こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
サブスクリプションビジネスは継続的な契約をベースにアップセルやクロスセルをすることで、事業を成長させていきます。もちろん新規契約の獲得も継続的に目指していくため、請求の数は年を追うごとに増えていきます。
ではそんなサブスクリプションビジネスを支える請求管理フローとはどのようなものでしょうか？
この記事では採用支援のSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた請求管理フローの問題点と、どのように改善していけるかをお届けします。
目次
成長を続けるサブスクリプションビジネスとは
今回インタビューした採用支援のSaaS企業では、「継続的な月額課金」の他に、「初期費用やオプション費用、カスタマイズ費用などの都度課金」の2パターンの請求形態で運用しています。
顧客数の増加に伴い、数年前から顧客管理と案件管理として業務用システムを利用しはじめました。
現在の請求書発行数は月に数百枚ほどですが、解約率を下げ、自社ビジネスに新しいサービスを付加するなど意欲的に新規契約を獲得していますので、この発行数は今後どんどんと増えていく見込みです。
現在の請求管理フローの問題点
現在の請求書発行等の請求管理は総務の方が1人で担当しています。
業務システムから請求書を印刷し、封入し郵送するのに1.5人日ほどかかっています。
そのため、請求書発行作業中はメインの業務が滞ることが多く時間がかかっていることにお悩みでした。
現在の数百枚でも1.5人日がかかってしまっているので、今後の事業拡大で請求書送付の数が増える前に請求管理業務の改善が必要です。
また、現在は人力で行っていますが、ヒューマンエラーはできるだけ発生させたくないため、請求管理のシステム化を検討しているとのことでした。
請求管理の担当者を増員して発行数の増加に備える
現在こちらの企業では請求管理に担当者を1人しかおいていないため、まずは担当者を増員することで、今後の請求書数の増加に対応することができます。
請求管理は基本的に確認・印刷・封入・郵送の単純作業のため、人手さえあれば数があっても人力でカバーできます。潤沢な人手がある企業におすすめの改善案です。
しかし、請求書の数が増えれば増えるだけ人員も増やしていかなければならないため、根本的な改善案とはいえません。
請求管理をアウトソーシングしてコアの業務に集中する
請求管理業務を自社で行うのではなくて、外部にアウトソーシングすることで、請求書数の増加に対応することもできます。
アウトソーシングすることで、現在請求管理に携わっている総務の担当者の方は本来の業務に集中することができます。
外部に依頼するために費用はかかりますが、本来の業務に集中できるため、ビジネスの拡大に力を注ぎやすくなります。
請求管理をシステム化して業務フローを見直す
今回ご相談を受けた企業は、豊富な人員がいるわけでも、少なすぎるわけでもなく、今後の事業拡大に備えたいというのが一番の希望でした。
どのような方法が最適化といえるのかを考えますと、請求管理のシステム化が良さそうです。
現在すでに業務システムを利用して顧客と契約を管理しているこちらの企業にとって、足りないのは請求管理のシステム化でした。
業務システム上の契約情報と顧客情報をエクスポートして、請求システムにインポートすることで、共通の情報を利用できます。
請求システムでは請求書の発行から郵送まで画面上で完了できるため、今後請求書発行数が増えても、人員を増やしたり外部に委託する必要はありません。
人間が関わる以上、ヒューマンエラーはなくすことはできないとしても、システムを上手に利用することで最大限防ぐことができます。
既存で利用している業務システムと柔軟に組み合わせて利用できる請求システムを利用することで、請求書発行の業務を最適化できます。
まとめ
成長を続けるサブスクリプションビジネスに最適な請求管理フローはひとつではありません。
さらに、サブスクリプションビジネスの成長に合わせて、請求管理フローもアップデートしていく必要があります。
そのため、現在の事業のフェーズや目的にあった方法を取捨選択することが重要です。
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