こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求業務の多くを人の手で作業している以上、ミスはつきものですが、請求業務のミスは会社の信用に関わってくるため、できる限り防止する必要があります。
今回は、どのような場面でミスが起こるかを理解し、どのように解決できるかを解説します。
目次
会計で起きがちなミスとは？
ヒューマンエラーによる場合
請求業務で最もミスが起きがちなのは、ヒューマンエラーによるものです。
経理担当者のうっかり・勘違いによるものもあれば、営業部側で誤った請求情報を経理へ提供したため、その誤データをそのまま取引先に請求するような場合もあります。
このようなエラーの背景には、担当者が作業対象を誤った理解のまま処理したことや、請求情報の加算・減算を間違ってしまった設定ミスなどがあり、そのエラーによる影響は小さな金額から数桁を間違えることによる大規模な金額まであります。
また、複雑な契約に基づく請求では、営業部の認識と経理側の理解に差異が生じることも珍しくありません。
このような多様なエラーを防ぐためには、エラーを防ぐための仕組みやルールが社内に整備されていなければならず、経理担当者だけで全てのエラーを防ぐことは難しい実情があります。
システム操作エラーによる場合
システム操作エラーによるミスの大半は、システム機能を熟知していない担当者に起因する場合と、システムの機能設計が既存の業務環境に合っていないことによる要件定義の課題が見られています。
多くのシステムでは、出来る限りデータの登録作業の負担を軽減するための仕組みを備えているものの、手作業で特別なデータ入力・補正を必要とする場合には特別の留意が必要となります。
例えば、システムが想定していない特殊な会計仕訳や、データ入力がある場合、稀に他のデータへ悪影響を及ぼすこともあります。
ある企業の実例として、システム導入初年度において、請求情報から毎年1回の「年間達成取引リベート」を差し引くためのデータを営業部側でシステムに登録したにも関わらず、それらが経理データの請求書に反映されておらず、結果、過大請求になっていたことがありました。
営業担当者は確かに正しいデータを登録していたのですが、経理側でそのデータを請求書に反映させるための「データ更新」という処理が実施されていなかったことが要因でした。
ですが、このような稀に生じる特別取引が発生していることを、営業部から経理側へ緊密に連携できていなかったことも要因として考えられます。
組織や内部統制上の不備によるエラーの場合
内部統制の観点では、請求情報を確定し、取引先へ提供するまでのプロセスには、関連するエビデンスとともに多数の関係者による相互検証が求められています。
統制上の不備の例として、経理担当者が、たった1人で請求情報を集計して、短時間のうちに請求額を確定させなければならず、急いで請求書を発行するような状況にある場合、その請求額に誤りがあったことを発見する機会の多くは、残念ながら経理担当者によることよりも、取引先からのクレームによることの方が多くなります。
また検証プロセスが形式上揃っていても、その検証内容が共有されていなければ、機械的に検証というひとつの作業を実施したに過ぎず、ミスを予防するための次の一手を考えることが難しいままになります。
請求業務を確実にこなすためには？
まずはエラーが発生する環境を減らす
請求業務に関するミスを防ぐためには、どのようなミスが発生したかどうかの経験と、それに基づく反省および再発防止策を作って、実際に実行することを繰り返していくことが肝要で、そうすることで大部分のミスは発生しなくなるようになります。
具体的には、金額ミス、請求先間違い、請求漏れ、二重請求などは、その作業の都度ダブルチェックを行うことで大幅に防ぐことができるはずです。
もしダブルチェックが有効に機能していない場合は、営業部を交えたオペレーションプロセス全体を見直す、関連システムの機能改善を進めるなど、業務全体を俯瞰してどこがボトルネックになっているのかを改めて確認しましょう。
担当者の業務スキルを引き上げる
ヒューマンエラーに起因する問題は、担当者の属性や業務の習熟度、業界の理解度、経理経験など、人の質的な部分に関わっています。
ですが、業務スキルの向上に関しては、企業や組織の従業員教育ポリシー次第という面があり、また、業務経験から培った業務への理解度は人によって千差万別ですので、短期間で業務を習得し業務のリスクを把握できる人はそう多くはありません。
部内で業務経験豊かなリーダーや前任者から、しっかりとした教育や作業マニュアルを引き継ぐことができる体制にすることが望ましいでしょう。
もし恒常的に人員が不足していることで、十分なチェックができないという問題であれば、速やかに人員を補充して、かつ必要な教育を定期的に実施することで、業務パフォーマンスを引き上げましょう。
システム操作スキルを引き上げる
利用するシステムが高機能かつ多目的な汎用性を持っているほど、実はシステムを適切に操作するための高い能力が必要になっています。
会計処理や会計ルールに詳しい方であっても、適切にシステムを操作することができなければ誤りのないアウトプットを出すことができません。
また、ERPシステムであっても本体とは別にサブシステム（例えば債権管理システム）を利用している場合には、システム連携がどのようになっているか、システム操作の結果がどの範囲まで及ぶのかを十分に理解する必要があります。
エンジニアのようにシステムのプログラム・コードを理解する必要はありませんが、システム設計の青写真や各システム間の連携状況、問題が発生したときに原因をトレースできる程度の理解はしておくべきでしょう。
適切な請求システムを利用しよう
エラーを防ぐためにはシステム導入が必須
請求業務に関するエラーの多くは、担当者の処理内容誤り、あるいはシステムの操作上のミスに起因していることが多く、このようなミスを防ぐためには、そもそもミスが発生しにくいシステムを導入することが望ましいといえるでしょう。
汎用性の高いERP系システムや会計専用システムでは対応しきれない請求業務があれば、その業務に対して専門的に対応できるシステムを利用することを検討します。
経理部門からすれば、専門性の高いシステムをさらに操作しなければならなくなるため、システム情報の連携状況に留意する必要があるかもしれませんが、ミスを大幅に防ぐことができるメリットはそのデメリットを大きく上回ることでしょう。
システムを導入することで何を達成するかを考えよう
システムを導入する目的は何か、請求業務のミスを防ぐことにあるのか、業務の効率化を目指すのか、社内情報を共有化することにあるのかなど、これらの優先順位を設定して、何を最優先で達成したいのかを考えましょう。
業務改善を目指したシステム導入の場合は、どのような問題があり、どのような解決をしていくのかを社内関係者にも共有し、理解してもらうことが大切です。
例えば、金額ミスや請求先間違いが多い状況を改善する場合、システムには営業部側で必要情報を登録してもらい、経理はその情報のチェックに特化することで、ミスを効率的に防ぐことが可能になります。
請求漏れや二重請求が多い状況を改善する場合、システム上で請求情報の登録から請求書発行までのすべての手続きを標準化することで、ミスを防ぐことができるようになります。
まとめ
請求業務の多くを人の手で作業している以上は、ミスを避けることは難しい状況にあります。
ですが請求業務はルーティンワークとして合理化・省力化を目指しやすい側面がありますので、積極的に請求業務に強いシステムを導入して、その作業時間を短縮し、ミスのない環境を構築しやすいといえるでしょう。
検討すべき請求関連システムは、クラウド型がおすすめです。
コスト面では、初期投資がオンプレミス型システムの導入よりはるかに安価で、かつ、利用したい機能についてだけ利用料金を支払う仕組みになっていることが多いので、本格的に導入する前に、既存業務との相性を確認することができます。
実務面では、クラウド上に保存された請求情報を営業部と経理でリアルタイムに共有でき、経理担当者がいつ請求書を発行して、それがいつ入金になったのか（消し込みがなされたのか）の履歴も確認することができる点もメリットとして挙げることができます。
クラウド型のシステムは、その操作性の高さに加えて、経理担当者が必要な機能をいつでも追加で実装することが容易ですので、IT部門を煩わせることなく、経理主導でスピーディーにシステム環境を構築できることも魅力的でしょう。
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