ハードウェア機器を販売する企業の保守契約に伴う前受金方法を徹底解説

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

ネット販売が普及したことで個人・法人問わずハードウェア機器の直接契約が増加しています。ハードウェア機器の購入に伴い保守サービスは必要不可欠なサービスです。さまざまな保守サービスがある中で、ハードウェア機器を販売する企業の保守契約の会計処理について悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ハードウェア機器を販売する企業の保守契約について徹底解説。会計処理方法・保守契約の重要性・前受金管理の方法を要点をまとめながら各ポイントをご紹介しています。

ハードウェア機器の保守契約とは

ハードウェア機器の保守契約とは、パソコンやプリンタ、複合機などを企業が業務用に使用する場合に、故障やトラブル、故障予防、アップデートなどのサービスを提供する契約のことを言います。

一般的な有償保守契約の場合は、数年単位で一定期間の契約となることが多く、毎月保守料として請求する月額請求または、年額で一括請求する年額請求となります。また、ハードウェア機器を販売する業者によっては、ハードウェア機器が導入されてから一定期間を無料保守してくれるケースも存在します。

保守サービス契約の締結先がベンダーである場合は、企業とベンダーとが保守契約を直接締結します。必ずしも保守契約先がベンダーになることではないことも頭の片隅に入れておきましょう。

保守契約における前受金管理の重要性

月額保守契約・年額保守契約は、保守サービスを提供する前に「前受金」として利用料を受け取るケースがほとんとです。前受金は、将来売り上げになりうる保守料金を前もって受領しているため、「負債」科目として処理します。

保守サービス売上の割合が大きい企業であれば、前受金から収益科目に振り返るタイミングを間違えると、修正申告による手間に加えて、加算税や延滞税などのペナルティを課せられる事態に発展してしまいます。

つまり、保守契約によって締結された保守サービス売上に伴う前受金管理は、とても重要であると言えます。さらに、利用する顧客が増えれば増えるほど「前受金管理」は複雑化するため、手間と時間を要します。

前受金管理を効率化したい方は、前受金管理ツールの導入がオススメです。

ハードウェア機器の前受金管理

前述でもご紹介したように、ハードウェア機器の保守料は「前受金」の負債勘定として処理され、顧客にサービスを提供した時点（1ヶ月の保守期間が終了した時点）で収益勘定である「売上」として計上します。

例えば、令和3年4月1日にX社がハードウェア機器購入に伴い、令和4年3月まで1年間の保守サービス契約（120,000円）を締結したケース。

・保守契約を締結時点（令和3年4月1日）

現預金　120,000円　前受金　120,000円

・1ヶ月経過時点（令和3年4月30日）

前受金10,000円　保守売上　10,000円

・2ヶ月経過時点（令和3年５月31日）

前受金10,000円　保守売上　10,000円

また、1ヶ月ごとに保守契約を締結している企業の場合であってもサービスを提供する前に金銭のやりとりが発生するケースでは、「前受金」勘定を使用します。

例えば、例えば、令和3年4月1日にX社がハードウェア機器購入に伴い、令和3年4月まで1ヶ月間の保守サービス契約（10,000円）を締結したケース。

・保守契約を締結時点（令和3年4月1日）

現預金　10,000円　前受金　10,000円

・1ヶ月経過時点（令和3年５月31日）

前受金10,000円　保守売上　10,000円

収益認識基準に照らした保守サービス売上の考え方

保守契約に伴う保守サービスの提供は「収益認識に関する会計基準」に照らして考える必要があります。「収益認識に関する会計基準」を満たす3つの要件のうち保守契約は「企業が義務を履行するにつれて顧客が便益を受ける」という要件に該当するため、上記でご紹介した仕分が成り立つのです。

また、販売したハードウェア機器と保守サービス契約が混同しているケースでは、販売金額の内訳を明確にしてそれぞれの会計処理を行ってください。それぞれの配分によって1ヶ月単位の売上も大きく変わってくるので、按分比率を考える際は、慎重に判断しましょう。

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