こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
企業の事業内容が取引のフローを左右し、お金の動きもそれによって変わるというのは皆さんご存知かと思います。経理担当者はその企業でどんな取引が生じてどのようにお金が流れていくかを深く理解していなくてはなりません。また、それらを会計上の売上や費用が適正に処理されるように判断する必要があります。そのなかでも前受金は会計処理上、担当者としては注意したいもののひとつです。
今回は前受金の管理が課題となっている金融商品取引の事業を行う会社にインタビューしています。こちらの記事では前受金の管理で起こりやすい問題を解説し、それを改善する策を検討します。
前受金が発生しやすい事業とは
一般的に前受金が発生しやすい事業として金融業・不動産業・保険業などがあげられることが多く、今回インタビューさせていただいた金融商品取引業もその中に含まれます。金融商品取引の事業内容は、具体的には金融商品取引法2条8項に掲げる行為を業として行うことを指します。その中には有価証券（株式、公社債など）・デリバティブの販売やその勧誘、投資への助言行為、投資運用や顧客の資産管理等が含まれます。
また、最近増えているサブスクリプション型のビジネスでも前受金が発生しやすく、その管理に悩んでいる企業も多くあるようです。金融業などの事業でない企業であっても、サブスクリプション型のサービスがIT系を中心に拡大しています。新たにこのようなサービスを提供する予定がある、将来的に検討しているという企業であれば前受金管理はチェックしておきたい内容です。
前受金管理のポイント
ここで、前受金管理の注意が必要なポイントを、作業の流れに沿って確認しましょう。
前受金は、顧客から前もって代金を受け取った現金（預金）を計上します。しかし、契約上のサービス提供の対象期間によって受け取った代金のうち全部、もしくは一部をその対象期間に応じて売上へと計上（収益計上）処理をします。そのため、前受金として入金されたものが都度案件（単発ですぐにサービス提供が完了するもの）なのか、継続的に続く案件なのか、経理担当者は確認を行う必要があります。さらに、継続案件でその受け取った金額が複数月だった場合は何ヵ月分に相当する金額なのかを把握しなくてはなりません。
受け取った代金のうち、収益計上の期日が到来したものに関しては前受金からその分を売上へと計上し、前受金を消込します。さらに、継続案件で契約満了になるものがないか確認を行い、契約に応じた前受金が売上へと振替えられているかチェックをします。
また、受け取った金額からさらに請求が発生した場合は入金予定がある売掛金として把握する必要もあります。そして、顧客別の前受金の残高を確認できるように集計するなど、管理をしていく必要があるのです。
この一通りの流れのように見える工程は、確認した内容によってその後の作業が分岐していくような形で複雑になっていきます。作業は案件数が増えれば煩雑になりますし、サービス形態や契約プラン（期間）の選択肢が多ければ確認ポイントは増えていくのです。このように一律の方法で管理ができない点は、作業効率を下げる原因になっていきます。
いかに契約内容を把握しながらその情報を管理している前受金に反映していくかがポイントであり、それを確実に行うことに注意が必要となります。
企業が抱える課題とは
先述の前受金の管理における注意点を考慮しつつ、今回のインタビュー先の企業の悩みに触れたいと思います。
今回インタビューをした金融商品取引業の経理担当者の話からは、やはり現在の前受金に対する課題があがりました。事業としても前受金の処理件数は相当多いことが予想されます。ですが、前受金はエクセルで管理し、その中で継続案件の期間按分をしているそうです。その他、契約プランが複数あることなどが要因となり、前受金管理が複雑になりやすいことが問題で困っているとのことでした。
経理担当者としては前受金管理の複雑さが招く作業効率の悪さだけでなく、エクセル管理が内部統制上のリスクがあるという点からも前受金管理の改善を実現したいようです。複雑になっている前受金の管理の確実性を担保しつつ、効率的に行う方法を検討する必要があります。
現在の業務
改善案を検討する前に、まずこちらの企業での業務の流れを確認していきます。
契約案件の情報などの販売管理はエクセルで行っています。そして、その情報をもとに請求書発行システムを利用して請求書を作成、送付しています。その後、顧客から入金があり、それが前受金であれば、別管理の前受金用のエクセルへ反映していく、という流れです。期間按分などの計算もそちらのエクセルで行います。
また、サービス・商品の取引の契約プランについて確認しました。契約プランによっては日割り計算が発生することがある点やプランの種類がかなりの数があるとのことです。それらが期間按分の確認や計算作業へ影響し、確実に効率よく作業ができない要因となっているようでした。
前受金を正確に＆効率的に管理する方法
前受金管理の改善は、いかに確実にかつ時短で処理を行うことで実現できます。業務の課題を改善する方法としては、業務フローの変更も一つの案ですが、今回はツールの検証が必要なパターンかと思われます。
こちらの企業の場合は、販売管理・請求書発行システム・前受金管理など、管理するもので異なるツールを使っていたり、エクセルなど手作業が多く入っていたりする点が、ミスというリスクと煩雑さを生んでいるようでした。そのため、前受金管理の肝となる契約プランの判別を短時間で可能にするツールや、その後の前受金から売上へと計上する金額算出を先々の分まで含めて自動化するシステムなどの検討をするのが望ましいです。具体的には以下のようなものです。改善策のひとつとしてぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
前受金管理に強いシステムツールを導入する
もし、可能であれば前受金管理に強いシステムツールを導入することでこれらの悩みは改善されるはずです。今回のような企業の悩みに対応する以下のようなシステムツールが多く出ているのをご存知でしょうか。
- 前受金管理で契約情報（都度案件か継続案件か、継続案件の場合は対象期間の月数など）を事前に登録することで、期間按分や各月の売上へ振り替える金額を自動計算できるシステム
- 契約情報と請求、それに対応した前受金の管理、売上計上額の算出までを一元管理できるシステム
- 複数プランでの契約を持つ顧客でも、顧客あたりの前受金残高の自動集計機能を持つシステム
ミスを防ぐ機能を持つシステムを活用する
また、内部統制の面を重点的に行いたいという場合、ミスを防ぐような機能を持つシステムもおすすめです。
- 修正などの作業ログが残るシステム
- 手作業で修正した場合などにコメントを付することができるシステム
- 契約終了時期が到来した案件が視覚的にすぐにわかるシステム
たとえ金融業や不動産業でなくとも前受金管理はとても重要です。昨今増加しているサブスクリプション型のサービスなど、前もって代金を入金してもらい継続的にサービス・商品を提供する事業は同じような悩みが生じるはずです。これを機に、事務的な業務を少しでも正確に効率的にしてくれるシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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