こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
今回取り上げるのは売上計上に関わる問題です。一般的な感覚では、代金を受け取ったタイミングで売上を計上するのが自然なように思えます。しかし、経理上は商品を納入したり、サービスの提供が完了したタイミングで売上を計上するというルールになっています。
契約数が増え、サービスが軌道に乗るのは企業にとって嬉しいことです。しかし、納品やサービス提供の完了時点で売上を計上するというルールがあるために急激な契約数の増加に経理処理が追いつかず、売上計上で課題を抱える企業も少なくありません。
売上計上業務に関する悩み
今回インタビューした企業は、主な販売商品が介護と医療の就業支援サービスや教育研修eラーニングサービスですが、売上計上業務で悩みを抱えています。
具体的に示すと、サービス提供は年間契約を基本としており、クライアントが一括払いまたは分割払いを選択できる形式です。売上計上は12分割で行うため顧客の増加とともに請求管理も急激に煩雑化します。この結果、売上計上でミスが頻発するのです。どのように正確性を担保するかは悩みの一つとなっています。
もう一つの悩みがエクセル上で組んだマクロの取り扱いです。現在提供中のサービスにはオプションがあるためクライアントごとに契約内容が異なります。現状では大量かつ複雑な契約をマクロによって処理していますが、問題なのはマクロの分かる人間が社内にほとんどいないことです。時々プログラムが破損して処理できなくなるトラブルも発生するのですが、社内で対応するのが難しく復旧に膨大な時間とコストがかかっています。処理の遅れはクレームに直結するため早期の改善が急務です。
現在の業務の流れ
現状での顧客数は数百社にのぼります。大量のデータに対応するため売上計上はエクセルでマクロを組んで処理しているのですが、オプションの中には当月計上・入金もあり、急な対応が追いつかないケースも時々は生じます。一方、契約の管理について契約管理システムを利用していたり、見積書や請求書の発行システムはエクセルを使っているのですが、現状ではシステムに一貫性がみられません。
前受金管理業務の課題に対する解決案
第一に、契約数が増えても分割計上を行いやすい管理システムを導入することです。現在はサブスクリプションサービスに特化したシステムも存在します。エクセルによる処理は汎用性が高いものの、契約内容に照らして最適なシステムは他に存在する可能性も高いです。そうだとすれば、月次の売上計上という点に特化したシステムの導入は検討されるべき選択肢といえます。
第二に、エクセルのマクロがわからなくても誰でも利用できるシステムによって売上を管理することです。エクセルでマクロを組み、適切に運用するのは一定の知識と経験を要しますし、システムエラーを復旧する作業はさらに難易度が高いのは想像に難くありません。そうだとすれば、直観的に操作できるシステムの導入は解決策として早道でしょう。
まとめ
経理担当者には常に慎重さと正確さが要求されます。しかし、どんなに経理作業に熟練し、チェック体制を強固にしたとしても、人為的なミスは必ず発生します。そこで、企業は課題を把握して適切な施策を実施するのですが、今回インタビューした企業においてはシステム化が解決のキーワードとなります。
売上計上はタイミングが非常に重要です。売上処理を誤ると追徴課税が発生する上に企業の社会的信用も大幅に下がってしまいます。このようなリスクを回避するためにもシステムの導入は検討すべき選択肢といえるでしょう。
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