が正しい金額にならなず、取引先からの信用を失うため、注意が必要です。特に、誤った入金処理による誤請求が続くと、取引先の経理処理が混乱し取引自体に影響する可能性があります。
もし、取引先の信用問題へと発展した場合、経理部門はもとより、営業部門から取引先へのコミュニケーションも必要になり、最悪の場合取引自体がなくなるため、その謝罪と信用回復に大きな労力が必要です。
取引が増えると煩雑になる
入金消込の作業量は、請求書を発行する数に比例します。つまり、取引が増えるたびに入金処理が必要となるため、経理の事務量は膨大なものになるでしょう。入金消込は債権管理につながるため、正確に行わねばなりません。
そのため、入金日の集中する月末には、経理業務は煩雑になり、入金消込担当者への事務負担も大きくなります。経理部門は間接部門であり、直接の利益を生まないため、人員を増員しにくいことが特徴です。
取引が増えて入金消込が煩雑になっても、人海戦略にシフトしにくいため、入金作業に無駄がないか仕組自体の見直しを行いましょう。
属人化しやすい
入金消込の課題として、属人化しやすいことがあります。そもそも経理の業務は、担当者まかせになりがちで、その人がいないと業務がまわらず、ブラックボックス化しやすいことが特徴です。
特に入金消込には業務の慣れが必要で、取引先ごとの入金サイクルや手数料の負担先、さらに銀行の入金先名の表示なども記憶しなければなりません。一般的には、会計期間である1年間の実務経験を経て、1年スパンの入金処理を繰り返し経験することでスキルアップしていきます。
経理担当に異動がないと、どうしても属人化してしまい、入金処理担当が育たない状況になります。そのため、経理担当の定期的な異動や、後継者育成の体制作りの強化が必要です。
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入金消込の効率化
入金消込は煩雑であり債権回収にも大切な業務であるため効率よく業務を進める必要があります。人手に頼ると人件費が必要になり、また、煩雑さが解消できない可能性もあるため、ここでは、入金消込の効率化に適したツールやサービスの利用について解説します。それぞれを利用する際は、自社の目的や状況などを検討し導入することをおすすめします。
表計算アプリを利用
入金消込で最も手軽なツールが表計算アプリです。表計算アプリは、必要に応じて購入するか、「Excel」などパソコンを購入した際に既にインストール済のものもあり、操作マニュアルも普及しているため、とても利用しやすいことが特徴です。
取引先が少ないと利用しやすいのですが、取引先が多くなると入金消込の作業量も増えるため煩雑になります。また、入金消込においては、取引先名や請求書、さらに入金先や振込み手数料の負担先など、さまざまな情報を記載し作表しなければなりません。さらに、関数やマクロの知識が必要です。
特に表計算アプリで注意しなければならない点として、数式やファイルを誤って削除する可能性があります。また、新しい請求書を前回の請求書に上書きし、前回の請求データを紛失することもあるでしょう。それらの誤った操作には十分注意して利用する必要があります。
入金消込サービスの利用
クラウドによる入金消込サービスを利用すると効率化を図れます。このサービスは、先に解説した表計算アプリと異なり、パソコンにアプリをインストールする必要がなく、データの保管場所も自社に必要ありません。
このサービスは、取引先が増えることに伴う入金消込の煩雑さや、ヒューマンエラーなどを防止でき、自動で入金消込をするのが特徴です。また、未収金は可視化できるため、売掛金の回収状況を経理部門や営業部門で共有するメリットがあります。
決済代行サービスの利用
クレジットカードやコンビニ決済など、さまざまな決済方法をひとまとめにするサービスとして、決済代行サービスがあります。このサービスでは、入金先が自社ではなく決済代行サービスの会社になるため、自社で入金消込をする必要がありません。
また、入金に差額があり、遅延しているなどの場合でも、請求督促は決済代行サービスが行い、さらに入金がなされない場合は、決済代行サービスが自社に代金を支払うなどの機能を持つものがあります。なお、このサービスを利用する際は、入金額の数％が手数料として必要になるため、各社の手数料をよく調べておくことが大切です。
会計ソフトの利用
会計ソフトを利用すると、入金処理はもとより、仕訳伝票の起票や決算処理などの会計処理も可能です。会社の事業規模が大きくなり、表計算アプリの事務処理に限界が生じた場合、会計ソフトの利用を検討します。
会計ソフトは、経理のデータ処理と連動し、業務改善に役立つ経営分析機能を持つものがあり、営業部門や経理部門、さらに総務部門や財務部門など、会社の規模が大きくなると利用するメリットも大きくなります。
また、入金消込ほか経理業務の操作画面も使いやすく工夫されており、導入の際は、利用しやすいかどうかも視野に入れておくことをおすすめします。
自社システムの開発
会社の部門が全国区や海外にも支店がある場合、既存のサービスでは自社の用途を満たしていないことがあります。その際は、自社システムを開発しなければなりません。なお、会社の部門ごとに構築したシステムをとりまとめるシステムを基幹システムと言い、大企業において採用されているケースが多いです。
ただし、自社システムを開発する際は、巨額の費用を投じ、社内にシステム開発に関する知識を持った社員の配置が必要です。入金消込のシステムは、資金管理システムとも呼ばれ、入金や支払管理も行い、会社のお金の出入りを管理します。
入金消込ツールやサービスを導入する際の3つの注意点
入金消込の効率化を図るには、自社に適した入金ツールやサービスを導入することが大切です。さらに、利用する際は、情報漏洩などのセキュリティ対策も必要になります。ここでは、導入する際の注意点を3つ解説します。
導入する目的を明確にする
会社事業規模や体制などにより、入金消込ツールやサービスを導入する目的は異なります。導入する機能が足りない場合、運用の開始につながらず、また、必要以上の機能を持つものを導入しても、無駄なコストがかさみます。
例えば、営業部門から経理部門など複数の部門でも利用できるか、また、導入後にカスタマイズできるか、どの程度の拡張性があるかなども確認が必要です。自社の目的に合った、無駄のないものを導入しましょう。
既存ソフトとのデータ連携
会社に既存ソフトが導入してある場合、入金消込ツールやサービスで作成したデータが連携できるか、注意が必要です。自動でデータ連携ができれば、それに要する労力の削減につながりますが、データ連携ができない場合、入金消込ツールで作成したデータの手入力や読み込みなどの事務処理が発生します。
このデータ処理において、ヒューマンエラーが発生する可能性があり、そのチェックも新たに必要です。そのため、入金消込の効率化を進めるのであれば、既存ソフトとのデータ連携も導入の検討要因にすることをおすすめします。
セキュリティ対策
入金消込を行う際、取引先や社内の情報を扱うため、外部に流出しないようセキュリティ対策が必要です。表計算ソフトのデータは自社内かクラウドサーバーに、自らデータを格納するため、セキュリティ対策を調べておくことが大切です。
また、クラウドサービスを利用する場合、処理したデータは社内でなく外部にあるため、クラウドサービス業者にセキュリティ対策を任せることになります。そのため、クラウドサービス業者のセキュリティ対策が信頼できるか、ホームページや他社からの情報をもとに選定することをおすすめします。
まとめ
ここでは、入金消込について、その目的や事務処理の流れ、さらに5つの課題と対策、さらに効率化を進めるツールやサービスの導入や注意点などを詳しく解説しました。
入金消込は、売掛金を取り消す事務処理ですが、債権管理や資金繰りにも影響するため、正確で効率のよい業務が求められます。
この記事をきっかけに、入金消込を効率化し業務改善に取り組まれてはいかがでしょうか。
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