未入金情報をすばやくキャッチアップ！売掛債権回収漏れの防止策とは

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

請求額と対応する入金の確認をする「入金消込作業」は多くの経理担当が時間をかけて作業している業務のひとつです。

しかも、単に回収予定の金額が入金されているかの確認だけでは終わりません。万が一未入金があった場合は、資金繰りの面から売掛債権の回収を早々に行う必要があります。なるべく早くこの入金消込作業を進め、フォローをしなければなりません。

企業によっては、顧客への未入金の督促は経理ではなく営業担当が行うケースなどもあり、より早期発見が求められます。この記事では、いかに未入金の情報をキャッチアップして売掛債権回収漏れを防止するか、その対策を検討します。

未入金の対応に時間がかかる

今回インタビューをしたWeb広告代理店・コンサルティング企業では、Web広告代行サービス、ランディングページ制作、キャリアコンサルティングサービスなどを提供しています。契約更新期間は1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月・9ヶ月・12ヶ月など様々で、料金体系は固定費＋従量課金です。値段の調整や日割り計算などもあるため、その請求額はさまざまです。

そんな企業の経理担当者様のお悩みは、何よりもその複雑な売掛債権の回収状況の把握、つまり、「未入金の対応に時間がかかる」ということ。これにより回収漏れのフォロー業務などが後手に回れば、さらに経理担当者の時間と労力が費やされてしまうことになりかねません。

現行の入金消込の流れ

インタビューでは、実際の入金消込業務は以下のようなステップを踏んでいるとのことです。 

• 月初に経理担当者2名がスプレッドシートを目視で確認
• 支払期日を過ぎた未入金の売掛金の存在が発覚
• 経理担当者から 運用担当者へ未入金の売掛金の情報を伝達
• 運用担当者が顧客に連絡する
• 顧客からの入金がされたら再度確認

たとえ請求書上の支払期日が過ぎた後でも、まとめて月初に経理担当者が確認する流れとなっているため、未入金の情報が判明するのにどうしてもタイムラグが生じてしまいます。

入金消込作業自体を効率化する

この課題を解決するために、入金済みか未入金かの確認作業である消込作業そのものをスムーズにする方法はどうでしょうか。

確認頻度や担当者を増やす

単純な方法としては、チェックのタイミングを複数回にする・チェック担当者を増やす、が挙げられます。ただし、時間や手間がもともとかかる作業なので、特に件数が多い場合などは効率的とは言えないでしょう。

口座名義の表記ゆれの管理に強いシステム活用を検討

入金消込の件数が多くなるほど、この表記ゆれが原因で時間がかかるケースも増えます。早い段階でこの問題を解決しておくことで、かなりの工数削減が見込めます。

イレギュラー事項などの迷いやすい情報をメモ機能で解決

一部入金や合算入金がされるなど、取引先ごとのイレギュラー処理が記録に残らず共有しにくい場合は、どうしても消込作業に時間を要します。メモ機能や作業履歴機能などがあるシステム活用を検討してみてはいかがでしょうか。

自動消込、部分消込に対応している入金消込システムを利用する

定期的な入金や一定額の入金など、同じサイクルを繰り返す取引先とそうでない取引先を判別して管理ができるシステムもあります。その他、合算額での入金消込や一部入金の場合の部分消込が可能なシステムなどもあり、検討の余地はあるでしょう。

これらの方法はあくまでも入金消込の作業をスムーズに行うための方策です。回収漏れを防ぐ、直接の方策ではないですが、全体にかかる時間や労力を削減する助けにはなるかもしれません。

未入金の情報をすばやく、リアルタイムで共有する

リマインド・アラート機能のあるシステムの活用

登録した顧客先向けに支払期日のリマインドメールを送信する機能があるシステムを活用できれば、一次対応を自動化できます。また、同様のメールを社内担当者に送信できる機能があれば、経理担当者のチェック前のフォローアップが可能となります。

先述のように入金消込作業そのものを効率化しても、そのキャッチアップをすばやく行うには、リアルタイムに把握できるシステム・フローが重要でしょう。これにより、もし未入金があった場合の督促や事後対応も早い段階で着手できるのです。

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