こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
2022年1月に施行する電子帳簿保存法に、やむを得ない事情がある場合には2年の猶予期間が設けられることになりました。これに伴い、電子データで受け取った請求書等を電子データのまま保存する取扱いについても、義務化が猶予されることとなります。
施行前のギリギリのタイミングで猶予が設けられた背景には、電子データで受け取った請求書等を紙に印刷して保存している企業が未だに多くあるということが挙げられます。
しかし、猶予期間があるからといって、現状のまま何もしないのでは同じことの繰り返しになってしまいます。
また、猶予が認められる「やむを得ない事情」の具体的な内容については、まだ公的な発表がなされておらず、今後の続報を確認する必要があります。
それでは2年後にむけて、この間に整えておくべき環境とは何でしょうか。以下でわかりやすく解説していきます。
目次
電子帳簿保存法とは
そもそも、電子帳簿保存法とはどのようなものなのか？疑問に思う方もいらっしゃると思います。そこで、以下ではまず電子帳簿保存法の概要について説明していきます。
電子帳簿保存法の位置づけ
電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。
この法律は、1998年度の税制改正により初めて創設されましたが、その後もスキャナ保存制度の創設をはじめ、数度に渡る改正により利便性の向上が図られてきました。
さらに、2022年1月の改正では、さらに利用者を増やすために制度を利用するハードルが大きく下げられています。
この改正では、請求書等を電子データのまま保存する取扱いを義務化することとなっていましたが、冒頭でも述べたとおり、2年の猶予が設けられました。
電子帳簿保存法の構成
電子帳簿保存法は主として以下の3つの制度から構成されています。
- 国税関係帳簿書類の保存制度
- 国税関係書類のスキャナ保存制度
- 電子取引情報の保存制度
所得税法や法人税法では、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などの帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その「帳簿」と取引等に関して作成・受領した領収書などの「書類」を一定期間保存することとされています。
電子帳簿保存法は書面により保存すべき帳簿書類を電子データで保存することを、一定の要件の下で「特例」として認めるものとなります。
この中で、2022年1月からの義務化に猶予が設けられたのが「3. 電子取引情報の保存制度」となります。以下ではこの制度について詳しく説明していきます。
電子取引情報の保存制度
そもそも電子取引とはどのようなものでしょうか？
例えば、請求書をPDFファイル等の電子データで受け取る場合が電子取引の典型となりますが、請求書に限らず、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類であっても電子取引に該当する点に注意が必要です。
電子帳簿保存法では、電子データで授受したこれらの書類を印刷して紙で保管することは保存として認めず、電子データのまま保存することを求めています。
さらに、電子データの保存する際には、一定の要件を満たさなければなりません。
主な要件は以下のとおりです。
（１）電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
（自社開発のプログラムを使用する場合に限る)
（２）見読可能装置の備付け等
（保存した電子データをディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力することができるようにしておく）
（３）検索機能の確保
保存した電子データの検索をすることができる、次に掲げる要件を満たす機能を確保しておくことが必要
- 取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること
- 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
- 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
（４）次のいずれかの措置を行うこと
- タイムスタンプが付された後の授受
- 授受後「最長約2月以内」にタイムスタンプを付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
整えておくべき環境
以上、電子帳簿保存法の概要について説明してきました。
ここからは、「電子取引情報の保存制度」への具体的な対応方法について説明していきます。
現状の把握
まず、社内でどのような電子取引がどれくらいの頻度で発生しているのか把握しておく必要があります。
全ての請求書等を経理部門で一括して受領して処理まで行っている場合には、比較的容易に把握できますが、中規模以上の会社では経理以外の部門で請求書を受領して、さらに仕訳入力まで行っている場合があります。
この場合には、担当者が電子データで請求書を受け取っていたとしても、印刷して経理部門に送付していれば、経理部門では電子データが原本であることに気が付いていない可能性があります。
現状把握する際には、主に以下の内容について確認しておくと良いでしょう。
電子取引の内容
取引先、取引の内容、請求書・見積書・注文書等のいずれを電子データで授受しているのか。
電子取引の方法
電子データは電子メールで受領しているのか、ホームページ等のサイトからダウンロードしているのか、EDI取引なのか等
取引の頻度、件数等
1ヶ月または1年に何件くらいの電子取引が発生しているのか
環境の構築
電子取引の発生数に応じて、電子データの保存方法について検討します。
検討する際には、特に「電子取引情報の保存制度」の（３）と（４）の要件を満たすことが重要です。
電子取引の件数が多いようであれば電子帳簿保存法に対応したサービスを利用する等、社外のシステムを導入するのが確実であると考えられます。
各職場への説明
電子データを保存する準備ができたら、運用を開始することとなります。
運用開始に際しては、各職場の担当者に負担がかかることとなりますので、以下に紹介するような電子化のメリットについても伝えるようにしましょう。
①請求書の迅速化
紙で発行した請求書を受け取る場合には郵送等による時間がかかっていましたが、電子化された請求書を受け取る場合には、ほとんど時間がかからないというメリットがあります。
また、内容に誤り等があった場合でもすぐに修正・再発行してもらうことができます。
②保管場所の効率化
紙で請求書を受け取る場合には、書庫等の物理的な保管スペースが必要となります。
これに対して、請求書が電子化されている場合には、サーバー等に保存することができるので、物理的な保管スペースを確保する必要がありません。
また、システムの検索機能を用いることにより容易に目的の請求書を探し出すことができます。
③災害対策
紙で請求書等を保存している場合、万一、自社が火災や地震等の大きな災害により被害を受けた時に消失してしまうリスクがあります。
これに対して、電子データとしてサーバー等に保管している場合には、このような災害による被害を受けてもバックアップ等の措置を講じていればデータ消失のリスクを回避することが可能です。
まとめ
以上、電子帳簿保存法の猶予期間中に整えておくべき環境について具体的に説明してきました。
電子データの保存方法については、今後も利用しやすいサービスが出てくることが予想されます。
上記を参考として、社外のサービスを上手に利用しながら電子取引に対応していただければと思います。
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