こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
BtoB企業の場合、掛け売りが中心となるため請求書発行業務も煩雑になりがちです。システム化による業務改善は多くの企業にとって急務の課題でしょう。もちろん業務の中にはシステム化が難しい分野も少なくありません。しかし、請求書発行業務は定型的な作業であり、システムの導入に適しているといえます。
本稿では具体的な事例をあげて請求書発行に関わる問題点を明らかにします。またそれと同時に解決策も提示します。経理担当者の方におかれては自社の状況に置き換えて考えてもらえればと思います。ここで示された問題点や解決策が、日常業務の中で役立てば幸いです。
目次
請求書発行業務に関するお悩み
今回インタビューさせていただいたのは社会保険労務士法人です。 業務の中心は人事・労務のコンサルティングです。こちらの社会保険労務士法人では現在2つの業務上の悩みを抱えています。
第一に、郵送で請求書を送付するのにかなりのコストがかかることです。このため、請求書を紙媒体ではなく、電子化したいと考えています。 請求書をメール添付で送信できれば、大幅なコスト削減を期待できます。
第二に、現状ではスポット業務の請求を1社ずつ手入力で行っているため、煩雑なうえにミスも生じやすいことです。できれば手作業ではなくシステムを導入して自動化することで一気に作成したいと考えています。
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請求書発行に関わる業務フローと解決策
こちらの社会保険労務士法人における現在の業務フローに照らして考えると、どのような解決策が考えられるのか以下で検討します。
社会保険労務士法人の主な業務が人事・労務コンサルティング事業であるため、クライアントとの契約も継続契約が基本です。 ただし、スポット業務が入ることもあります。この場合はその都度請求します。
請求業務について契約先は数百社ほどです。毎年7月と12月が繁忙期となります。現状ではエクセルを用いて請求書の作成を行っています。当該月のデータ入力完了して請求の締め日が徒過すると、請求書を紙で出力します。そして、郵送で顧客に送付するのです。
請求書が顧客のもとに届くと、顧客は入金を行います。入金方法には口座振替と振込の2種類があります。 口座振替は一括消し込みできますが、振込みは手入力と目視で消し込みを行います。
また、会計処理も日々適切に行わなければなりません。システムを導入したとしても仕訳はずっと行い続ける必要があるのです。こちらの社会保険労務士法人では会計管理システムを利用して行っています。 請求書の発行は毎月一定期間に集中しますので、毎月ギリギリになってから慌てて作業を行うような日々です。
社会保険労務士法人の業務上の悩みに対する解決案
解決案としては次の2つが考えられます。第一に、請求書の送付を郵送とメールどちらでも対応できるシステムを利用することです。電子請求書であれば発行にかかっていた郵送料などの経費はゼロ円になります。人件費・紙代・封筒代も削減できます。システム化による削減経費率は平均60％で、経費を半分以下に抑えられるのです。
第二に、請求書をCSVインポートなどで一括で作成する請求管理システムを利用することです。請求書の作成作業は、顧客データをシステムに取り込むだけで完了します。発行までの時間は大幅に短縮されるでしょう。
まとめ
これまで請求書発行業務というと、手間のかかる業務というイメージだったかもしれません。しかし、システム化により大幅な業務効率化を図れるのです。コストを削減できるのは経営者にとって何より嬉しいところかもしれません。今回は社会保険労務士法人を取り上げて業務改善について検討しました。この事例が業務改善のための参考となれば幸いです。
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