請求書を電子化して会計事務所の請求業務を効率化するには？【インタビュー】

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

会計事務所はクライアントあたりの顧問料が安い代わりに、多数のクライアントを抱え売上を安定化させているのが一般的です。月次顧問料として毎月請求・入金が発生する場合が多いのですが、膨大な数の請求書を発行しなければならず、発行業務の負担が非常に重くなりやすい業種と言えます。

今回はある会計事務所へのインタビューから見えてきた請求書発行業務に対するお悩みと、その解決策についてお届けします。

手作業で大量の請求書を発行するのは非効率な上に正しい請求額を把握できない懸念も

今回インタビューした会計事務所では、毎月請求書を数百枚ずつ、五十日（ごとうび）に発行しており、以下のお悩みを抱えています。

現在は数百枚におよぶ請求書を全て紙で発行し、各クライアントに郵送しています。印刷や封入、郵送を手作業で行うのは非常に時間がかかるため、五十日に分けて発行業務を行っているものの、毎回大幅な残業になる程の業務量で担当者は疲弊してしまっています。

また、こちらの企業の請求書には未入金の繰越金額や立替金も記載しなければなりませんが、そのためには入金消込や立替金の入力作業も早く行う必要があります。しかし、その作業に十分な時間を割けていないのが現状です。

大量の請求書を毎月手作業で入力し郵送まで行うのは、非常に効率が悪くなってしまいます。そこで、請求データを電子化し、作成から郵送まで自動的に行えるシステムの導入をオススメします。

会計事務所の顧問料は毎月定額なことが多いため、予め請求金額をスケジューリングしやすい特徴があります。そこで、毎月の発生額を登録しておき、税務申告など特別な売上があるときに金額を変更できるようにしておけば、毎月請求額を手入力する手間が省けます。

また、印刷や封入、郵送まで自動的に行えれば、たとえ大量の請求書を発行しなければならないとしても、担当者の負担は大幅に減らすことが期待できます。

今後請求書の送付手段をメールに変更する場合にも、予め宛先アドレスを登録しておき、自動的に送付できるシステムであれば、さらなる効率化も期待できるでしょう。

請求書発行業務にかかる時間と労力を減らすことで、経理業務やその他の業務への余裕もでき、正確な情報をより早く出せるようになります。

上記に加え、請求データに入金消込データや立替金データを連携させる機能を持たせると、未入金や立替金をひとつひとつ手入力したり、その正確性を目視でチェックしたりといった手間も省くことができます。

元データのチェックをしっかり行っておけば、業務負担が減らせるだけでなく、請求書反映時のミスの防止にもつながると考えられます。

私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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