こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
経理担当部署には様々な日常業務がありますが、なかでも煩雑で神経を使う業務が「請求」ではないでしょうか。請求業務は工程が多く、ミスが発生しやすいといえます。また、事業が大きくなるほど請求書の数が増えるため、リスクも同様に増大していきます。
今回は、製造業・メーカーの保守契約において、請求漏れや請求ミスが発生する原因とミスをなくすための改善法を紹介していきます。
目次
製造業・メーカーの保守契約における請求業務とは
法人と顧客の間で取引を行った際、必ず必要になるのが「請求」です。法人を経営する上で、請求書の発行はなくてはならない業務ですが、特に、製造業・メーカーなどが提供している保守サービスにかかる請求は、より慎重に行う必要があります。
保守契約では、月1回など定期的に請求をしているため、他業種より請求書の発行回数が多いです。したがって、よりミスが発生しやすい環境にあるといえます。
請求漏れやミスが発生した場合、経営に対して以下のような影響があります。
| ・法人の信頼性が損なわれる ・資金繰りが悪化する ・再請求や返金手続きのために、人員や時間がかかる ・規模が大きいミスであった場合、メディア等に取り上げられる可能性もある |
請求漏れやミスが起こる原因
前の項目で説明したとおり、取引先へ請求書を送り忘れたり、二重に請求したりするなどの請求ミスは、相手先との信頼関係を損なう可能性があります。また、入金予定であった代金が自社の口座に入らないため、資金繰りの悪化にもつながります。絶対に避けたい請求ミスですが、まずはどのような原因で起こるのかを確認していきます。
原因1：契約件数が多い
表計算ソフトなどで請求書を作成するためには、売上データの確認やフォーマットへの打ち込み、印刷・封入・送付など多くの工程が必要です。契約件数が多くなるほどスタッフの作業時間が増え、ミスをするリスクが高まります。
原因2：請求管理をしている帳票のミス
表計算ソフトで請求管理をしている場合、請求済みフラグの立て忘れや未請求のデータにフラグを立ててしまうと、請求漏れや二重請求が発生します。
原因3：前受金や売掛金の消込ミス
保守契約は、多くの取引先に対して同じ内容・同じ金額の保守サービスを提供することがあります。前受金や売掛金を消込する際は銀行口座明細を参照しますが、入金履歴に同じ金額が並んでいると、消込のミスが生じやすくなります。
請求漏れやミスをなくすための改善法
請求漏れやミスが起こる原因の多くは、請求業務の手順の煩雑さやデータ管理のミス、ヒューマンエラーからくるものです。したがって、ツールやシステムを導入して、可能な限り請求管理を自動化することがミスをなくすための近道であるといえます。
ツールやシステムでは以下のような業務が自動化できます。
| ・定期的な請求書を自動で作成する ・契約期間中に金額や品目を変更した場合、アラートを表示する ・年間契約を自動で月ごとに按分する ・前受金などを自動で消込する |
特に、保守契約にかかる料金は毎月同額を請求することが多いため、請求書作成が自動化をすることにより業務の効率が上がります。また、売上データから請求管理までを一元化できるため、工程の途中でのミスが発生しにくくなります。
まとめ
保守契約を提供する法人において、請求のミスは取引先との信頼や資金繰りに多大な影響を与えます。ミスの原因は、請求業務の複雑さやヒューマンエラーが多くを占めており、専用のツールやシステムでリスクを軽減できるものばかりです。
請求業務でお悩みの経理担当者や経営者の皆さまは、ツールやシステムを導入し、よりミスが少なく効率的な請求管理業務を目指してみてはいかがでしょうか。
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