こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
ソフトウェアのライセンス販売及び受託販売を行っている企業では、取引先からの入金消込業務に膨大な時間と労力がかかるというお悩みを抱えています。
今回は、ソフトウェアのライセンスを販売する企業へのインタビューから見えてきた課題と、その改善策をお届けします。
目次
Excelを使った入金消込が大きな負担に
今回インタビューした企業では、経理担当者3名で数百社に及ぶ取引先の入金消込を、Excelを使って行っています。
その中で以下のお悩みを抱えていました。
- ソフトウェアライセンスの請求額が契約年数で変わるため、Excelを使用した入金消込で目視で入金額と請求額を確認しており、経理担当者の負担が重い上に7営業日もかかってしまっている。
- データを整備しながら経費締めを行い、月初10営業日前後で月次数値を出さなければならないが、入金消込に時間がかかることが足かせになっている。
- 月初15営業日以内に開催される取締役会までに月次数値の承認を終えていなければならないが、日数に余裕がない。
- 特に問題になっていないながらも1ヶ月の計上ズレは起こってしまうことがあり、営業部署が調整せざるを得ない。
ERPシステムとExcelを使った入金消込の非効率さ
それでは、今回インタビューした企業ではどのように入金消込しているのか、業務の流れを具体的にみていきましょう。
この企業では、当月末締め翌月末払いの支払いサイトで請求書を発行しているため、毎月末に多くの入金があります。
サブスクリプションビジネスにおける従量課金の入金消込業務の悩みに近いものがありますが、ソフトウェアライセンス販売のビジネスでは、契約年数で請求額が変わるため、正しい請求額が入金されているかを確認しながらの消込には非常に時間がかかることになります。
そのため、月初3営業日程かけてERPシステム（統合基幹業務システム）を見ながら請求額に間違いがないか確認し、その後Excelを使った入金消込に7営業日を費やしています。
経理担当者で入金消込業務を分担しているものの、未収金や前受金との照合など、過去の入金状況も共有する必要があるため、正しく消し込んでいくのは非常に大変です。
入金消込の確認は、負担に感じながらも、目視での作業に頼らざるを得えないのが現状です。
ERPシステムは受注管理用に導入したもので、カスタマイズをしすぎた結果、入金消込に役立つ機能を新たに追加するのは、時間とコストの面で困難な状況です。
ソフトウェアライセンス販売における入金消込の改善案
Excelと目視での確認に頼った入金消込は、時間がかかる上に経理担当者の負担が非常に重くなりがちです。その割に正確性に欠け、効率的な方法とは言えません。
入金消込を自動で行えるようになれば、業務効率が上がり、かつ正確なデータを出せるようになるのではないでしょうか。
自動消込ツールを使って、入金消込の手間を軽減
入金消込自動化ツールを利用すると、銀行から取得した入金明細CSVデータをインポートすることで、事前に登録した取引先の口座名義と合致する入金を自動で消し込むことができます。
早ければ数分で消し込み業務が完了します。
もしも入金額に過不足が生じていたり口座名義が異なっている場合には、登録した請求内容を確認しながら手動で消し込むこともできます。
手動での消込が生じたとしても、全ての消込をExcelを使って行うことに比べれば、大幅に時間と手間を軽減できます。
入金消込自動化ツールには、あらかじめ入金予定の金額を登録しておくことで、月初にERPシステムを見ながら入金額を確認する手間と、Excelを使用した目視での消込確認の手間、２つの手間を軽減できます。
また、入金消込自動化ツールを使った場合、過去に消し込んだ入金を二重で消し込んでしまうことはないため、計上の月ズレミスを営業が調整するといった煩わしさもなくなり、正確な数値報告が可能になります。
売上計上自動化ツールとの連携で、月次決算の早期化にも貢献
売上高を自動的に集計する売上計上ツールと連携させておけば、請求額を登録することで自動で売上高が集計されるため、取締役会に提出する経理資料作成の早期化につながります。
また、取引先ごとに売上高を月次で表示することもできるため、計上月の重複や月ズレを発見しやすくなります。
その他、前受金や売掛金の月次推移も確認できるため、入金消込漏れや未回収先の早期発見にもつながります。
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