こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
保守契約の目的は一般的に、システムやソフトウェアの万一の不具合発生等に備えて、顧客とシステムの運用と保守に関する契約を締結することです。
これにより、顧客にとって、保守契約による迅速な復旧に備えること、あるいは個別要望に応じた部分的な改良に応えることを目的としています。
また、保守契約の販売管理は、その要素として、保守の対象範囲、契約期間の長さ、自動更新時期、顧客対応履歴を適切に管理することにあります。そして月次損益計算の正確性を高めるとともに、将来の収益管理にも役立たせます。
保守契約と瑕疵の補修
顧客は保守契約の相手先として、システムやプログラムの設計および開発を担当したベンダーの他にも、システムの運用目的に合わせて、他のベンダーを選ぶことがあります。
万一、システム等に瑕疵による不具合が生じた場合、顧客はシステム等を開発したベンダーに対して、その瑕疵を直すための代金を請求することになります。
顧客がシステム等を開発したベンダーとは別のベンダーと保守契約を締結する場合、そのシステムを保守するベンダー側は、システムに関する瑕疵修補の義務を負いません。あくまでも、契約に基づいた保守運用を実施するのみとなります。
保守の契約期間
システムを開発したベンダー側は、瑕疵担保期間として1年程度を保証するケースが多くみられています。
その瑕疵担保の期間内であっても、大小様々な不具合を速やかに解消することを目的として、別途、保守契約を顧客と締結することが一般的です。
契約は1年間単位で、あるいは一定の期間に区切った自動更新型があります。長期的な契約を目指すことで、顧客との関係維持と収益の最大化を図ります。
保守契約の中途解約条項について
保守契約はベンダー側から顧客に対する、継続的な役務提供契約ですので、
ベンダー側は保守に必要な人員を配備し、顧客フォローアップのための様々な実費コストを負担しています。
顧客が中途解約を申し出た場合、一定の解約違約金を請求することができる契約とすることが望ましいでしょう。
保守料金の計算について
保守料金は、月額固定代金とする場合や、最低固定料金に実働に応じた従量制を加算する場合もあります。
月額固定の場合の販売管理は、定期的に一定額の収益を認識するため難しくありませんが、従量制部分の計算があると、販売管理は複雑になります。
従量制には、人月による単価計算、日数あるいは作業時間による単価計算があり、これらを作業の進捗に応じて収益として認識とする方法や、作業が完了した時点を持って収益とする方法等、実情に応じて選択します。
予算管理の観点からは、固定料金部分は毎月の安定収益として計画できますが従量制部分は予想が難しく、過去の従量制対応の実績率によることになるでしょう。
保守契約の販売管理は会計基準との適合が大切
「新会計基準」や「国際会計基準」では、契約の履行に応じた分の収益を認識することを要請しています。
このため、システム等の販売代金に将来の保守費相当（前受分）がある場合、それぞれを区分して、システム等の販売部分は納品時に、保守契約部分は履行時期の到来毎に収益を認識します。前受金の残高管理、残契約期間が確認できる仕組みも必要になります。
販売管理のための情報メンテナンス
販売管理を適切に実施するためには、得意先マスタの登録、見積受託、受注、納品、納品後の保守状況のアップデートが自動的になされる仕組みがあると便利です。
各ステータスの管理担当者が作業を終了したら、次のステータスに移行する仕組みとなっていれば、案件の引渡しがスムーズになり、対応漏れを防止できるようになります。
会計処理の観点からは、これらのステータス毎に対応する自動仕訳の機能があれば、業務効率化につながります。
契約登録時に予想される保守契約期間を設定することにより、更新作業の省力化が可能になります。契約が翌期以降に渡る場合は、保守契約の継続を前提とした収益予算の作成にも役立つでしょう。
販売管理の補助機能
多忙な担当者へ、業務の進捗確認を促す、メール通知機能があると便利です。特に、顧客の保守契約が満了する前に、顧客訪問等の時期を営業担当者に知らせることで、次の契約更新の確度が高くなることを期待できます。
同時に、保守契約の変更（スタンダードからプレミアムプランに変更等）を顧客に促して収益単価の向上を目指す機会にもなります。
また、保守契約は顧客とのオーダーメード型、一般的な保守内容等、自由度が高い内容の時がありますので、管理が煩雑になりがちです。
顧客と締結した契約書や交渉過程での見積書等を、現在有効な契約に関するデータとして紐づけることで、業務引継ぎの円滑化や、契約状況のチェックに役立つことができます。
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