こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
最近では様々なサービスを提供するSaaS企業が増えており、特許管理SaaSサービスもそのひとつです。
提供するサービス形態が増えることで、従来の月ごとの入金から、1年間の利用料金を一括で受け取るなど、入金形式も様々になってきています。そのため、売上計上の管理も複雑化しています。
今回は特許管理SaaSを提供する企業へのインタビューから見えてきた売上計上の課題と、その解決方法についてお届けします。
目次
1年分前受した売上金を月次の売上に分割する作業をエクセルに頼るのは手間かつ正確性に欠ける
今回インタビューした企業では、年間契約で1年間の利用料金を一括請求し、エクセルで分割して売上計上しています。
その業務の中で、どのようなお悩みを抱えているのか具体的にみていきましょう。
- 年間契約で1年間分の利用料を一括して請求し、入金したものをエクセルで管理して分割計上しているが、日割り計算をしなければならない月があり、計算が面倒。
- 契約から一定期間はお試し期間として無料でサービスを提供しているが、課金開始時期を正しく把握していないと、売上計上時期を間違えて計上してしまうことがある。
- 計算された売上計上額が契約と合っているか、目視で照合しなければならず、負担が大きい。
- 特許の有効期限切れや特許権を取引先が他社に譲渡した場合など、イレギュラーな形で課金対象の特許が減少した場合には取引先ごとに返金するか否かの契約が異なる。その際に、会計上も返金処理するのか売上計上するのかを区別しなければならないため、管理に手間がかかる。
エクセルから会計システムへの転記でミスが起きやすい
今回インタビューした企業では、現在は、営業管理も売上の分割計上用の管理もエクセルを利用しています。特に売上は1年間分の利用料金が一括で入金されるため、日割計算も含めて計算式を活用して月次計上額を管理しているのが現状です。
請求書類は請求書発行システムを利用している一方、入金の消込はシステムを導入しておらず、エクセルを使って消込を行っています。その後、再度売上計上用のエクセルで計算した金額を、会計システムに入力しています。
エクセルを使った入金消込や売上計上額の管理は手間がかかる割にミスも起こりやすく、効率的な方法とは言えません。さらに入金消込、売上計上用と2種類のエクセルを使っていることで転記ミスにつながるおそれも高まってしまいます。
前受金管理システムを導入して売上計上額の計算を効率化
前受金を効率的かつ正確に月次の売上計上額に分割するためには、前受金管理システムを導入するのが良いでしょう。
請求単位であらかじめ課金開始日を入力しておけば、日割計算などの細かな計算もシステムが行うため、エクセル計算による手間やミスを防ぐことができます。
課金対象の特許数が変化した際に、返金するのか否かといった契約情報も入れておけば、いちいち契約書を確認して処理する手間も省くことができます。
さらに前受金管理システムと会計システムを連携させておけば、会計ソフトへの入力の手間や入力ミスの軽減も期待できます。
入金消込は自動で入金消込をできるツールを使って効率性と正確性をアップ
入金の消込も、自動で入金消込ができるツールを活用することで、エクセルを使った消込に比べて大幅に手間を削減することが可能になります。
あらかじめ取引先ごとに請求額を登録しておけば、銀行の入金明細をCSV形式でインポートすることで、自動でマッチングし入金消込を行えます。
マッチングできなかったものだけをピックアップして請求金額の誤りや、名義の確認を行えば良いため、マニュアル作業を格段に削減できます。
今後、取引先が増えた場合にも入金消込のために人手を取られてしまうといった懸念を減らすことができるでしょう。
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