こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
サブスクリプションを導入している企業はサービスを利用した金額である従量課金を固定費に上乗せして請求する必要があります。ただ従量課金は締め日があるとは言え、確認に時間がかかっているのではないでしょうか。
この記事では、定額＋従量課金を採用しているWeb広告代理店へのインタビューでお聞きした請求書管理のお悩みと、どのように改善できるかについてお届けします。
従量課金のため請求金額の確定までに時間がかかってしまう
今回インタビューした企業は、Web広告代理店・コンサルティングサービスを提供しており、Web広告の運用代行やランディングページの制作、キャリアコンサルティングサービスを行っています。
請求書発行業務は担当者が2名で行っているのですが、以下のような悩みをお持ちでした。
- 従量課金の金額の確認に時間がかかってしまう
- 従量課金を請求書に1つ1つ入力するのが手間
では、課題の原因を探るため現在の請求書発行業務について詳しく見ていきましょう。
現行の請求業務について
こちらの企業ではWeb広告代行サービスでは初期費用はなく、月額の固定費用＋毎月の利用料を従量課金で算出しています。
初月は日割りによって計算されます。契約更新の期間は契約によって様々で、1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月・9ヶ月・12ヶ月などバラバラです。
一方ランディングページ制作では前入金です。
請求書の発行には請求書発行システムを利用しています。実際の発行の流れは以下のとおりです。
- まず広告運用担当者が広告媒体の管理画面で使用した重量分を確認します。
- 次に確認した従量課金を加算した請求金額を1つ1つ請求書発行システムに入力して請求書を発行します。
- 請求書の発行を終えると、今度は経理担当者が発行した請求書を紙で出力し郵送するか、PDFデータにしメールで添付して送信しています。
この作業を請求書発行の担当者が2名で行っていますが、毎月数百枚の請求書を発行するため全体で5営業日ほどかかっている状況です。
広告媒体のデータと請求書発行システムをCSVを利用して連携する
こちらの企業では、広告媒体の管理画面でのデータの目視確認と、請求書発行システムへの手動入力に時間を取られています。
そこで、広告媒体の運用データをCSVでエクスポートして、請求書発行システムに取り込むことで自動化ができ、時間の短縮になると考えられます。
昨今のほとんどのシステムではデータをCSVでエクスポート、インポートすることが出来ます。そのため手作業で1つ1つ確認するのではなく一括でデータを出力して、そのデータを請求書発行システムに取り込めるようにします。
もし項目が違って読み込むことが難しいようであれば、請求書発行システムに取り込めるCSVデータをエクセルで作成しておき、そのエクセルの別シートに広告媒体の管理画面からのデータを貼りつけます。あとはVLOOKUP関数を使用して所定の項目に金額が移るようにしてエクセルデータをCSVデータに変換して取り込むなどの仕組みを作ることで、毎月の作業が楽になるでしょう。
請求書の金額を一括で修正・適用して時間短縮をする
従量課金は顧客のサービス利用分なので、後払いとなります。
毎月の利用分を調整していくため、請求書を実際に手作業で1つ1つ修正すると時間がかかりすぎてしまいます。
そこで、請求金額を一括で修正・反映できるシステムを利用することで、大きな時間短縮となります。
具体的には毎月発行する請求書をテンプレート化しておき、それらをCSVデータでエクスポート、金額一括修正、CSVインポートを行うことで、1つ1つ修正・確認する手間が省けますし、同じ作業を繰り返すことによるミスを防ぐことも出来ます。
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