こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
サブスクリプションビジネスの経理は、他業種より煩雑になる傾向が強いといえます。なぜなら、顧客によってプランやオプション内容が異なることから、請求内容が複雑になったり、そもそもの処理件数が多かったりするためです。
煩雑な業務は、経理担当者にとっては悩みの種ですが、これらの課題や問題点は、「自動化」により多くを解決できます。この記事では、経理の自動化によるメリットを紹介していきます。
目次
サブスクリプションビジネスの経理とその特徴
サブスクリプションビジネスは、定額課金や従量課金によって収益を得るビジネスモデルです。テレワークの普及により広がりをみせており、サービスを提供する側として参入した企業も多いのではないでしょうか。
特殊な事業形態のため会計処理で戸惑うことも多いと思われますが、サブスクリプションビジネスであっても、経理の業務内容は小売業をはじめとした一般的な企業と同じです。経理の仕事には、以下のような業務があげられます。
日常的な業務
- 伝票の起票や会計仕訳の入力
- 経費の精算
- 資金調達
- 売掛金や買掛金の消込 など
定期的（月ごと）に行う業務
- 請求書の発行
- 給与の支払い
- 月次決算書の作成 など
決算期に行う業務
- 貸借対照表、損益計算書など財務諸表の作成
- 税務申告
- 監査対応 など
主な業務内容は上記のとおりですが、サブスクリプションビジネス業界の経理が持つ特徴として、以下があげられます。
サブスクリプションビジネス業界の経理が持つ特徴
- 顧客数が多いため、請求書発行や消込の件数が多い
- プランやオプションが多岐にわたるため、顧客によって請求内容が異なる
- 契約期間中にプランを変更したり、解約したりする顧客がいる
サブスクリプションビジネスは、顧客と一度契約を締結できれば継続的に収益を得られることから、順調にビジネスが成長すれば顧客も増加します。比例して請求書の発行件数や消込業務のボリュームも増えていくことになります。
また、多彩なプランやオプションを売りにしているサービスでは、顧客によって料金体系が異なってきます。さらに、契約期間中であってもプランの変更や解約ができるため、常に最新の顧客情報を把握しておく必要があるといえるでしょう。
サブスクリプションビジネスの経理が抱える課題
ここでは、業界特有の特徴を踏まえた、経理部署や担当者が抱える課題を解説していきます。
処理するべき件数が多い
すでに説明したとおり、サブスクリプションビジネスは顧客数に比例して業務のボリュームが増えていきます。そのため、毎月行っている請求書の発行業務に時間を要するようになるでしょう。請求書は、自社にとっては収益を計上するための重要な書類です。内容を間違えると顧客からの信頼を落とすことにもつながるため、慎重に作成する必要があります。
また、日常的な業務である消込も、負担が重くなっていきます。こちらも、消込漏れがあった場合は顧客に二重請求する恐れがあるため、緊張感をもって作業しなければなりません。
膨大な件数をミスなく処理するためには、優秀なスタッフの採用や増員を検討しなければなりませんが、バックオフィスに経費は割きたくないというのが経営者の本音ではないでしょうか。
債権管理が煩雑になる
利用料金を後払いで受け取るサービスの場合は会計上、売掛金を計上するため、債権管理をしなければなりません。売掛金は、顧客から入金されたら消込を行いますが、プランやオプションの多いサービスでは、顧客次第で利用料金が変わります。
料金体系が一律で設定されているのであれば、債権管理は比較的簡単に行えます。しかし、顧客によって請求内容が異なる場合は、請求内容と入金額の突き合わせが煩雑になるでしょう。データ入力や入金額のチェックを手作業に頼っている場合は、スタッフの負担が大きくなり続けます。
ヒューマンエラーが起こりやすい
人間は間違いをする生き物です。どれだけ慎重に業務を行ったとしても、慣れからくるうっかりミスや見落とし、部署間の連絡不備などが発生し得ます。また、ミスを修正しようとして、さらに間違いを重ねてしまうという体験をした方も多いでしょう。
そのため「ミスは必ず起こるもの」という心構えで、トラブル発生時は適切に対処できる体制を構築することが必要となってきます。
このように、サブスクリプションビジネスの経理業務は他業種と比較してもボリュームが大きく、慎重さが要求されるといえるでしょう。また、ミスの起こりやすい業務や煩雑な業務は、人力で対応する工程が多い傾向があります。そのため、上記のような課題を解決するためには、経理業務を自動化することが有効です。
経理業務を自動化するメリット
経理業務を自動化することで、以下のようなメリットがもたらされます。
業務スピードの向上
経理業務では、ミスを防ぐためにダブルチェックを日常的に行いますが、チェックのための時間をかければかけるほど効率は悪くなるでしょう。処理するべき件数が増えればなおさらです。自動化で処理された業務は、そもそもダブルチェックが必要ないため、業務スピードが向上するでしょう。
また、経理はその多くが定型的なルーチンワークです。そのため、自動化は比較的容易に行えるといえます。「月末は残業することが恒例となっている」といった事態も起こりにくくなるでしょう。
さらに、月次の売上も素早く集計できるため、生き馬の目を抜くようなサブスクリプション業界では、大いに役立つこととなります。
定型的な業務以外に力を入れられる
経理部署は、利益を生まない部署ともいわれることがあります。しかし、自動化で定型的な業務から解放された際には、経営判断にかかわる分析などに力を入れられるようになります。そのため、経理部署の業務に高い付加価値を与えられるようになるでしょう。
また、自動化によって経理スタッフに余裕が出た場合は、他部署に回すことができるため、人材不足に悩む企業にとってもメリットとなります。
ヒューマンエラーの抑制
経理のミスは、ヒューマンエラーによるものが多くあります。手作業では処理の工程が複雑な場合、どうしても見落としやうっかりミスは発生してしまうものです。自動化によって人の手が介入しないようにできれば、ヒューマンエラーは抑制できます。
経理業務を自動化する方法
自動化するためには、はじめに自社の経理業務を洗い出す必要があります。たとえば、サブスクリプションビジネスで自動化できる業務には以下のようなものがあります。
- 売上の計上
- 請求書の発行と送付
- 売掛金の消込
業務の洗い出しが済んだら、次はどのような方法で自動化するかを検討します。自動化の方法には、主に「表計算ソフトによる自動化」と「システムによる自動化」があります。
表計算ソフトで自動化
表計算ソフトは、オフィス用PCには標準的にインストールされています。手軽で低コストのため、導入ハードルは低いといえます。また、関数やマクロを活用すれば、一定程度の業務は自動化できるでしょう。
しかし、複雑な処理を行っている場合は、作成者以外にはデータを扱えなくなる「業務の属人化」が起こりやすくなります。さらに、データ量が増えるとソフトが重くなるため、表計算ソフトでの自動化は遅かれ早かれ限界を迎えることとなるでしょう。
システムで自動化
「自動化」を目的とするのであれば、専用の機能に特化したシステムの導入をおすすめします。サブスクリプションビジネス専用のシステムも存在するため、業務効率化の効果は大きいでしょう。
請求書の自動作成やボタン一つでの請求書送付、消込の自動化ができます。サブスクリプションビジネスでは、売上を月ごとに按分して計上することも多くありますが、そのような作業も自動的に行ってくれます。
表計算ソフトに比べるとコストが高く、導入ハードルは高いですが、「自動化」にテーマを絞った場合は、システムを使った方が高い優位性を持てるといえるでしょう。
まとめ
経理は、自動化できる業務が比較的多いといえます。サブスクリプションビジネスは、顧客数が多くなりがちで、会計処理をする件数も膨大になる傾向にあります。そのため、自動化ができる業務は可能な限り自動化することが重要となってくるのです。
とくに、システムを活用した自動化は、定型的な業務の多くを効率化できるため、時間や人的資源の有効活用も可能です。経理の課題を解決し、自動化するためにもシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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